Ведення бухгалтерського обліку бюджетної установи - складний і трудомісткий процес, що вимагає від бухгалтера знання не тільки бухгалтерського та податкового законодавства, а й граничної відповідальності, уваги і акуратності. Проте навіть найдосвідченіший і висококваліфікований бухгалтер не застрахований від появи помилок в обліку, які можуть несприятливо позначитися на становищі організації. Розглянемо порядок виправлення помилок в обліку бюджетних установ.
Пункт 1 ст. 32 Закону N 7-ФЗ зобов'язує бюджетні установи вести бухгалтерський облік в порядку, встановленому законодавством РФ.
Відповідно до Закону N 402-ФЗ бухгалтерський облік представляє собою формування документованої систематизованої інформації про об'єкти бухгалтерського обліку відповідно до вимог, встановлених Законом N 402-ФЗ, і складання на її основі бухгалтерської (фінансової) звітності.
До об'єктів бухгалтерського обліку відповідно до Закону N 402-ФЗ відносяться:
- факти господарського життя, під якими розуміються угоди, події, операції, які надають або здатні вплинути на фінансове становище економічного суб'єкта, фінансовий результат його діяльності та (або) рух грошових коштів;
- активи;
- зобов'язання;
- джерела фінансування діяльності економічного суб'єкта;
- доходи;
- витрати;
- інші об'єкти, в разі якщо це встановлено федеральними стандартами.
Статтею 9 Закону N 402-ФЗ закріплено найважливіше правило: кожен факт господарського життя економічних суб'єктів, до складу яких входять і бюджетні установи, підлягає оформленню первинним обліковим документом.
В силу п. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ обов'язковими реквізитами первинного документа є:
Первинні облікові документи складаються при здійсненні факту господарського життя, а якщо це не представляється можливим, то безпосередньо після його закінчення. При цьому Закон N 402-ФЗ дозволяє користуватися як звичної паперової формою первинних документів, так і електронними документами, підписаними електронним підписом. Разом з тим при другому варіанті на вимогу контрагента в обов'язковому порядку виготовляється паперова копія електронного первинного документа.
Зауважимо, що на відміну від комерційних фірм організації державного сектора, до яких відносяться і бюджетні установи, зобов'язані застосовувати уніфіковані форми первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, встановлені відповідно до бюджетного законодавства РФ.
Аналіз форм первинних облікових документів, що застосовуються бюджетними установами, дозволяє відзначити, що самою універсальною формою первинних облікових документів у бюджетній сфері виступає Довідка (форма 0504833), яка призначена для відображення установою операцій, що здійснюються в ході ведення господарської діяльності, які не потребують документів від платників, суб'єктів обліку.
Іншими словами, у всіх тих випадках, коли правилами бюджетного обліку не передбачений відповідний первинний документ, бухгалтер бюджетної установи повинен керуватися універсальним первинним документом - довідкою (форма 0504833) (далі - Довідка 0504833). Наприклад, в бюджетному обліку немає первинного документа, на підставі якого нараховується амортизація за основними засобами, тому підставою для відображення в обліку амортизаційних відрахувань буде зазначена Довідка.
Довідка 0504833 складається з трьох частин:
У головній частині Довідки 0504833 вказуються:
- найменування форми документа;
- код по ОКУД;
- дата, на яку представлені містяться в ній відомості;
- найменування установи, її склав;
- відповідний код за ЄДРПОУ;
- найменування структурного підрозділу установи, в якому сформований документ (відокремленого підрозділу (філії) установи);
- найменування одиниці виміру і код за ОКЕІ (складається в рублях з кодом 383).
Змістовна частина Довідки 0504833 представлена у вигляді таблиці, склад показників якої, по суті, являє собою перелік кореспонденції рахунків, задіяних при відображенні конкретної операції в бюджетному обліку. Незважаючи на те що таблична частина Довідки 0504833 складається з шести граф, зазвичай при її заповненні використовуються тільки графи 1, 4, 5 і 6, в яких відповідно вказуються найменування і підстава проведеної операції, дебет, кредит і сума операції.
