Прес-реліз - це офіційне повідомлення компанії, що містить в собі інформаційний привід (новина). Прес-реліз - базовий інструмент інформування засобів масової інформації (ЗМІ) про важливі події, що відбуваються в компанії / організації / державному органі.
Приводом для написання може послужити практично будь-яку подію:
· Запуск нових проектів
· Проведення акцій та конкурсів
· Зміна цін або умов надання послуг
· Проведення семінарів і виставок
· Зміна асортименту, поява нових товарів
· Розширення сфери діяльності компанії, відкриття філій, надання нових послуг
· Участь компанії у благодійних акціях, спонсорство
· Наукові досягнення, винаходи і відкриття
· Ювілеї, круглі дати
· Премії та нагороди
Такі події на мови зв'язків з громадськістю називаються інформаційними приводами.
Інформаційний привід - подія або явище, яке може зацікавити читача, глядача або слухача того чи іншого засобу масової інформації. Це Ваша новина.
Перед написанням прес-релізу, необхідно визначити:
1. цільову аудиторію окремого прес-релізу (клієнти, партнери, ін.);
2. які ЗМІ використовує цільова аудиторія для отримання інформації.
Правила складання прес-релізів
Заголовок повинен відповідати функціональної інформаційної спрямованості прес-релізу, що передбачає відмову від стилістичних викрутасів, помітних фраз, побитих кліше і найвищого ступеня.
ПРИНЦИП перевернутої піраміди вибудовує текст повідомлення в
суворій послідовності: від більш значущою, ключовий
інформації до менш важливим подробиць. цей
принцип журналістики новин в повній
міру працює і в створенні
Зазвичай суть повідомлення викладається в першому абзаці, Ліді (lead), а в наступних повідомляються деталі.
Лід-абзац повинен давати відповіді на питання: Хто є учасником події? Що це за подія? Коли воно сталося або станеться, скільки триватиме? Де? Чому воно сталося? Як або яким чином? (5 Wh-questions. Who. What. When. Where and Why; і один How?). Лід-абзац повинен нагадувати короткий виклад усього повідомлення (максимум 4-5 рядків).
Структура прес-релізу є «перевернуту піраміду». Спочатку коротко викладається суть новини, потім її найбільш важливі подробиці.
Прес-реліз включає в себе заголовок, лід (перший абзац), основний текст, довідкову інформацію та контакти.
1. Тема містить інформаційний привід. В ідеалі його розмір не повинен перевищувати 70 символи, максимум 15 слів для коректного відображення в пошукових системах.
Після заголовка, перед лідом, рекомендується вказувати місце і дату випуску прес-релізу. Так журналістам буде легше визначити актуальність новини.
2. Лід відображає найважливіші факти новини в 40 словах або менше. Починайте впевнено і ємко, щоб за кілька секунд залучити й утримати увагу читача. У Ліді необхідно відповісти на питання: «Хто?», «Що?», «Де?», «Коли?», «Чому?».
3. В основному тексті розкриваються деталі Вашої новини - «Як?», «Які перспективи це має?». Використовуйте цитати експертів і співробітників компанії.
Для кращого сприйняття інформації в вашому прес-релізі дотримуйтеся правила: «один абзац - одна подробиця». Оптимальний розмір кожного абзацу 3-4 рядки.
4. Прес-реліз нерідко закінчується 1-2 абзацами з довідковою інформацією, в яких коротко описується компанія, її історія, продукція / послуги або проект, якому присвячено прес-реліз.
Прес-релізи можуть сильно відрізнятися ступенем деталізації перед- лага інформації і, отже, обсягом. Більшість дер-жавних установ, організацій та міністерств віддають перевагу найбільш лаконічний стиль подачі повідомлення.
У прес-релізах, оповіщають про прес-конференції, необхідно вказати її тему та імена основних доповідачів, коло тих питань, кото-які будуть висвітлені на прес-конференції, що не розкрита їх суті.
З точки зору змісту прес-релізи зазвичай поділяються на два основних типи в залежності від їх тимчасової співвіднесеності з тим, що відбувається подією: прес-реліз анонс і новинний прес-реліз.
Прес-реліз анонс передує подія, оповіщає про нього журналістів та запрошує їх прийняти в ньому участь
Бекграундер (інформаційний лист) - це інформаційний матеріал, що надає необхідну інформацію про профілі роботи організації, її продуктах і послугах, історії створення та розвитку та ін. Такий матеріал не має характеру новини і є є своєрідним доповненням до прес-релізу, в разі, якщо журналіст потребує більш докладних відомостей щодо інформаційного приводу. Бекграундер може бути присвячений певній події, продукту або послуги, а також всієї організації в цілому.
Правила складання та оформлення бекграундера:
· Бекграундер завжди присвячений одній темі;
· Бекграундер може займати 4-5 сторінок, його довжина залежить від обсягу інформації, що передається;
· Текст бекграундера рекомендується супроводжувати статистичними даними, таблицями і графіками, якщо вони роблять текст більш переконливим (іноді всі ці документальні відомості даються в бекграундера у вигляді додатку);
· Заголовок і підзаголовки - обов'язкова складова бекграундера;
· В бекграундера не рекомендується використовувати занадто багато вузькоспеціальних термінів;
· В текст бекграундера не прийнято включати будь-яких приватних думок з приводу викладається .;
· Стиль бекграундера ділової, фактичний;
Бекграундер включає наступні композиційний частини:
· Тема, точно відображає тему матеріалу
· Загальні відомості. Розвиток і динаміка теми бекграундера.
· Розгорнуті відомості про предмет вашого матеріалу.
Часто при написанні бекграундера використовують підзаголовки, які виконують роль коротких відповідей на можливі запитання і надають інформації закінчену структуру.
Фактична довідка або факт-лист (від англ, fact sheet) - це жанр PR-тексту, у вигляді короткого документа відображає профіль організації, що представляє факти-подробиці новинного події, додаткові дані про фірму, організації [Кривоносов].
Факт-лист в стислому вигляді передає основну інформацію про організацію, завжди пов'язану з будь-яким конкретним подією, і повідомляє додаткові відомості, важливі для більш повного розуміння та оцінки цієї події цільовою аудиторією. Формат факт-листа часто використовують, коли потрібно включити багато цифрових даних, саме таким чином він служить важливим доповненням до прес-релізу, що включається, наприклад, в прес-кит для журналістів, присутніх на прес-конференції.
З точки зору змісту розрізняють три основних типи факт-листів:
· В першому повідомляються найважливіші відомості з історії та розвитку організації, наводяться основні дати і імена осіб, з діяльністю яких пов'язані успіхи організації в минулому;
· У другому наводяться факти, що стосуються діяльності організації в даний час, пояснюється її місія і цілі, одержувані прибутки, продукція, яку постачають згадуються ключові фігури;
· В третьому типі факт-листів дається конкретна інформація про будь-який проект, подію або заходах, запланованих на найближчий час.
Обсяг факт-листа зазвичай не перевищує однієї сторінки; якщо весь бажаний текст не поміщається на одній сторінці, закінчення друкують на зворотному боці аркуша.