Можливі причини
Існує два види причин, за якими слід повертати зайві нарахування:
- помилки арифметичного характеру;
- помилки, допущені відповідальною особою, яка виконує розрахунок заробітної плати.
Це не простий розподіл: в першому варіанті роботодавець самостійно здійснює повернення проводки надмірно виплаченої зарплати в бюджеті. У другому - до відома ставиться працівник і тільки з його згоди в бюджет повертаються кошти, переплачені за якоїсь причини. Далі розберемо способи повернення.
Повернення в разі арифметичної помилки
При арифметичній помилку переплати грошових коштів (зарплати) працівникові, керівник може протягом місяця видати наказ про відрахування без згоди працівника повернути їх назад. Ніякі заперечення з боку працівника не можуть бути перешкодою для цього. Після того, як минув місяць від дня виплати невірної суми, вже ніякого відрахування провести неможливо. Згідно із законодавством, підприємство позбавляється такого права, навіть судовий розгляд неприпустимо, оскільки відсутня можливість подання позовної заяви.
Повернення через інший помилки відповідальної особи, що здійснює бухгалтерські проводки за зарплатою
У цьому випадку можливі два варіанти: виправлення помилок в поточному році і виправлення помилок минулих років.
Виправлення помилок в поточному році
У поточному періоді проводиться відображення сум у відновленні касових видатків. Вони вносяться в бухоблік на підставі заяви працівника. Самі засоби зараховуються відповідно до кодів, за якими нараховувалися відрахування. Суми витрат, після зарахування, зменшуються до потрібних. Також, проводиться коригування фактичних витрат.
Помилки минулих років
Що ж робити, якщо була виявлена надмірна виплата зарплати?
Насамперед потрібно довести до відома керівника та письмово повідомити працівника. Обов'язково варто вказати з якої причини і в якому розмірі сталася переплата. Також в документі повинно бути оформлено пропозицію про повернення обумовленої суми з можливістю обчислення з наступної заробітної плати. Не слід забувати, що відсоток утримання не повинен перевищувати двадцяти від всієї суми місячного заробітку. Коли у відповідь від працівника отримано згоду в письмовому вигляді, варто приступити до процедури повернення. В іншому випадку спір може вирішити тільки судовий розгляд.
Арифметичні (рахункові) помилки
Прийнято вважати, що до рахунковим помилок відносяться збої в комп'ютері, неправильне складання складових частин документа, збої в бухгалтерській програмі (наприклад, подвійна зарплата), механічні помилки при введенні даних і так далі. Їх факт підтверджується способом написання пояснювальної записки про неправильний розрахунок заробітної плати.
Якщо не було лічильної помилки або недобросовісних намірів працівника, то стягнення можливе лише за згодою самого співробітника. Виходячи з цього, в разі нарахування подвійного місячного заробітку, повернути надлишок можна лише довівши вину працівника, наприклад, що, дізнавшись про перерахування зарплати на банківський рахунок, він прийшов в касу і отримав ще раз. Аргументом для підтвердження провини може стати довідка з банку про точний час переказу грошей.
Якщо наявність помилки доведено, все проводки по поверненню коштів слід здійснювати за тими самими рахунками, що і при нарахуванні, тільки кредитні та дебетні рахунку поміняти місцями. Тоді отримаємо за рахунками 50, 51, 55, 68, 73 і 98 прихід, а 08, 20, 23, 25, 26, 44, 69, 84, 91, 96 - кредит.
Є й більш простий варіант - відобразити суму за рахунками 50 (дебет) і 70 (кредит). Але при цьому може підвищитися видатковий оборот останнього рахунку.
невідпрацьований відпустку
Іноді, відразу після виходу з наданого «авансом» відпустки відбувається звільнення працівника. В такому випадку, роботодавець може утримати потрібну суму самостійно (при цьому бухгалтер відображає проводки за зарплатою за рахунком 73). Якщо сума зарплати менше суми боргу і співробітник відмовляється добровільно внести решту суми, то треба звернутися до суду і вже в судовому розгляді довести вину працівника в безпідставне збагачення. Рішення суду буває різним. В одному випадку суд визнає провину працівника і призначає йому повернення заборгованих коштів в повному обсязі, а в іншому - тільки борг за відпускними.
відповідальність бухгалтера
Що робити, якщо за власним бажанням працівник не повертає зайво виплачену зарплату?
Оскільки бухгалтер несе матеріальну відповідальність за шкоду підприємству, він зобов'язаний відшкодувати збиток, але тільки в розмірі, що не перевищує середньомісячної заробітної плати. Якщо ж сума більша середньомісячного заробітку, бухгалтер повертає лише суму, рівну середній зарплаті (п. 2 ст. 133 КЗпП).