Координатора підрозділи оптово-роздрібного відділу
1. Загальні положення
1.1. Координатор є співробітником комерційного департаменту. У своїй роботі координатор безпосередньо підпорядковується супервайзеру відділу (далі: старшому координатору відділу, заст. Начальника відділу, начальника оптово-роздрібного відділу).
1.3. На період відсутності координатора (відпустка, хвороба, ін.) Його обов'язки виконує особа, призначена у встановленому порядку розпорядженням начальника відділу. Дана особа набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
1.4. Координатор у своїй роботі керується:
1.4.1. законами та нормативними правовими документами, що регламентують здійснення комерційної діяльності;
1.4.2. Статутом Товариства;
1.4.3. наказами та розпорядженнями Генерального директора Товариства;
1.5. На посаду координатора приймаються особи:
1.5.2. з досвідом виконання подібних обов'язків від півроку;
1.5.3. з необхідним рівнем компетенцій:
· Хороші знання комп'ютерних програм «1С: Торгівля і склад», «MS Word», «MS Excel»
· Правила експлуатації офісної техніки
2.1. Забезпечення безперебійної та стабільної роботи оптово-роздрібного відділу, сприяючи в питаннях, пов'язаних з доставкою продукції та інформаційну підтримку.
2.2. Здійснення взаємодії з іншими підрозділами Товариства в рамках посадових повноважень.
2.3. Надання звітності в офіс оптово-роздрібного відділу.
3.Должностние обов'язки
3.1. Знати основні цілі та завдання, пріоритети та комерційну політику Товариства, зміцнювати імідж і престиж продукції і самого суспільства.
3.2. Володіти всіма знаннями, які стосуються продукції Товариства, пріоритетами продукції.
3.3. О. основних посадових осіб Товариства.
3.5. Не допускати своїми діями або бездіяльністю дискредитації продукції, співробітників Товариства або Товариства в цілому. Докладати всіх зусиль в рамках посадових повноважень для досягнення цілей Товариства.
3.6. Знати яка інформація є комерційною таємницею Товариства і не допускати її витоку. Вживати всіх можливих заходів щодо забезпечення збереження інформації.
3.7. Перевіряти кожне замовлення на предмет заборгованості клієнта і терміну дії ліцензії, правильності цін (знижок).
3.8. Перевіряти правильність і комплектність документів від нових клієнтів.
3.9. Оформляти і супроводжувати накладні на відпуск товару, взаємодіючи з іншими департаментами Товариства:
· Відділ логістики і доставки
3.10. Приймати претензії клієнтів по супровідним документам, контролювати їх підбір і доставку клієнту.
3.11. Своєчасно надавати звітність по роботі підрозділу старшому координатору.
3.12. Надавати щодня такі звіти:
3.12.1. залишки продукції
3.12.3. Реєстр відвантажень наростаючим підсумком з початку календарного місяця, включаючи інформацію про клієнтів не прийняли поставку із зазначенням причини відмови
3.12.4. Звіти про результати роботи за останній робочий день і за весь період роботи, починаючи з початку місяця до останнього робочого дня
3.12.5. Реєстр прийнятих замовлень
3.12.6. Бланки договорів
3.12.7. Бланки замовлень
3.12.8. картки клієнтів
3.12.9. Юридичну документацію Товариства (свідоцтво про реєстрацію, ліцензію на право торгівлі алкогольною продукцією, дозвіл на заснування акцизного складу, атестат акредитації та т. Д.)
3.12.10. Необхідні інформаційні листи, роз'яснення, повідомлення
3.13. Надавати щомісячні наступні звіти:
3.13.1. Комерційні умови клієнта (знижки, відстрочки і ліміти кредиту)
3.13.2. Статистику по продажам з розбивкою по клієнтам.
3.14. За клієнтам:
· Контроль повноти виконання замовлень.
· Складання звіту про недовезення замовлень
· Вирішувати поточні проблеми з клієнтами
· Вирішувати проблеми, пов'язані з постачанням
· Здійснювати контроль над правильністю взаєморозрахунків - взаємодія з бухгалтерією (складання актів бою, надання виправлених рахунків-фактур і виправлених накладних, проведення звірок, вирішення спірних питань по повернень і невідповідностей платежів, коректний введення товарних накладних)
· Ксерокопіювати і відправляти факси
· Здійснювати пошук необхідних накладних в бухгалтерських архівах
· Складати службові записки (кредитки і ін.)
· Підбирати проблемні документи на продукцію
3.16. Прийом претензій:
· Ведення реєстру за претензіями
· Контроль підбору документів
3.17. За простроченої заборгованості:
· За запитом торгових представників. щодня вранці і протягом дня з урахуванням парафій
· За запитом старшого координатора
3.18. Контроль документообігу:
· Надавати виправлені документи торговим представникам і супервайзеру.
· Контролювати повернення підписаних документів до відділу.
Координатор підрозділу оптово-роздрібного відділу має право:
4.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва Товариства, що стосуються діяльності відділу.
4.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення діяльності відділу.
4.3. Вимагати від керівництва Товариства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і прав.
4.4. Знайомитися з проектами рішень співробітниками структурних підрозділів.
4.4.1. Зі співробітниками центрального офісу:
· План продажів (начальник відділу)
· План проведення програм (акцій) по просуванню продукції (трейд-маркетинг менеджер)
· Інформація про фактичну наявність товару (залишків) на складі дистриб'ютора
4.4.2. За складського господарства (програма «1С», старший координатор):
Вхідна інформація
· Інформація про фактичну наявність товару (залишків) на складі Товариства
· Інформація про зібрані і готових до відвантаження замовлення
· Звіт про терміни придатності на складі і наявності сертифікатів, посвідчень якості і т. Д.
· Інформація про зовнішній вигляд яке надходить товару
· Пріоритетність відвантажень клієнтів
· Вимоги на відвантаження товару
4.4.3. З торговими представниками:
Вхідна інформація
· Інформація про залишки товару на складах клієнтів
· Інформація про зібраних замовленнях
· Звіти торгових представників встановленої форми
· Інформація про домовленості по залістовкі продукції і проводяться акціях
· План відвантажень клієнтів
· Зміни в асортименті замовлень і залишках на складах Торгового Дому.
· Доручення від Товариства на отримання грошей від клієнтів
Координатор несе відповідальність за:
5.1. якість і своєчасність виконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
5.2. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.
5.3. правопорушення, вчинені в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах визначених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.
5.4. розголошення інформації, що становить комерційну таємницю Товариства.
Комерційний директор _____________________/