1.2. На посаду начальника загального відділу приймається особа, що має вищу професійну освіту (економічну, культури і мистецтва) та стаж роботи за напрямом професійної діяльності не менше 3 років.
1.3. Начальник загального відділу повинен знати:
- закони та інші нормативні правові акти Російської Федерації, що стосуються роботи архівів, діяльності кадрових служб і діловодства;
- постанови Уряду Російської Федерації про затвердження правил надання послуг поштового зв'язку;
- Єдину державну систему діловодства;
- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
- системи і методи оцінки роботи персоналу;
- основи трудового законодавства;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- правила і норми охорони праці та техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту;
1.4. Начальник загального відділу в своїй діяльності керується:
- Положенням про загальний відділ;
- цією посадовою інструкцією;
1.6. В період відсутності начальника загального відділу (відпустки, хвороби, пр.) Його обов'язки виконує заступник або інший працівник, призначений в установленому порядку, який набуває відповідних прав та несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання обов'язків, покладених на нього у зв'язку з заміщенням.
2.1. Керівництво загальним відділом.
2.2. Організація документаційного забезпечення діяльності установи (організації).
3. Посадові обов'язки
Начальник загального відділу виконує наступні обов'язки:
3.1. Здійснює керівництво загальним відділом.
3.2. Розробляє положення про відділ, інструкцію з ведення діловодства та номенклатуру справ установи (організації).
3.3. Здійснює контроль за прийняттям та реєстрацією кореспонденції, передачею документів на виконання, оформленням реєстраційних карток, створенням банку даних.
3.4. Організовує роботу з обліку, архівування та зберігання документів в поточному архіві установи (організації), зберігання трудових книжок.
3.5. Очолює роботу з розробки перспективних і поточних планів роботи відділу, складання звітів про їх виконання.
3.7. Оформляє розрахунки за нотаріально завірені документи, послуги поштового зв'язку.
3.8. Очолює роботу зі створення і ведення бази даних документів установи (організації), надає методичну допомогу в забезпеченні зручного і швидкого їх пошуку.
3.9. Забезпечує проведення робіт з експертизи цінності документів установи (організації), керує роботою по підготовці і здачі їх в архів, складання опису справ, переданих на зберігання в архів.
3.10. Бере участь в роботі атестаційної комісії, контролює реалізацію її рішень.
3.11. Вивчає і узагальнює передовий вітчизняний і зарубіжний досвід в області документаційного забезпечення управління.
3.12. Здійснює контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах установи (організації) і дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку.
3.13. Контролює підготовку документів для призначення пенсій працівникам установи (організації).
3.14. Забезпечує розстановку працівників відділу.
3.15. Сприяє розвитку творчої ініціативи працівників установи (організації) і підвищення їх кваліфікації.
Начальник загального відділу має право:
4.1. Брати участь в обговоренні проектів рішень керівництва установи (організації).
4.2. Розпоряджатися довіреними йому майном і коштами з дотриманням вимог, визначених нормативно-правовими актами, установчими документами.
4.4. Ініціювати і проводити наради з організаційних питань.
4.5. Запитувати й одержувати від структурних підрозділів необхідну інформацію, документи.
4.6. Проводити перевірки якості та своєчасності виконання доручень.
4.7. Вимагати припинення (призупинення) робіт (у разі порушень, недотримання встановлених вимог і т.д.), дотримання встановлених норм, правил, інструкцій; давати вказівки щодо виправлення недоліків та усунення порушень.
4.8. Брати участь в обговоренні питань, що стосуються виконання його обов'язків.
4.10. Вимагати від керівництва установи (організації) сприяння у виконанні його посадових обов'язків та прав.
5.1. Начальник загального відділу несе відповідальність:
- за неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в порядку, встановленому чинним законодавством України про працю;
- за правопорушення, вчинені в процесі своєї діяльності, - в порядку, встановленому чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації;
- за заподіяння шкоди установі (організації) - в порядку, встановленому чинним законодавством України про працю.
6. Прикінцеві положення
6.2. Ознайомлення працівника з цією посадовою інструкцією здійснюється при прийомі на роботу (до підписання трудового договору).