Періодично через відмінності в датах і часу створюваних документів або через проведення / перепроведення "заднім числом" документів - злітають зараховані аванси, і ми отримуємо за певним контрагенту і угоді відразу і дебетовий і кредитовий борг. Тому щотижня і в кінці місяця бажано формувати звіт "взаєморозрахунки" і перевіряти не злетів у якогось контрагента залік авансів.
1. Виберемо настройки звіту:
настройки відбору, ви можете або зробити відбір по поздразделенію, або з відповідального. тобто по тій людині який оформляв документ, тобто ви увідіете всі замовлення, які оформляли ви самі. і всі взаєморозрахунки по ним.
2. Сформуємо звіт і почнемо шукати помилки:
ось найяскравіший ознака (виділено помаранчевим). коли в колонці "борг контрагента" і "наш борг" вказана одна і таж сума - це і означає що ні зарахований аванс. причин у цієї помилки може бути кілька. в першу чергу ми повинні подвійним клацанням викликати розшифровку по реєстратору, щоб побачити документи, які вчинили руху по цьому замовленню.
Помилка № 1. надходження платежу після відвантаження, з обраним типом платежу "аванс"
ми бачимо, що надходження на рахунок сталося пізніше ніж відвантаження, це видно по даті і часу документів.
відкриваємо останній в ланцюжку документ.
і бачимо, що в документі надходження грошей обраний ознака "є авансом - Так", що не вірно,
рішення: вибираємо ознаку "є авансом - немає". вказуємо видаткову накладну і проводимо надходження на рахунок.
і в звіті бачимо що все зарахували.
і в остаточній звірці бачимо, що все стало правильно
Помилка № 2. Не зарахований аванс при відвантаженні
Знову бачимо що одна і та ж сума на замовлення і в наш борг і в борг контрагента, а загальна заборгованість 0.
в розшифровці звіту бачимо, що в цьому випадку відвантаження відбулося пізніше оплати, але аванс за якоїсь причини все одно не зачелся (можливо документ оплати записали датою раніше відвантаження, але провели пізніше проведення документа відвантаження)
необхідно відкрити документ відвантаження (у разі декількох документів, послідовно відкрити їх по черзі, попередньо знявши з них проведення.)
ми бачимо в документі. що сума розрахунків = 0, тобто аванс НЕ зачелся при відвантаженні найчастіше досить натиснути кнопку "провести" і аванс зарахується. але можна і зарахувати для надійності його вручну, для цього натискаємо кнопку (на яку вказує рожева стрілка)
ми бачимо, що в таблиці заліку передоплати, якраз висить аванс рівно на необхідну суму з цього ж замовлення. цю суму ми і зачитуємо.
після проведення отримуємо наступну картину, що все прекрасно зарахували і боргів по дебету і кредиту немає.
Помилка № 3. Залік авансу з введення залишків.
Аванс введений через введення залишків зачитується трохи по особливому. його відразу видно, в звіті, зважаючи на відсутність параметрів документа замовлення
При введенні залишків автоматично створюються не проведені документи. які і можна використовувати для зачитання залишків відкриємо документ надходження платежу.
мабуть що необхідно ознака авансу встановити в "ні" і вибрати псевдо документ відвантаження (звертаю увагу, що цей документ без суми і не проведений. так як створений автоматично документом введення залишків)
бачимо що борг зачелся
Важливе зауваження, буває так. що в загально сумі боргу, введеного при введенні залишків міститься кілька угод. заплющені потім декількома платежами, в цьому випадку - необхідно зайти в документ введення залишків і розбити загальну суму боргу на суми відповідні цими угодами ввівши їх різними рядками, соответсвенно в документах надходження грошей потім вибирати різні псевдо накладні.
Помилка № 4. Вибір не правильних договорів
Необхідно також звертати увагу на ситуації, зображені на скріншоті - тут явно видно, що у одного з документів по угоді на суму 12 912 рублів вибраний не той договір, вибравши правильний договір і провівши документи, потрібно буде переформувати звіт і в разі не зачитування авансу, провести дії по одному з вищеописаних сценаріїв.