Виняток стосується лише Довідок 0504833, оформлюваних при виправленні помилок в обліку. В цьому випадку графи 2 і 3 (номер документа і дата відповідно) заповнюються в Довідці 0504833 в обов'язковому порядку.
У нижній частині бланка Довідки 0504833 наводиться інформація про те, що вона прийнята до обліку з відображенням у відповідному регістрі бухгалтерського обліку. Відмітка про прийняття Довідки 0504833 до обліку завіряється підписом (з розшифровкою підпису) головного бухгалтера установи із зазначенням дати.
Відповідно до Інструкції N 174н, розробленої на підставі ЄПС з урахуванням специфіки діяльності бюджетних установ, на підставі Довідки 0504833 в бюджетному обліку відображаються:
- оприбуткування матеріальних запасів в сумі їх фактичної вартості, сформованої при їх придбанні за договором лізингу (п. 34 Інструкції N 174н);
- прийняття до бухгалтерського обліку різниці між фактичною і плановою собівартістю готової продукції, що виникає при визначенні фактичної собівартості готової продукції після закінчення місяця (п. 40 Інструкції N 174н);
- відображення в обліку торговельної націнки (нарахування націнки, списання реалізованої націнки, списання націнки при іншому вибутті товару (крім реалізації)) (п. п. 46, 47, 152, 153 Інструкції N 174н).
При цьому в більшості випадків до Довідки 0504833 прикладаються відповідні розрахунки.
Для довідки. Відповідно до Переліку термінів і визначень, використовуваних в правилах (стандартах) аудиторської діяльності, затвердженим Комісією по аудиторську діяльність за Президента РФ, під помилкою в бухгалтерському обліку та звітності розуміється ненавмисне порушення вірності даних обліку і звітності, вчинене в результаті арифметичних або логічних помилок в облікових записах, недогляду в повноті обліку чи неправильного уявлення фактів господарської діяльності, наявності та стану майна, розрахунків і обов'язк ств.
Якщо мова йде про помилку в обліку, то потрібно говорити про помилки, виявлені в регістрах бухгалтерського обліку, в яких в хронологічному порядку (по датах здійснення операцій) систематизуються і (або) групуються за відповідними рахунками бухгалтерського обліку накопичувальним способом дані перевірених і прийнятих до обліку первинних (зведених) облікових документів.
Правила бюджетного обліку дозволяють виправляти бухгалтерські регістри, але відповідно до п. 14 Інструкції N 157н будь виправлення повинно бути обгрунтовано і підтверджено підписом особи, яка здійснила внесення виправлення, із зазначенням дати виправлення. Порядок виправлення помилок, встановлений п. 18 Інструкції N 157н, залежить від двох умов: від часу виявлення помилки (до подання балансу або після) і від того, чи потрібно внесення змін в бухгалтерський регістр.
Якщо помилка за звітний період виявлено:
- до здачі звітності і при цьому не потрібно вносити зміни в реєстр, то помилка виправляється шляхом закреслення неправильних сум і тексту і написання над закресленим виправленого тексту і суми. При цьому закреслена має бути читабельним. Одночасно на полях навпроти виправленої рядки за підписом головного бухгалтера робиться напис "Виправлено";
- до здачі звітності та при цьому потрібно внести зміни в сам регістр, то в залежності від характеру помилки вона виправляється в останній день звітного періоду:
- додаткової бухгалтерським записом;
- сторнировочной і додаткової бухгалтерським записом.
У тому випадку, якщо помилка за звітний період виявлено вже після подання балансу, то в залежності від її характеру вона виправляється на дату виявлення помилки в такий спосіб:
- додаткової бухгалтерським записом в останній день звітного періоду;
- сторнировочной і додаткової бухгалтерським записом.
Зверніть увагу! Додаткові бухгалтерські записи щодо виправлення помилок, а також виправлення способом "червоне сторно" оформляються бюджетною установою за допомогою Довідки 504833, що мiстить посилання на номер і дату исправляемого документа, а також обгрунтування внесення виправлення.
керівник
"Експертбюро Семеніхіна"