Перевірка авансового звіту може виявити перевитрату співробітником наданих йому коштів.
Обгрунтованим перевитрату вважається, якщо:
- гроші витрачалися безпосередньо на виконання завдання, дорученого організацією і зазначеного в наказі керівника про видачу грошей під звіт;
- співробітник надав документи, які можуть підтвердити перевитрата.
Видача грошей оформляється проводкою:
- Дебет 71 Кредит 50 - відшкодовані працівнику витрати, що перевищують суму, видану раніше під звіт.
Сума, яка відшкодовується працівникові, не є винагородою за виконання завдання або оплатою праці. Це - компенсація понесених співробітником витрат, що не приносить йому ніякого економічного доходу (ст. 41 НК РФ). Отже, виплачені підзвітній особі гроші не потрібно обкладати (за наявності підтвердних документів):
Виплачені гроші слід врахувати в складі витрат при розрахунку податку на прибуток і єдиного податку при УСН з різниці між доходами і витратами. Це зажадає підтвердження їх економічної обгрунтованості (п. 1 ст. 252. п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Залежно від того, що оплачував співробітник, відбувається облік зазначених витрат.
Відшкодовані суми не вплинуть на розрахунок єдиного податку при УСН з доходів і на розрахунок ЕНВД. Це пов'язано з тим, що організації, які застосовують спецрежими, не враховують витрати (п. 1 ст. 346.14. П. 1 ст. 346.29 НК РФ).
У разі, якщо сума невикористаного авансу була повернута із запізненням, ці гроші можна утримати із зарплати працівника. Для цього протягом місяця з дня закінчення строку, встановленого для звіту співробітника, керівник організації може видати наказ про стягнення в довільній формі. При цьому подібне стягнення потребують письмової згоди співробітника про те, що він не має нічого проти утримань.
Організація не може утримувати з зарплати співробітника більше 20% (ст. 138 ТК РФ).
У день, до якого співробітник повинен був повернути отримані під звіт гроші, в бухобліку робиться такий запис:
- Дебет 94 Кредит 71 - відображено суму, видана під звіт працівникові і не повернута в термін.
Якщо із зарплати співробітника утримується сума, це оформляється проводкою:
- Дебет 70 Кредит 94 - утримано із зарплати співробітника неповернена підзвітна сума.
Такий порядок передбачений Інструкцією до плану рахунків рахунки 70, 71, 94.