Положення про командіровках- не обов'язково, але досить корисний внутрішній нормативний документ для компанії.З урахуванням скасування багатьох правил і вимог, що діяли раніше, і мінімізації державного регулювання в даній сфері господарського життя його розробка в будь-якій фірмі доцільна і бажана.
Завдання, які вирішуються при оформленні положення про службові відрядження
Термін «відрядження» і випадки, коли положення не використовується
Можливість працівника відмовитися від відрядження
Включення в положення інструкції про порядок оформлення відрядження
Визначення фактичної тривалості відрядження і склад обов'язкової звітності
Як ознайомитися зі зразком службової записки про підтвердження часу перебування у відрядженні?
Закріплення переліку паперів, які обгрунтовують понесені у відрядженні витрати
Затвердження нормативів добових виплат в положенні про направлення працівників у службові відрядження
Складнощі оформлення та обліку витрат при відрядженнях за кордон
Завдання, які вирішуються при оформленні положення про службові відрядження
Основною метою створення та впровадження положення про направлення працівників у відрядження є закріплення в практичній роботі таких основних елементів:
- можливі в організації типи відряджень (у РФ, за кордон, короткострокові, довгострокові);
- найменування допустимих до здійснення витрат, розмір і порядок їх компенсації;
- допустимий ціновий діапазон місць для проживання;
- засоби транспорту, допустимі до застосування і т. д.
Крім зазначених завдань застосування даного локального документа сприяє більшій обґрунтованості понесених витрат як в бухгалтерському, так і в податковому обліку. Також спрощується процес уніфікації документообігу і бізнес-процесів, пов'язаних з організацією відряджень.
Якщо в компанії немає відряджень або вони вкрай рідкісні, потреба в подібному документі може бути відсутнім.
Термін «відрядження» і випадки, коли положення не використовується
Термін «відрядження» пояснюється в ст. 166 ТК РФ: це поїздка працівника на певний термін для виконання виробничого завдання поза свого робочого місця.
Здійснення трудової функції поза постійним місцем знаходження вимагає здійснення певного набору витрат, пов'язаних з необхідністю оплати проїзду, проживання, харчування та інших потреб. Для визнання зазначених сум у податковому обліку потрібно наявність належним чином оформлених документів, що підтверджують як цільовий характер витрат, так і напрями їх використання. Без цього компанія не зможе зменшити оподатковуваний базу з податку на прибуток на суму витрат. Для регламентації всіх описаних процесів положення про відрядження є незамінним документом.
У ньому, як правило, обов'язково описуються наступні процедури:
- документальне оформлення понесених витрат;
- перелік первинних документів для оформлення від'їзду та порядок їх складання;
- режим праці і відпочинку, який застосовується до особі, що;
- порядок видачі коштів під звіт.
Проте нинішнє становище може не застосовуватися в наступних випадках:
- наявність можливості повернення співробітника з місця поїздки в той же день;
- при роз'їзному характері роботи, закріпленому для співробітників в трудовому договорі;
- при виїзді працівника в іншу місцевість для особистих потреб.
Ключове значення при формуванні положення про відрядження має визначення критеріїв кваліфікації тієї чи іншої робочої поїздки співробітника. Ідентифікувати виїзд як відрядження і застосувати до нього всі пункти зазначеного документа можна в наступних обставинах:
- переміщення виробляється на підставі розпорядчого документа керівника з метою вирішення строго визначених виробничих завдань;
- працівник фактично виконує свої функції поза місцем розташування роботодавця протягом певного часу;
- зі співробітником, відправленим у відрядження, оформлений трудовий контракт.
Можливість працівника відмовитися від відрядження
Ще одним моментом, який неодмінно повинен знайти своє відображення в положенні про відрядження. є перелік умов, коли співробітник може висловити відмову від напрямку його за межі території підприємства для виконання роботи. Крім того, не буде зайвим продублювати встановлені законодавчо обставини, при яких заборонено направляти працівника у відрядження. Подібна завбачливість дозволить в майбутньому уникнути маси конфліктів в процесі здійснення діяльності, а також знизить ризики виникнення судових процесів в області трудового права.
