Значення письма в сучасних ділових відносинах важко переоцінити, тому навик підготовки стислого, змістовного, грамотно і красиво оформленого ділового листа завжди відноситься до одного з важливих.
Структура ділового листа англійською мовою
1. Координати відправника листа
2. Дата складання листа
3. Координати одержувача листа
Нижче слід вказати і підкреслити посилання (reference), якщо в и відповідаєте на лист, і предмет (subject), про який піде мова в листі. Тут вказується сама суть, щоб читач зміг зрозуміти з кількох слів головне, з чим до нього звертаються.
Привітання (salutation) також містить ряд тонкощів. Якщо неправильно поводитися може зіграти поганий жарт, а може мимоволі образити людину, тому краще подумати, перш ніж написати так званий «титул» (title). Тут існують правила, які потрібно запам'ятати відразу.
е сли в и пишете в компанію або організацію в цілому, а не конкретній людині, то звертаєтеся «Шановні панове» - Dear Sirs
е сли в и пишете людині, який займає певну посаду, але не знаєте його або її прізвище, то звертаєтеся «Шановний пане / пані» - Dear Sir / Madam
е сли в и добре знайомі з людиною, перебуваєте з ним / нею в дружніх стосунках і при особистій зустрічі звертаєтеся один до одного по імені, то таке ж звернення допускається і в листі, наприклад, Dear Elton. Тільки слід мати на увазі, що в діловому листі, торкалися принципових про службові питання, все-таки краще зберігати офіційний стиль і писати Dear Mr. Simpson / Dear colleague
е сли в візитній картці партнерка е ра поруч з прізвищем написані якісь наукові чи інші титули, наприклад, Dr / Professor. значить, вони повинні стояти перед прізвищем
8. Заключна частина
Заключна частина (closing) може містити такі стандартні фрази як «Дякую Вам за співпрацю» Thank you for your cooperation, «Чекаю відповіді від Вас» Looking forward to hearing from you.
10. Підпис відправника
11. Посада відправника
12. Додатки до листа (якщо є)
У закінченому вигляді структура лист виглядає наступним чином.
* Дата підготовки листа - date
* Тема - regarding (Re) / subject
* Суть проблеми - problem
* Заключна частина - closing
* Кінець листи - ending
* Посада відправника - position