1. Складаємо документ
Як відомо, Цивільний кодекс не пред'являє якихось особливих вимог до оформлення довіреності, яку, як правило, можна скласти в довільній формі. При бажанні це можна зробити на бланку організації.
Ще одна деталь оформлення, яка безпосередньо не випливає з ГК РФ - паспортні дані повіреного. Дійсно, його повноваження не постраждають, якщо такі дані не вказувати. Але ж довіреність видається, в тому числі, і для того, щоб контрагенти або чиновники могли переконатися, що перед ними саме представник компанії. Тому не варто нехтувати зазначенням в дорученні цих відомостей. Це позбавить представника від необхідності доводити, що це саме йому виданий документ, а вас від клопоту пов'язаних з тим, щоб підтвердити цей факт. Юристам добре відомо, що іноді згаяний час коштує занадто дорого.
Іноді паспортні дані в дорученні обов'язкові. Довіреність, видана фізичній особі для голосування в загальних зборах акціонерів або загальних зборах учасників ТОВ повинна обов'язково містити паспортні дані представника (п. 1 ст. 57 Федерального закону від 26.12.95 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» та п. 2 ст. 37 Федерального закону від 08.02.98 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»).
Дане міркування справедливо і по відношенню до інших способів уникнути різночитань у змісті документа: всі дати і терміни потрібно вказувати не тільки цифрами, але й прописом. Особливо важливо недвозначно вказати дату видачі, так як без неї доручення незначна (п. 1 ст. 186 ЦК України). А найменування організацій, прізвища, імена та по батькові довірителів і представників, інших осіб писати повністю. Простіше кажучи, ніде в тексті доручення не слід допускати скорочення. «Всі дати і терміни потрібно вказувати не тільки цифрами, але й прописом. Ніде в тексті доручення не слід допускати скорочення »
2. Формулюємо повноваження
Сама суть доручення припускає, що з неї повинні бути чітко видно воля довірителя і обсяг переданих повноважень. Можливий дуже широкий спектр варіантів. Від генеральної довіреності, (наприклад, довіреність на керівника філії організації), до довіреності на вчинення разового конкретного дії (здійснити операцію, отримати зарплату і т.п.).
На практиці найбільш поширені довіреності, що видаються для здійснення ряду однорідних угод чи інших однорідних юридичних дій (спеціальні доручення). Наприклад, для захисту інтересів організації в арбітражних судах та судах загальної юрисдикції, на керування транспортним засобом. Краще не зловживати розхожою фразою «і інші повноваження, пов'язані з довіреністю». Це зайвий привід для розбіжностей з приводу повноважень представника. Дійсно важливі і конкретні повноваження краще розписати докладно.
Зверніть увагу, деякі повноваження не можна передавати за дорученням.
3. Надаємо документу юридичну силу
Цивільний кодекс прямо вимагає, щоб на довіреності від імені організації були її печатка і підпис керівника (п. 5 ст. 185 НК РФ). На додаток до цих реквізитів у довіреності на отримання ТМЦ від імені державного або муніципального підприємства свій автограф повинен залишити головбух.
Завіряти доручення у нотаріуса потрібно лише у випадках прямо прописаних в законі. Довіреність від імені юридичної особи обов'язково завіряти у нотаріуса, тільки якщо мова йде про передоручення (п. 3 ст. 187 ЦК України). Інші випадки обов'язкової візи нотаріуса на документі ставляться до доручень, виданих фізичними особами (наприклад, довіреність на право представляти фізичну особу в податкових відносинах; п. 3 ст. 29 НК РФ). «Судова практика дозволяє зробити досить цікавий висновок: підпис на довіреності все-таки важливіше печатки»
4. Особливості оформлення довіреностей
Крім основних правил складання довіреностей, про які ми нагадали вище, корисно мати на увазі наступні особливості.
Договір з консалтинговою або аудиторською фірмою. Зараз дуже поширене співробітництво організацій або підприємців з консалтинговими та аудиторськими фірмами. Найчастіше ці фірми за договором обслуговування беруться захищати інтереси своїх клієнтів в судах, податкових та інших органах, на ринку цінних паперів і т. П. На кого в таких випадках клієнт повинен видати довіреність: безпосередньо на фірму або ж на її працівника, який буде займатися даним клієнтом? У законодавстві РФ чіткої відповіді на це питання немає. Варіант передачі повноважень працівнику фірми не порушує законодавство і є оптимальним для сторін представництва. Адже якби клієнт видав довіреність на ім'я фірми, то їй довелося б передоручати повноваження своєму працівникові. А це можливо тільки, якщо в початкової доручення передбачена можливість передоручення. Крім того, передоручення потрібно нотаріально завіряти.