- вагітні жінки;
- працівники, з якими укладено учнівський договір, за винятком випадків, коли для його виконання необхідні відрядження;
- працівники, які не досягли повнолітнього віку.
- співробітниці з дітьми до 3 років;
- матері або батьки-одинаки, які мають дитину у віці до 5 років;
- співробітники, які виховують дітей з обмеженими можливостями;
- які здійснювали догляд за хворими близькими родичами, якщо на це є необхідне медичне висновок;
- опікуни та піклувальники неповнолітніх дітей.
Якщо інші особи, які направляються у відрядження, просто не захочуть без вагомих на те причин їхати виконувати свої трудові обов'язки, то це вже буде дисциплінарним проступком і, можливо, спричинить за собою застосування відповідного стягнення. Єдина умова для відмови працівників від відрядження в подібних випадках на законних підставах - наявність відповідного пункту в трудовому договорі, що дозволяє подібні послаблення.
Включення в положення інструкції про порядок оформлення відрядження
До недавнього часу для відправки співробітника у відрядження потрібно формування пакету з 3 документів:
- наказ;
- командировочне посвідчення;
- службове завдання.
Тепер дозволяється в обов'язковому порядку видавати тільки наказ. Добре це чи погано, сказати досить складно.
Справа в тому, що ряд компаній замість службового завдання ввели обов'язкову форму звіту за результатами поїздки - таким чином, кількість паперової роботи по факту не скоротилося. Хоча законодавці ставили в якості однієї з основних цілей саме цю задачу. В якості підстави для видання наказу про відрядження в більшості випадків виступає службова записка керівника відділу, проекту або самої організації. З її зразком можна ознайомитися нижче, просто перейшовши за посиланням.
Завантажити зразок службової записки про направлення працівника у відрядження.
Послідовність створення, а також процедура застосування службової записки повинні бути докладно описані в положенні про відрядження. Що стосується посвідчення про відрядження, наявність відміток місць в'їзду і виїзду надавало йому значиму доказову силу. На їх підставі можна було підтвердити час перебування у відрядженні. Саме виходячи з цього частина роботодавців, незважаючи на скасування обов'язкового оформлення посвідчення про відрядження, продовжують використовувати уніфікований бланк.
Визначення фактичної тривалості відрядження і склад обов'язкової звітності
Довести тривалість і доцільність відрядження відповідно до п. 7 положення № 749 можна на основі службової записки по відрядженні, крім того, краще мати підтвердження приймаючої сторони про дати прибуття та вибуття. Як правило, для підтвердження фактичного періоду знаходження у відрядженні використовуються належним чином оформлені проїзні документи. Організація має право закріпити обов'язок працівника становити службову записку після закінчення відрядження або в окремих випадках, коли немає можливості іншим способом підтвердити її тривалість.
Обов'язковою для працівника є надання авансового звіту про проведені у відрядженні витрати в самостійно розробленої в компанії формі або із застосуванням уніфікованого бланка АТ-1. Для цього йому відводиться 3 робочі дні з дня прибуття назад. Всі зазначені нюанси повинні знайти своє відображення в положенні про відрядження. крім того, в ньому потрібно закріпити перелік обов'язкових обгрунтовують документів, які додаються до звіту.
Як ознайомитися зі зразком службової записки про підтвердження часу перебування у відрядженні?
Вище вже згадувалося про необхідність складання службової записки по відрядженню як одного з основних документів, що обгрунтовують тривалість і доцільність поїздки. Її оформляють за підсумками відрядження, оскільки в ній, найімовірніше, доведеться ставити позначки в пунктах прибуття і відбуття. Доцільно передбачити в положенні виписку посвідчення про відрядження - так простіше буде підтвердити період відрядження. З заповненим зразком службової записки можна ознайомитися нижче за посиланням.
Завантажити зразок записки про підтвердження часу перебування у відрядженні.
Закріплення переліку паперів, які обгрунтовують понесені у відрядженні витрати
Щоб доїхати до місця призначення, співробітнику так чи інакше доведеться понести певні витрати. Їх розмір буде відрізнятися в залежності від місця виконання завдання: на російській території або за кордоном. Якщо для відрядження по РФ виплати, найімовірніше, обмежаться придбанням квитків, то для зарубіжних виїздів до них додадуться ще і збори за оформлення віз і закордонних паспортів.
