Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами та посадовими особами органів місцевого самоврядування встановлюється цим Законом та іншими актами законодавства України.
Порядок вчинення нотаріальних дій консульськими установами встановлюється цим Законом, Консульським статутом України та іншими актами законодавства України.
У зазначеній статті йдеться про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами, посадовими особами органів місцевого самоврядування та консулами. Під поняттям "порядок" розуміється як певна послідовність, хід чого-небудь; спосіб, метод або правила, за якими здійснюється, відбувається щось небудь1. Правило - це положення, установка, принцип, службовці керівництвом в чому-небудь. Процедура визначається як встановлена, прийнята послідовність дій для здійснення або оформлення будь-якого справи; хід, послідовність дій в будь-якої справі3. З огляду на зазначені значення, можна прийти до висновку, що порядок вчинення нотаріальних дій - це сукупність встановлених правил і процедур, які містять в собі положення щодо способу, методу, умов і послідовності виконання нотаріусом або іншою особою нотаріальних дій.
Згідно з чинним законодавством повноваження на вчинення нотаріальних дій надаються не тільки нотаріусам, а й іншим особам. Разом з тим правила і процедури їх здійснення є загальними для всіх уповноважених осіб. Важливо, що вчинення нотаріальних дій завжди здійснюється в рамках загальної мети існування інституту нотаріату, тобто для забезпечення реалізації, охорони і захисту прав і законних інтересів фізичних і юридичних осіб, територіальних громад, а також держави, тому зміна уповноваженої на вчинення таких дій суб'єктом не впливає на порядок їх здійснення. Так, наприклад, процедура встановлення особи або визначення обсягу цивільної дієздатності, встановлена для вчинення нотаріальної дії консулом, є ідентичною такою ж процедурою, що здійснюється нотаріусом.
Порядок вчинення нотаріальних дій врегульовано Законом України "Про нотаріат", Порядком здійснення нотаріальних дій нотаріусами України, Консульським статутом України, Положенням про порядок вчинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України, Порядком здійснення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, Порядок посвідчення заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених. З огляду на, що нотаріуси мають дуже широким колом повноважень у сфері здійснення нотаріальної діяльності, мають право здійснювати абсолютно всі передбачені законом нотаріальні дії, Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України розкриває процедури вчинення нотаріальних дій найбільш повно.
До нотаріально посвідчених заповітів (крім секретних) прирівнюються:
1) заповіти осіб, які перебувають на лікуванні в лікарні, госпіталі, іншому стаціонарному закладі охорони здоров'я, а також осіб, які проживають в будинках для осіб похилого віку та інвалідів, посвідчені головними лікарями, їх заступниками по медичній частині або черговими лікарями цих лікарень, госпіталів, інших стаціонарних закладів охорони здоров'я, а також начальниками госпіталів, директорами або головними лікарями будинків для престарілих та інвалідів;
2) заповіти осіб, які перебувають під час плавання на морських, річкових суднах, що ходять під прапором України, посвідчені капітанами цих суден;
3) заповіти осіб, які перебувають у пошукових або інших експедиціях, посвідчені начальниками цих експедицій;
4) заповіти військовослужбовців, а в пунктах дислокації військових частин, з'єднань, установ, військово-навчальних закладів, де немає нотаріусів чи посадових осіб органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, також заповіти працівників, членів їх сімей та членів сімей військовослужбовців, посвідчені командирами (начальниками) цих частин, з'єднань, установ або військово-навчальних закладів;
5) заповіти осіб, які тримаються в установах виконання покарань, посвідчені начальниками таких установ;
6) заповіти осіб, які утримуються в слідчих ізоляторах, посвідчені начальниками слідчих ізоляторів.
До нотаріально посвідчених довіреностей прирівнюються:
1) довіреності військовослужбовців або інших осіб, які перебувають на лікуванні в госпіталях, санаторіях та інших військово-лікувальних закладах, посвідчені начальниками цих закладів, їх заступниками по медичній частині, старшими або черговими лікарями;
2) довіреності військовослужбовців, а в пунктах дислокації військової частини, з'єднань, установ, військово-навчальних закладів, де немає нотаріуса чи посадових осіб органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, також довіреності працівників, членів їх сімей та членів сімей військовослужбовців, посвідчені командирами (начальниками) цих частин, з'єднань, установ або військово-навчальних закладів;
3) довіреності осіб, які утримуються в установах виконання покарань чи слідчих ізоляторах, посвідчені начальниками таких установ чи слідчих ізоляторів;
4) довіреності осіб, які проживають в населених пунктах, де немає нотаріусів, посвідчені уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування, крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, довіреностей на управління і розпорядження корпоративними правами та довіреностей на користування і розпорядження транспортними засобами.
Посадові особи, зазначені в пункті 1 частини першої цієї статті, зобов'язані негайно передати по одному примірнику посвідчених ними заповітів у державний нотаріальний архів за місцем проживання заповідача.
