Посадова інструкція секретаря керівника
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність секретаря керівника "________" (далі - "організація").
1.2. Секретар керівника призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом керівника організації.
1.3. Секретар керівника підпорядковується безпосередньо ____________.
1.4. На посаду секретаря керівника призначається особа, що має вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню професійну освіту і стаж роботи за фахом не менше 2 років.
1.5. Секретар керівника повинен знати:
- постанови, розпорядження, накази та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності організації та ведення діловодства;
- структуру і керівний склад організації та її підрозділів;
- методи оформлення та обробки документів;
- правила користування приймально-переговорними пристроями;
- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
- правила друкування ділових листів з використанням типових форм;
- основи етики та естетики;
- правила ділового спілкування;
- основи організації праці та управління;
- правила експлуатації обчислювальної техніки;
- основи адміністративного права і законодавства про працю.
1.6. У своїй діяльності секретар керівника керується:
- правилами внутрішнього трудового розпорядку;
- наказами та розпорядженнями керівника організації і безпосереднього керівника;
- цією посадовою інструкцією;
- правилами з охорони праці, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
1.7. В період тимчасової відсутності секретаря керівника його обов'язки покладаються на ____________.
2. Функціональні обов'язки
Секретар керівника здійснює такі обов'язки:
Здійснює роботу по організаційно-технічному забезпеченню адміністративно-розпорядчої діяльності керівника організації.
Приймає що надходить на розгляд керівника кореспонденцію, передає її відповідно до ухваленого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.
Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збору, обробки та подання інформації для підготовки і прийняття рішень.
Приймає документи і особисті заяви на підпис керівника організації.
Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівника.
Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надійшли на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування.
Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи засідань і нарад.
Здійснює контроль за виконанням працівниками організації виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень керівника організації, взятих на контроль.
Веде контрольно-реєстраційну картотеку.
Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі.
Друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи, або вводить поточну інформацію в банк даних.
Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.
Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження і у визначені строки здає в архів.
Копіює документи на персональному ксероксі.
Секретар керівника має право:
3.1. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх обов'язків.
3.2. Підвищувати свою кваліфікацію.
3.3. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
3.4. Представляти на розгляд керівництва пропозиції з питань своєї діяльності.
3.5. Отримувати від працівників організації інформацію, необхідну для здійснення своєї діяльності.
4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Секретар керівника несе відповідальність:
4.1. За невиконання або неналежне виконання своїх обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством.
4.2. За правопорушення, скоєні в період здійснення своєї діяльності, - відповідно до чинного цивільним, адміністративним і кримінальним законодавством.
4.3. За завдання матеріальної шкоди - відповідно до чинного законодавства.
5. УМОВИ РОБОТИ
5.1. Режим роботи секретаря керівника визначається відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку, встановленими в організації.
5.2. У зв'язку з виробничою необхідністю секретар керівника зобов'язаний виїжджати в службові відрядження (в т.ч. місцевого значення).
5.3. Відповідно до ____________________ роботодавець проводить оцінку ефективності діяльності секретаря керівника. Комплекс заходів по оцінці ефективності затверджений _________ і включає в себе:
6. ПРАВО ПІДПИСИ
6.1. Секретарю керівника для забезпечення його діяльності надається право підпису інформаційно-довідкових документів з питань, що стосуються виконання його обов'язків.