Як засіб доставки до потрібного місця може виступати особистий чи службовий автомобіль, таксі, автобус, поїзд, літак або, при необхідності, морські або річкові судна.
Якщо використовується громадський транспорт, проблем з оформленням витрат найчастіше не виникає, оскільки завжди видаються квитки, в яких чітко вказана вартість проїзду. Технології останнім часом не стоять на місці, і досить часто на зміну паперовим документам приходять електронні. У подібних ситуаціях не виключені суперечки з інспекторами про наявність доказів зроблених витрат, достатніх для прийняття їх в податковому обліку.
Порядок оформлення та перелік необхідних підтверджуючих документів, пов'язаних з оплатою готельних або інших послуг з проживання працівника, також краще закріпити в положенні. Таким способом можна значно спростити процес визнання подібних витрат в податковому обліку, оскільки фінансові та податкові органи вимагають обов'язкового їх обґрунтування.
Особі, що також вигідніше мати належним чином оформлені документи по подібних виплат, так як, якщо відшкодування витрат буде проведено без відповідних паперів, з нього буде утримано ПДФО, розрахований з цих сум.
Способів облаштуватися в місці перебування досить багато, але найчастіше в якості приміщення для відпочинку і сну вибираються готелі. Пов'язано це, перш за все, з відсутністю складнощів в документальному оформленні витрат на проживання в них і досить простою процедурою пошуку та бронювання місць.
Затвердження нормативів добових виплат в положенні про направлення працівників у службові відрядження
Ще одна складність при введенні подібних змін виникне в разі, коли відряджені співробітники все разом обирають собі продукти для приготування їжі. Як правило, в цій ситуації вони проживають у найманому житловому приміщенні в районах з не завжди добре розвиненою інфраструктурою, там, де фактично купити готове до вживання блюдо нереально. У цьому випадку співробітники просто втратять свої гроші або втрати понесе компанія, так як в разі відшкодування у неї не залишиться іншого виходу, крім як не включати дані витрати в базу по прибутку.
Такий підхід законодавців не зовсім справедливий. Якщо документ буде схвалений і згодом набуде законної сили, представники ФНС передбачають різкий сплеск судових розглядів, пов'язаних з урахуванням витрат на відрядження. Крім того, компаніям доведеться внести коригування в існуючі положення з витрат на відрядження, для того щоб знайти якесь компромісне рішення, що враховує інтереси працівників і мінімізує ризики компанії в майбутньому.
Складнощі оформлення та обліку витрат при відрядженнях за кордон
Якщо фірмі необхідно взаємодіяти із зарубіжними партнерами, нерідко виникає потреба посилати працівників за кордон. Порядок оформлення таких поїздок і визнання витрат по ним необхідно окремо закріпити в тексті положення.
Хоча в цілому механізми відправки співробітника у відрядження із зарубіжної території і РФ збігаються, є ряд особливостей, на які слід звернути увагу. Основна відмінність полягає в порядку визначення дати перетину кордону, а також в списку витрат, які можуть бути прийняті до обліку.
Зокрема, це стосується витрат на оплату проживання і проїзд, склад яких при відрядженнях за кордон трохи ширше. Зокрема, сюди входять виплати за оформлення закордонного паспорта, візи, інших паперів, без яких неможливо перетнути кордон держави, збори консульств і аеропортів.
Ще раз потрібно згадати про те, що включати пункти про закордонні відрядження в положення слід тільки в ситуації, якщо в компанії мають місце такі операції. Щоб отримати зразок положення про службові відрядження. що значно спрощує процес написання цього документа, досить перейти по посиланню на сайті.
Завантажити зразок положення.
Положення про відрядження в якості внутрішнього регламентує документа видається компанією самостійно. У нього немає типової структури і затвердженої законодавчо форми, крім того, в розробці і наявності такого документа немає необхідності, якщо в компанії немає службових відряджень.
Наявність положення сприяє кращому обґрунтуванню понесених за підсумками відряджень витрат в податковому обліку, впорядкованості документообігу, знижує ризики судових розглядів з органами ФНС.