Порядок узгодження наказів повинен бути прописаний в інструкції з діловодства організації. Необхідно обов'язково проводити узгодження наказів з проставленням віз.
Проект наказу по основній діяльності повинні візувати, як правило, заступник керівника, який відповідає за відповідний напрям діяльності організації, і начальники відділів:
- хто готує наказ,
- кому даються доручення - ще на стадії підготовки треба закласти раціональну систему виконання з реалістичним терміном, щоб в подальшому не вносити зміни,
- юридичної служби,
- служби діловодства - візує в останню чергу, щоб перевірити правильність оформлення наказу,
- головний бухгалтер - накази з фінансових питань,
- інші зацікавлені - якщо необхідно.
Візи можна проставляти на звороті останнього аркуша наказу або на аркуші погодження. Віза обов'язково повинна містити розшифровку посади, прізвище з ініціалами і дату (про дату не забувати).
Краще віддати перевагу останній варіант узгодження - на окремому аркуші. Коли доводиться наказ переробляти, то візи не завжди треба повторно збирати.
Отже, проект наказу може візуватися з відміткою «з зауваженнями». Ці самі зауваження оформляються на окремому аркуші в довільній формі. І вони повинні враховуватися при доопрацюванні проекту наказу.
У разі наявності зауважень принципового характеру, проект наказу необхідно передрукувати і узгодити знову (зібрати всі підписи заново). Так що варто подумати яку візу найважче отримати і починати узгодження з цієї людини.
Якщо присутні зауваження тільки редакційного характеру, то проект наказу переоформлюють, але візи узгодження непроставляється повторно.
Після отримання всіх необхідних віз на окремому аркуші погодження, на зворотному (чистої) його стороні роздруковується остання (або єдина) сторінка наказу. Сенс в тому, щоб підписи узгодження виявилися на звороті наказу після задоволення всіх побажань. Так надходять в федеральних органах влади, у них там дуже багато візують. І таким чином вони зменшують ймовірність повторного візування в процесі узгодження в разі переоформлення наказу (іноді неодноразового).
Коли узгодження наказу завершено - час його підписувати.
Накази з основної діяльності повинен підписувати тільки керівник організації. Або особа, якій офіційно надано таке право, наприклад, наказом про розподіл повноважень (або допускається окремим наказом), зафіксовано в посадовій інструкції. У разі його тимчасової відсутності (відпустка, відрядження і т.д.) підписувати накази має право виконуючий обов'язки керівника. Хто буде виконувати обов'язки керівника треба закріпити в наказі по основній діяльності - один раз на всі випадки життя, або видавати кожен раз новий наказ у разі відсутності керівника.
Після підписання наказу в нього не можна вносити будь-які зміни.