Співробітниця вийшла заміж і змінила прізвище. Як правильно написати наказ і оформити інші кадрові документи. Дякую.
Документом, що посвідчує особу працівника, є паспорт. Відповідно, спочатку працівниця повинна внести зміни в нього-отримати новий паспорт.
Після чого співробітниці необхідно написати заяву з проханням внести такі зміни в кадрову документацію, надавши підтверджуючі документи, а роботодавець повинен видати наказ і внести такі зміни.
Підставою для внесення змін служать наступні документи співробітника:
Далі, співробітник кадрової служби видає наказ про внесення змін в облікові документи в зв'язку зі зміною прізвища співробітника. При цьому, дата наказу буде поточна дата, тобто дата надання документів співробітником.
Отже, після внесення всіх змін в кадрові документи, Ви можете співробітницю вже ідентифікувати під новим прізвищем.
Таким чином, можна зробити висновок, що до офіційного внесення всіх змін до персональних даних співробітника, вона повинна підписуватися старим прізвищем, щоб ви могли її ідентифікувати. Отже, в заяві про зміну прізвища співробітниця повинна вказати своє дівоче (прізвище до реєстрації шлюбу) прізвище - як прізвище заявника.
Для внесення змін до кадрові документи співробітник повинен подати роботодавцю письмову заяву зпроханням внести такі зміни в облікові документи і представити підтверджуючі документи (свідоцтво озаключеніі шлюбу, розлучення, паспорт).
Далі співробітник кадрової служби видає наказ про внесення змін в облікові документи в зв'язку зі зміною прізвища співробітника. Законодавчо форма наказу не встановлена, тому скласти його можна в довільній формі.
Потім на підставі наказу необхідно внести зміни в наступні документи:
Зміни в трудовому договорі:
В даний час допускається внесення до трудового договору декількома способами:
Перший спосіб. внесення виправлень у текст початкового документа.
Крім того, подібне виправлення допустимо при одночасному внесенні виправлень в обидва примірники трудового договору, потрібно зберегти їх тотожність (автентичність). А якщо, наприклад, працівник не надасть свій екземпляр, а при розгляді спору в суді з'являться два примірника трудового договору один з виправленнями, а другий без них .... Те суперечка про що підлягає застосуванню документі неминучий.
Другий спосіб: складання доп. угоди
При необхідності внесення змін до договору, можна скласти додаткову угоду до договору, в якому описати всі внесені в документ виправлення і зміни. Доп. Угода підписується тими ж сторонами, що і основний договір і засвідчується також як і основний договір. Що робить все виправлення, внесені у такий спосіб, легітимними (законними). Більш того, у другому випадку нам абсолютно не потрібно в момент підписання дод. угоди бачити обидва примірника трудового договору.
Приклад такого доп. угоди наведено в п. 2 додатка до відповіді
Зразок внесення змін до трудової книжки наведено в добірці матеріалів Системи.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
Зміна прізвища: в яких відобразити документах?
Ситуація, коли працівник просить вас внести зміни в кадрові документи, зустрічається на практиці досить часто. Дуже важливо зробити це швидко і правильно. В яких випадках змінюється прізвище та інші відомості про працівника? Якими документами підтверджуються зміни? Що і як потрібно виправити, які папери оформити?
Отже, якщо необхідно змінити особисті дані працівника, він повинен написати відповідну заяву в кадрову службу організації. На цій підставі видаємо наказ, вносимо зміни до трудової книжки, особової картки № Т-2, доповнюємо трудовий договір.
Підстави для зміни особистих даних працівника
Дата початку дії змін
3. Правова база:
"Основи законодавства Російської Федерації про нотаріат"
Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова та інші не обумовлені виправлення, а також документи, виконані олівцем.
У документі, обсяг якого перевищує один лист, листи повинні бути прошиті, пронумеровані і скріплені печаткою.
"Про затвердження Методичних рекомендацій щодо вчинення окремих видів нотаріальних дій нотаріусами Російської Федерації"
4. Якщо нотаріально засвідчувати документ підписується особами, виправлення в ньому обумовлюються і підтверджуються підписами цих осіб, а також в кінці посвідчувального напису підписом нотаріуса з додатком його друку. При цьому виправлення робляться так, щоб усе помилково написане, а потім їх можна було прочитати в первісному тексті.
Виправлення, зроблені в тексті документа, який не підписується особами (наприклад, свідоцтво про право на спадщину), обумовлюються тільки нотаріусом і підтверджуються його підписом з додатком друку.
Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно, нотаріус пропонує особі, що звернулася виправити його або скласти новий. На прохання особи, що звернулася документ може бути складений нотаріусом.
"Про бухгалтерський облік"
7. У первинному обліковому документі допускаються виправлення, якщо інше не встановлено федеральними законами або нормативними правовими актами органів державного регулювання бухгалтерського обліку. Виправлення в первинному обліковому документі повинно містити дату виправлення, а також підписи осіб, що склали документ, в якому вироблено виправлення, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб.
З повагою і побажанням комфортної роботи, Катерина Зайцева,
експерт Системи Кадри
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
Анонси майбутніх номерів