У режимі таблиці передбачені можливості пошуку даних за зразком або в конкретному полі, або в усій таблиці.
Щоб знайти необхідні дані, потрібно:
- Відкрити таблицю в режимі таблиці.
- Якщо відомо, в якому стовпці потрібно вести пошук, виділити цей стовпець (досить помістити курсор в будь-яке поле цього стовпчика).
- Натиснути кнопку Знайти (Find) на панелі інструментів Режим таблиці (Table Datasheet) і відкрити вкладку Пошук (Find) або виконати команду меню Правка → Знайти (Edit → Find). З'явиться діалогове вікно Пошук і заміна (Find and Replace) (Рис. 1).
Щоб знайти перше входження зазначеного зразка, натисніть кнопку Знайти наступний (Find Next).
Для доступу до вікна Пошук і заміна (Find and Replace) можна використовувати також команду меню Правка → Знайти (Edit → Find).
У Microsoft Access передбачено чотири способи відбору записів за допомогою фільтрів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр, поле Фільтр для (Filter For) і розширений фільтр.
Фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр і поле Фільтр для (Filter For) є дуже простими способами відбору записів, причому найпростішим є фільтр по виділеному фрагменту - він дозволяє знайти всі записи, що містять певне значення в обраному полі. Звичайний фільтр використовується для відбору записів за значеннями кількох полів. Поле Фільтр для (Filter For) використовується, якщо фокус введення знаходиться в полі таблиці і потрібно ввести конкретне шукане значення або вираз, результат якого буде застосовуватися в якості умови відбору. Для створення складних фільтрів слід використовувати вікно розширеного фільтра.
Набір записів, які були відібрані в процесі фільтрації, називається результуючим набором.
Щоб використовувати фільтр по виділеному фрагменту, необхідно:
- В поле об'єкта в режимі таблиці знайти значення, яке мають містити записи, що включаються в результуючий набір при застосуванні фільтра ..
- Виділити це значення і натиснути кнопку Фільтр по виділеному (Filter by Selection) на панелі інструментів Режим таблиці (Table Datasheet).
зауваження
Фільтри зберігаються автоматично при збереженні таблиці або форми. Таким чином, при повторному відкритті таблиці або форми можна знову застосувати збережений фільтр.
Порада
Фільтр дозволяє відбирати записи, що не містять цього значення. Для цього необхідно вибрати значення, натиснути праву кнопку миші і виконати команду Виключити виділене (Filter Excluding Selection).
На Рис. 2 показаний результуючий набір, отриманий застосуванням фільтра по виділеному до таблиці "Замовлення" (Orders) демонстраційної бази даних (Northwind). Щоб отримати такий результат:
- Відкрийте таблицю "Замовлення" в режимі таблиці.
- Виділіть в стовпці "Клієнт" якесь значення, наприклад Ernst Handel.
- Натисніть кнопку Фільтр по виділеному (Filter by Selection) на панелі інструментів.
Мал. 2. Результуючий набір записів після застосування фільтра по виділеному
Щоб скасувати фільтр, необхідно натиснути на кнопку Видалити фільтр (Remove Filter) на панелі інструментів Режим таблиці (Table Datasheet) або скористатися однойменною командою контекстного меню.
Access запам'ятовує останній застосовується фільтр, тому якщо тепер натиснути на кнопку Застосування фільтра (Apply Filter) на панелі інструментів, знову будуть відібрані ті ж записи.
Кнопки Застосування фільтру (Apply Filter) і Видалити фільтр (Remove Filter) є по суті однією кнопкою, стан (натиснута, відтиснуті) і підпис якої змінюються в залежності від того, встановлено чи ні фільтр для таблиці. Ще однією ознакою, за яким можна дізнатися, що в таблиці відображаються відфільтровані записи, є слово ФЛТР (FLTR) в рядку стану вікна програми.
Для того щоб встановити фільтр по виділеному фрагменту, можна скористатися також командою контекстного меню Фільтр по виділеному (Filter by Selection) або вибрати з меню Записи (Records) команду Фільтр → Фільтр по виділеному (Filter → Filter by Selection).