Посмішка або сміх в Японії можуть означати різне - це ознака дружнього ставлення і вираз стриманості, скритності, і відкрите вираження емоцій, і ознака незручності, викликаної скрутним становищем. Таку усмішку називають "загадкова посмішка", вона відображена на обличчях будд, що покояться в храмах.
Рукостискання в Японії не прийнято. Очевидно, японці уникають пильної, прямого погляду, який неминучий при рукостисканні і їм не імпонує манера торкатися один до одного. Так чи інакше рукостискання не включається в процес спілкування. Найважливішим елементом правил хорошого тону є поклони. Причому, п'ятнадцяти, наприклад, поклонів варто лише для тривіального вітання. Щоб справити хороше враження, потрібно кланятися сорок п'ять разів, особливу повагу виражають сімдесятьма поклонами, а саму шановну особистість вітають, вклонившись дев'яносто разів підряд. При поданні вручайте і намагайтеся отримувати візитні картки обома руками; в знак поваги уважно їх прочитайте. Картка буде подана так, щоб було легко прочитати на ній написане, так само слід давати і свою.
По-перше, більшість діючих на національному ринку дрібних і середніх фірм ведуть свої справи японською мовою і контакти з ними вимагають перекладача.
По-друге, японські підприємці надзвичайно педантичні і скрупульозно відносяться до прийнятих на себе зобов'язань. Тому навіть проведення переговорів вони розглядають як зобов'язує крок і не схильні йти на нього, не отримавши про партнера і його пропозиціях вичерпної інформації.
Для того щоб впоратися з цими труднощами, можна запропонувати наступне рішення. При посилці ділових листів японським фірмам, з якими ви хочете почати співпрацювати, прикладіть до них ваші офіційні річні звіти, брошури та інші видання з докладною інформацією про ваше підприємство та його продукції. Вони потрібні з точки зору подання вашої фірми як надійного і солідного партнера. Бажано, щоб матеріали були представлені на японській мові, причому переклад зроблений професійним перекладачем. Неякісний переклад створить несприятливе враження.
Велике значення в японській культурі надається пунктуальності, точності. Домовившись про зустріч, японець неодмінно вчасно, аж до хвилини, з'явиться на місці. На граничній обов'язковості багато в чому заснована вся практика ділового спілкування в Японії. Точність на переговорах - будь то в часі їх початку і закінчення, або у виконанні обіцянок, взятих на себе зобов'язань - одна з найважливіших рис японського стилю ведення переговорів.
Іноземець, вперше зустрівся з японськими бізнесменами, буває вкрай здивований повільним темпом ділових переговорів. Переговори починаються з обговорення питань, які не мають ніякого відношення до предмету зустрічі, і лише через деякий час японська сторона переходить до офіційної темі зустрічі. Чим серйозніше висунуті на порядок денний пропозиції, тим більше уваги приділяється малозначним деталям. За цим криється традиційне прагнення створити відповідну атмосферу переговорів, встановити "відносини співробітництва" для полегшення процесу прийняття головного рішення, коли всі другорядні питання, які викликають особливих розбіжностей, будуть улагоджені до взаємного задоволення сторін. Терпіння в Японії вважається однією з основних чеснот, в тому числі і в бізнесі. Крім того, в рамках прийнятої в країні ідеології внутрішньо фірмового управління ваші японські колеги не можуть обійтися без консультацій і узгоджень з керівництвом інших підрозділів і окремими співробітниками своєї фірми, що також гальмує переговори.
При проведенні переговорів важливо мати на увазі, що в Японії, коли ви чуєте "так", це далеко не завжди означає дійсне згоду. Це випливає, по-перше, з граматики японської мови: якщо ваше запитання вже містить заперечення ( "Ви не хочете цього?"), Тобто маючи на увазі "Ні, не хочу", ваш японський співрозмовник відповість "так". По-друге, японське "хай", зазвичай перекладається як "так", в ході бесіди вживається досить часто, але в сенсі "так-так", "так-так", то є швидше для підтвердження того, що вас продовжують слухати. Крім того, хоча в Японії вважається похвальним помірність і стриманість в жестах і рухах, але тим не менш часте кивання головою в процесі розмови також швидше означає "я вас уважно слухаю", ніж "я згоден з вами". По-третє, японці традиційно прагнуть не вступати у відкрите протиріччя з співрозмовником і засмучувати його, а тому уникають прямих відповідей "ні".
