Президента Російської Федерації; -
палати Федеральних Зборів; -
Уряду Російської Федерації; -
Конституційного Суду Російської Федерації; -
Верховного Суду Російської Федерації; -
Вищого Арбітражного Суду Російської Федерації; -
центральних органів федеральної виконавчої влади (міністерств, відомств); • -
Прокуратури Російської Федерації; -
Центрального банку Російської Федерації; -
Уповноваженого з прав людини; -
дипломатичних представництв, консульських установ та інших офіційних представництв Російської Федерації за кордоном. 2.
Герб суб'єкта Російської Федерації
Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до правовими актами органів влади суб'єктів Російської Федерації. Як правило, герб суб'єкта Російської Федерації зображується на бланках представницьких і виконавчих органів влади і управління республік, країв, областей, автономних утворень і міст федерального підпорядкування - Москви і Санкт-Петербурга, а також на бланках організацій, що знаходяться в їх підпорядкуванні. Те ж стосується і зображення на бланках гербів муніципальних утворень (міст, сільських поселень). 3.
Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)
Емблема підприємства - це символічне графічне зображення. В якості емблеми, як правило, використовується товарний знак. Зображення емблеми полегшує пошук документа, але заміняти найменування підприємства або установи емблемою не допускається. Емблему розміщують на лівому полі документа на рівні назви організації або верхньому полі документа.
Емблема повинна бути зареєстрована в установленому порядку - не допускається зображати на бланку документа емблеми, товарні знаки (знаки обслуговування), не зареєстровані офіційно. Емблема не чути також при зображенні на бланку документа герба. 4.
Основний державний реєстраційний номер підприємства (ОГРН) юридичної особи
Видається відповідно до документами, що видаються податковими органами. Реквізит розташовується на бланку правіше або нижче реквізиту 04 за ЄДРПОУ підприємств і організацій. 6.
Індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП)
Надається відповідно до документами, що видаються податковими органами. Реквізит розташовується на бланку правіше або нижче реквізиту 04 за ЄДРПОУ підприємств і організацій. 7.
Код форми документа
Всі назви даються в називному відмінку: Міністерство освіти Російської Федерації Державний університет управління Інститут інформаційних систем управління В бланках організацій подвійного підпорядкування (федеральному органу виконавчої влади і місцевого органу влади) вказується тільки найменування місцевого органу влади.
Найменування організації, вказане в бланку, має точно відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах (статуті або положенні про організацію).
Якщо організація має офіційно закріплене скорочене найменування, воно наводиться під повним найменуванням в дужках:
Всеросійський науково-дослідний інститут сільськогосподарського машинобудування (ВНІІсельхозмаш) 9.
Довідкові дані про організацію
Найменування виду документа
Цей реквізит є одним з найважливіших, оскільки дозволяє судити про призначення документа, визначає склад реквізитів і структуру тексту. Найменування виду документа проставляється на всіх документах, за винятком листів, і друкується прописними літерами під реквізитом "Найменування організації": накази, розпорядження, АКТ і т. П. Вказується відповідно до Статуту (Положення) організації. 11.
Крім дати документа, датуються також всі службові відмітки на документі (резолюції, візи, позначка про виконання документа і ін.). 12.
Реєстраційний номер документа
Реєстраційний номер - це цифрове або буквено-цифрове позначення, під яким документ введений в інформаційно-пошукову систему. Для внутрішніх документів (наприклад: розпоряджень, актів, протоколів) це, як правило, порядковий номер у межах календарного року.
За рішенням організації порядковий номер документа може доповнюватися додатковою інформацією про кореспондента, виконавців, тематиці, літерними індексами і ін.
Реєстраційний номер документа проставляється на рівні дати. Як правило, на бланках документів місце для написання дати та реєстраційного номера позначається наступним чином:
Цей реквізит проставляється тільки на відповідних листах.
Дата і реєстраційний номер переносяться з ініціативного листи. Оформляється реквізит наступним способом:
Місце складання або видання документа
Реквізит використовується тільки в загальних бланках і бланках конкретних видів документа (крім листа). При оформленні цього реквізиту враховується адміністративно-територіальний поділ країни з використанням загальноприйнятих скорочень. наприклад:
с. Іванівка Митищинського району Московської області.
Місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо назва території входить в найменування організації:
Воронезький державний університет.
Скорочення "м" при назві міста не ставиться при позначенні "Москва", а також при назвах міст, що закінчуються на "град" і "бург". 15.
назва вулиці, номер будинку, номер квартири; -
назва населеного пункту (міста, селища і т. п.); -
назва області, краю, автономного округу (області), республіки; -
країна (для міжнародних поштових відправлень); -
вул. Маросейка, 15, стор.2
Генеральним директорам підприємств нафтопереробного комплексу
Московська обл. 140250 І. І. Іванову
Голові садового товариства "Малінікі" В. А. Бунеева 16.
Гриф обмеження доступу до документа
Затвердження - спосіб посвідчення документа і надання йому юридичної сили.
Затверджуються, як правило, організаційно-правові документи (статут, положення, інструкція, штатний розклад та ін.), Планові і звітні документи, деякі фінансові документи (кошториси), деякі акти та ін.
Документ може затверджуватися: -
посадовою особою (керівником), до компетенції якого входить прийняття рішення з питань, викладених у затверджуваному документі; -
виданням відповідного розпорядчого документа; -
У разі затвердження документа посадовою особою гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖУЮ, повного найменування посади особи, що затверджує документ, особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження:
Директор підприємства підпис А.Б.Сідоров
Якщо документ затверджується розпорядчим документом або колегіальним органом, то гриф затвердження повинен містити найменування, номер і дату документа, в якому зафіксовано рішення про затвердження. 17.
У резолюції фіксуються вказівки керівника по виконанню документа. Резолюція пишеться від руки в головній частині документа на будь-якому вільному від тексту місці або оформляється на спеціальному бланку для резолюцій формату А6. На документі не повинно бути більше чотирьох резолюцій.
Якщо виконавців декілька, відповідальним за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першим. 18.
Заголовок до тексту
Заголовок до тексту друкують під реквізитами бланка зліва без лапок і не підкреслюють. Крапка в кінці заголовка не ставиться. В одному рядку заголовка має бути не більше 28-30 знаків при кількості рядків не більше п'яти. Рядки заголовка друкують через один інтервал. 19.
Відмітка про постановку документа на контроль
Реквізит проставляється на документах, виконання яких
контролюється службою діловодства. Відмітка про контроль проставляється у вигляді літери "К" кольоровим (червоним, синім, зеленим) олівцем або спеціальним штампом - "К" або "Контроль". Розташовується на рівні заголовка до тексту на лівому полі документа. 20.
Текст - основний реквізит документа, який повинен містити достовірну та об'єктивну інформацію, викладену ясно, точно, нейтральним тоном і по можливості коротко. Текст документа повинен бути бездоганним в юридичному відношенні і не допускати двоякого тлумачення.
Документи складаються російською або національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації про державні мови.
Текст документа може бути представлений у вигляді таблиці, анкети, зв'язного тексту.
Тексти документів великого обсягу поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами: 1.
Відмітка про наявність додатків
Реквізит оформляється в супровідних листах і додатках до реєстрації актів.
Якщо документ-додаток названий на тексті, відмітка про контроль оформляється узагальнено:
Додаток: на 2 л. в 3 прим.
Якщо документ має додатки, не названі в тексті, то в позначці про наявність додатків необхідно вказати повне найменування документів, що входять в додаток:
Додаток: 1. Проект Інструкції з діловодства на 40 л. в 1 прим. 2.
Відгук на проект інструкції на 2 л. в 2-х прим.
Якщо до документа додається документ, що має додаток, то відмітка про наявність додатків оформляється наступним чином:
Підпис - обов'язковий реквізит, що забезпечує посвідчення документа і надає йому юридичну силу. Підпис на документі проставляє особа, наділена відповідною компетенцією.