Представлення інтересів в арбітражному суді. Для представництва в арбітражному суді також встановлено спеціальні вимоги до оформлення довіреностей (ч. 2 ст. 62 АПК РФ).
У цивільному процесі діють схожі вимоги про спеціальну обмовку ряду повноважень в довіреності (ст. 54 ЦПК РФ).
Представництво у виконавчому провадженні. Довіреність на представлення та захист інтересів в ході виконавчого провадження складається за тим же принципом, що і довіреність на представництво в арбітражному процесі.
5. Приховування небезпеки довіреності
На практиці, навіть ідеально оформлене доручення може стати причиною ряду проблем. Як їх вирішити? Небезпеки в переданих повноважень. Мінус будь довіреності в тому, що вона не в силах осягнути неосяжне. Тому на практиці може виникнути ситуація, коли представник з метою забезпечення інтересів подається буде змушений перевищити свої повноваження (наприклад, укласти угоду, хоча довіреність йому цього не дозволяє). Але, не дивлячись на те, що представник діяв виключно заради вигоди свого довірителя, усі права та обов'язки по зроблену угоду виникнуть у представника (ст. 183 ЦК України). Природно, такий розвиток ситуації може бути невигідно ні того, ні іншого. Але це можна виправити.
При здійсненні будь-якого з цих дій, буде вважатися, що угода схвалена, і всі права та обов'язки по ній перейшли до довірителя.
Небезпеки в підпису. Якщо в організації змінився керівник, краще відразу поміняти доручення, підписані колишнім директором, на довіреності за підписом нового.
Справа в тому, що деякі юристи, в тому числі і судді, вважають зміну керівництва організації підставою припинення дії довіреності. Пояснюють це тим, що саме законний представник фірми вправі вирішувати, кому довірити ті чи інші повноваження. Новий директор може бути не згоден з тим колом осіб, довіреності яким видав його попередник. Тому їх потрібно поміняти на нові і тільки тоді вони будуть дійсними. На наш погляд, ця точка зору є невірною. У статті 188 ГК РФ сказано, що довіреність достроково втрачає силу, коли припиняється юридична особа, яка видала її. А про його керівництво (законному представники) мови не йде. До того ж, якщо слідувати тій логіці, що всі довіреності, підписані старим директором недійсні, потрібно переукласти і всі договори, укладені ним же.
Як би там не було, є небезпека, що довіреність, підписану колишнім керівником, не приймуть в суді чи інших органах з витікаючими звідси правовими наслідками (відмова в прийомі документів, недопущення до участі в розгляді справи і т. П.). Без витрати часу і сил запобігти таким наслідкам можна, але тільки представивши доручення з підписом нового керівника. «Деякі юристи, в тому числі і судді, вважають зміну керівництва організації підставою припинення дії довіреності» Небезпеки в самому представника. Іншу небезпеку несуть в собі доручення, видані на тривалий термін. Цілком ймовірно, що довіритель може засумніватися в чесності свого представника задовго до того, як термін довіреності закінчиться. Що можна зробити в такій ситуації, щоб запобігти подальшим недобросовісні дії (бездіяльність) представника?
Потрібно скасувати видане доручення. І чим швидше це зробити, тим краще для довірителя. Адже якщо представник зробить небажану для довірителя угоду ще до того, як дізнається про скасування довіреності, то саме у останнього виникнуть всі права і обов'язки по цій угоді (п. 2 ст. 189 ЦК України). Щоб зафіксувати дату, коли представник дізнався про позбавлення своїх повноважень, лист краще вручити йому особисто або відправити поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
Разом з тим про анулювання довіреності необхідно сповістити третіх осіб, для представництва перед якими була видана довіреність (наприклад, органи Федеральної реєстраційної служби). І знову ж таки, чим раніше, тим краще. Адже маючи таку інформацію, ці особи можуть запобігти незаконним діям колишнього представника.