Капітани морських суден зобов'язані передати по одному примірнику посвідчених ними заповітів начальникові порту України або консулові України в іноземному порту для подальшої передачі їх до державного нотаріального архіву за місцем проживання заповідача.
Державний нотаріус державного нотаріального архіву зобов'язаний перевірити законність заповіту, що надійшов на зберігання, і залишити у себе отриманий ним примірник заповіту з повідомленням про це заповідача і посадової особи, яка посвідчила заповіт. У разі встановлення невідповідності заповіту законові державний нотаріус державного нотаріального архіву повідомляє про це заповідача і посадової особи, яка посвідчила заповіт.
У разі якщо заповідач не мав місця проживання в Україні або місце проживання заповідача невідоме, заповіт направляється до Київського державного нотаріального архіву.
Посвідчення заповітів і довіреностей посадовими особами, зазначеними в цій статті, проводиться з дотриманням вимог цього Закону та інших нормативно-правових актів.
- особливе місцезнаходження особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії;
- заняття особою, до якого звертаються за вчиненням нотаріальної дії, що відповідає посаді.
Необхідно зауважити, що закон чітко встановлює коло осіб, які мають право на посвідчення заповітів і довіреностей. Важливо, що при посвідченні документа, наприклад лікарем, який не є головним лікарем, його заступником з медичної частини або черговим лікарем лікарні, такий документ не вступає в силу. У той же час головний лікар лікарні має право засвідчувати заповіти і довіреності тільки тих осіб, які перебувають у зазначеній лікарні на лікуванні. Особи, зазначені в ст. 40 Закону України "Про нотаріат", не мають права завіряти секретні заповіти. Таким чином, визначені особи, уповноважені на вчинення конкретних нотаріальних дій та за наявності чітко визначених законом умов. В даному випадку нотаріальна дія вчиняється за наявності особливого суб'єкта звернення за його вчиненням - особи, яке має особливе місцеперебування. Повноваження на вчинення зазначених нотаріальних дій у осіб, зазначених в ст. 40 Закону України "Про нотаріат", є необхідними в силу складності або неможливості в певних випадках звернення до нотаріуса.
Згідно п. 4 Порядку посадові, службові особи, уповноважені на вчинення нотаріальних дій:
1) роз'яснюють фізичним особам, від імені яких посвідчуються заповіти і довіреності, їх права та обов'язки, попереджають про наслідки їх посвідчення для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду;
2) перевіряють відповідність упевнитися ван і їх заповітів і довіреностей вимогам закону;
2и) встановлюють справжні наміри особи (правильне розуміння ним значення, умов правочину та його правових наслідків), який звернувся за посвідченням заповіту чи довіреності, до їх посвідчення, а також відсутність у неї будь-яких заперечень щодо кожного з умов угоди;
3) попереджають про правові наслідки посвідчення заповітів і довіреностей;
4) роз'яснюють порядок скасування та складання нового заповіту, скасування довіреностей;
5) складають в разі необхідності проекти заповітів чи доручень на усне прохання фізичних осіб;
6) посвідчують заповіти і довіреності на усне прохання фізичних осіб.
Як бачимо, обов'язки зазначених осіб є подібними в обов'язки нотаріуса при вчиненні нотаріальних дій. Згідно ч. 7 ст. 40 Закону України "Про нотаріат" посвідчення заповітів і довіреностей посадовими особами, зазначеними в цій статті, проводиться з дотриманням вимог цього Закону та інших нормативно-правових актів. Це також доводить єдине розуміння законодавцем всіх без винятку нотаріальних процедур, незалежно від суб'єкта їх здійснення.
Особливістю повноважень всіх зазначених осіб є те, що вони не виключають права особи на звернення за вчиненням нотаріальної дії до нотаріуса. їх правомочності слід визнати, скоріше, винятком, ніж правилом, що обумовлено випадками невідкладної необхідності зробити окремі нотаріальні дії для захисту певних прав і інтересів.
Засвідчення справжності підпису на документах начальником установи виконання покарань
Начальник установи виконання покарань засвідчує справжність підпису особи, яка перебуває в такій установі, відповідно до статті 78 цього Закону.
Запевнення начальником установи виконання покарань справжності підпису на документах прирівнюється до нотаріального засвідчення справжності підпису.
У частині 2 ст. 40е Закону України "Про нотаріат" зазначається, що запевнення начальником установи виконання покарань справжності підпису на документах прирівнюється до нотаріального засвідчення справжності підпису. Як бачимо, в даному випадку використовується формулювання, за якими таке запевнення прирівнюється до засвідчення підпису нотаріусом. Більш правильним здається формулювання, що начальник установи виконання покарань все ж вчиняє нотаріальну дію, але документ, на якому може бути засвідчена справжність підпису, прирівнюється до документа, справжність підпису на якій засвідчено нотаріусом. Так, засвідчення справжності підпису передбачено в переліку саме нотаріальних дій (ст. 34 Закону України "Про нотаріат"), тому недоцільно використовувати вираз "дії, що прирівнюються до нотаріальних".