Посадова інструкція секретаря
(Керівника структурного підрозділу, іншої посадової особи)
1.2. На посаду секретаря керівника призначається особа, що має вищу професійну освіту, без вимог до стажу роботи, або середню професійну освіту і стаж роботи за фахом не менше 2 років.
1.3. Секретар керівника безпосередньо підпорядковується керівнику _______________________________________________
(Підприємства, структурного підрозділу)
1.4. У своїй діяльності секретар керівника керується:
нормативними документами з питань виконуваної роботи;
методичними матеріалами, що стосуються відповідних питань;
статутом підприємства;
правилами трудового розпорядку;
наказами та розпорядженнями директора підприємства (безпосереднього керівника);
цією посадовою інструкцією.
1.5. Секретар керівника повинен знати:
постанови, розпорядження, накази та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності підприємства і ведення діловодства;
структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів;
організацію діловодства;
методи оформлення та обробки документів;
архівна справа;
машинопис;
правила користування приймально-переговорними пристроями;
стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
правила друкування ділових листів з використанням типових форм;
основи етики та естетики;
правила ділового спілкування;
основи організації праці та управління;
правила експлуатації обчислювальної техніки;
основи адміністративного права і законодавства про працю;
правила внутрішнього трудового розпорядку;
правила і норми охорони праці.
1.6. Під час відсутності секретаря керівника його обов'язки виконує в установленому порядку призначається заступник, який несе повну відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
На секретаря керівника покладаються такі функції:
2.1. Здійснення роботи з організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства.
2.2. Ведення діловодства.
2.3. Організація прийому відвідувачів.
III. ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ
Для виконання покладених на нього функцій секретар керівника підприємства зобов'язаний:
3.1. Здійснювати роботу по організаційно-технічному забезпеченню адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства.
3.2. Приймати надходить на розгляд керівника кореспонденцію, передавати її відповідно до ухваленого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.
3.3. Вести діловодство, виконувати різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збору, обробки та подання інформації для підготовки і прийняття рішень.
3.4. Приймати документи і особисті заяви на підпис керівника підприємства.
3.5. Готувати документи і матеріали, необхідні для роботи керівника.
3.6. Стежити за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надійшли на виконання, перевіряти правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечувати якісне їх редагування.
3.9. Виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), вести і оформляти протоколи засідань і нарад.
3.10. Здійснювати контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль.
3.11. Вести контрольно-реєстраційну картотеку.
3.12. Забезпечувати робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створювати умови, що сприяють його ефективній роботі.
3.13. Друкувати за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводити поточну інформацію в банк даних.
3.14. Організовувати прийом відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.
3.15. Формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечувати їх зберігання і в установлені строки здає до архіву.
3.16. Копіювати документи на персональному ксероксі.
Секретар керівника має право:
4.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
4.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.
4.3. Отримувати від керівників структурних підрозділів, фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
4.4. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і прав.
Секретар керівника несе відповідальність:
5.1. За невиконання (неналежне виконання) своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, в межах, визначених чинним законодавством Республіки Білорусь.
5.2. За вчинені в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
5.3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством Республіки Білорусь