Бажання уникати відкритого зіткнення протилежних поглядів проявляється в японців і в практиці прийняття рішень. Рішення ці зазвичай являють собою не результат чиєїсь особистої ініціативи, а підсумок узгодження думок усіх зацікавлених осіб - як би спільний знаменник, знайдений на основі взаємних поступок. При цьому за нормами японської ділової етики головною чеснотою володіє не той, хто твердо стоїть на своєму (нехай навіть будучи правим), а той, хто виявляє готовність до компромісу задля спільної згоди.
Процес узгодження думок починається в найбільш зацікавленою групі, а потім крок за кроком рухається вгору. Лише після ретельної підготовки питання виноситься на обговорення керівництва. Як правило, жоден з учасників такої дискусії не стане відразу цілком викладати свою думку, тим більше - пропонувати щось конкретне. Замість цього він висловить спочатку лише невелику, найбільш безперечну частина того, що думає з цього питання; образно кажучи, зробить лише обережний крок вперед і тут же озирнеться на інших.
Важливо мати на увазі, однак, що компроміс в поданні японців - це дзеркало моменту. Подібно до того як їх мораль ділить вчинки не так на хороші і погані, а на належні і неналежні, японці вважають само собою зрозумілим, що угода має силу лише до тих пір, поки зберігаються умови, в яких воно було досягнуто. Там, де англієць скаже: "Раз виникла суперечка, звернемося до тексту угоди і подивимося, що там написано", - японець буде доводити, що, якщо обстановка змінилася, повинна бути переглянута і колишня домовленість
Даючи рекомендації по веденню переговорів з японцями, американський дослідник М. Блейкер зазначає, що коли японці зустрічаються з яскраво вираженою поступкою, вони найімовірніше дадуть відповідь тим же. В цілому ж поступки, компроміс, на який йдуть японці, сприймаються ними часто як щось неминуче і вимушене. По відношенню до слабших партнерам поступки розглядаються японською стороною як прояв "доброї волі" і "великодушності". М. Блейкер констатує малу ефективність загроз при переговорах з японцями. Самі ж японці рідко використовують загрози, втім, як і інші тактичні прийоми, спрямовані на примус - блеф, натиск і т. П.
На переговорах японці часто прагнуть уникнути ризику, що розглядається ними як загроза для їх честі, престижу, репутації. Прагнення не програти може виявитися сильніше, ніж бажання здобути перемогу. У той же час вони намагаються максимально розвинути свободу маневру на переговорах, і особиста сміливість і рішучість може яскраво виявлятися в дискусіях. Характерною рисою японців є чутливість до громадської думки.
В ході переговорів з японськими бізнесменами важко обійтися без виникають пауз і мовчання. Не слід намагатися заповнити паузу самому. Для японців така ситуація нормальна, зазвичай після взаємного мовчання розмова стає більш плідною. Забудьте про тактичних проявах почуттів, особливо роздратування. Японці привчені контролювати свої емоції (особливо в ділових питаннях) і будуть шоковані грубістю. Терпіння і прагнення до встановлення взаєморозуміння дасть набагато кращі результати, ніж конфронтаційний стиль.
Подарунки - звичайна справа в Японії, особливо у перед- і післяноворічний період, а також в середині літа. Майте на увазі, що отримав подарунок, по японським етичним поглядам, зобов'язаний відповісти тим же; тому занадто дорогий подарунок може поставити японця в скрутне становище. З тієї ж причини ніколи не виймайте і не розглядайте отриманий вами подарунок у присутності дарувальника. Намагайтеся не дарувати квітів, якщо тільки ви твердо не впевнені в необхідності цього. Неправильний вибір може стати натяком зовсім не на ті відносини, який має на увазі що дарує.