Підписується, як правило, перший примірник, виготовлений на бланку. До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ, його особистий підпис і розшифровка підпису (ініціали та прізвище) без лапок і дужок: Генеральний директор підпис P.J1. Ломакін У вузах, наукових установах, закладах культури і т. Д. На посадах вказуються науковий ступінь, звання. наприклад:
Зав. кафедрою історії
д.і.н. проф. підпис В. В. Іванов
Директор ЗАТ "Росвест" Директор АТ "Форум" підпис К.Ю. Смирнов підпис М.Є. Аверін
Кілька осіб підписують документи колегіальних органів і документи, складені комісією. У першому випадку документ підписують голова і секретар. Документ, складений комісією, підписується всіма членами комісії. При цьому вказуються не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії, причому прізвища членів комісії розташовують в алфавітному порядку. наприклад:
Голова A.B. Калінін Члени Н.Ф. Васильєв Б.М. Горохів О.С. Фролов
Документ може бути підписаний особою, яка виконує обов'язки керівника, при цьому не допускається ставити перед найменуванням посади прийменник "за" чи косу риску. 23.
Узгодження - це попередній розгляд, експертиза проекту документа. Узгодження може бути зовнішнім і внутрішнім. Зовнішнє узгодження оформляється грифом узгодження. Існує два варіанти оформлення грифа узгодження:
Голова Лист Президії РАН
Підпис Г.П. Воронін
Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис" або на окремому аркуші погодження, про що робиться відмітка на місці проставлення грифа узгодження:
Лист узгодження додається. 24.
Візи узгодження документа
Внутрішнє погодження оформляється візою, яка складається з вказівки посади візує, підписи, її розшифровки і дати:
підпис І.Д. Луконина
Якщо посадова особа, яка погоджує документ, має зауваження, доповнення або не погоджується з документом, про це робиться відмітка на проекті документа, а зауваження викладаються на окремому аркуші і додаються до документа:
Юрисконсульт підпис М.М. Зак
На внутрішніх документах віза проставляється на звороті останнього аркуша оригіналу документа, на вихідних - на останньому аркуші копії, що залишається в справі організації. 25.
Відбиток печатки організації
Печатка ставиться на найбільш важливих документах, підтверджуючи справжність підписів. Друк повинна бути добре читається і не накладатися на найменування посади та особистий підпис. На уніфікованих формах документів місце для друку може бути позначене відміткою "МП" або "Місце для друку".
Друку бувають гербовими і простими (до останніх відносяться печатки організації і структурних підрозділів - відділу кадрів, протокольного відділу, канцелярії та ін.). Види печаток, по- 88 рядок їх застосування та зберігання встановлені в Інструкції з документаційного забезпечення діяльності організації. 26.
Відмітка про завірення копії
Засвідчення копії документа відбувається для надання їй юридичної сили. Копії документів завіряються керівником організації або уповноваженими ним посадовими особами (заступники керівника, керівник служби кадрів, канцелярії та ін.).
Відмітка про завірення копії (або виписки з документа) складається зі слова "Вірно", найменування посади працівника, який завірив копію, його особистого підпису, її розшифровки і дати запевнення:
Інспектор підпис О.В. Бєлова
При пересиланні копії документа в інші організації або видачі її на руки відмітка про завірення копії повинна засвідчуватися печаткою. 27.
Відмітка про виконавця
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи
Реквізит проставляється на виконаних документах, що підлягають підшивці в справу для подальшого зберігання та використання в довідкових цілях.
Відмітка проставляється на першій сторінці документа на нижньому полі і включає в себе слова "До справи", номер справи за номенклатурою справ, особистий підпис виконавця документа або керівника підрозділу і дата виконання. Відмітка може доповнюватися відомостями про характер виконання документа.
Відмітка про надходження документа в організацію
Реквізит проставляється в нижньому правому куті першого аркуша документа при його експедиційної обробці. Як правило, для цього використовується спеціальний штамп з найменуванням організації. наприклад:
Ідентифікатор електронної копії документа
Реквізит, що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, а при необхідності - дату та інші пошукові дані.
При оформленні цього реквізиту бажано вказувати повний шлях до файлу, який містить електронну копію документа. наприклад:
Відзначимо, що використання реквізитів для оформлення управлінських документів слід здійснювати вибірково, виходячи з доцільності та з урахуванням виду службового документа.
Наприклад, бланк листа, в залежності від установчих документів організації, включає реквізити 01 (02 або 03), 04-06, 08,9,
а при необхідності - обмежувальні позначки для верхніх меж зон розташування реквізитів 11-15 і 17-20.