Досить часто перший діловий контакт - це лист, і якщо не надавати належної уваги етикету ділового листа, то знайомство може не відбутися і ви можете втратити клієнта і ділового партнера.
Дуже важливо вміти правильно писати ділові листи, завдяки чому складається сприятливе враження про вас особисто і про компанії в цілому.
Правила складання ділової кореспонденції та ведення переписки сформувалися більше 150 років тому. Прийнято вважати, що вперше вони були введені в Англії. При складанні ділових листів закордонним і вітчизняним партнерам варто враховувати деякі особливості. про які буде сказано трохи нижче.
Але, не дивлячись на відмінності, є і загальні правила, які характерні як для російського, так і для зарубіжного етикету ділового листа.
По-перше, перед тим як почати писати лист діловому партнерові, варто визначитися з наступними пунктами:
1. Вид листи (супровідний, лист-замовлення, лист-повідомлення, лист-замовлення, лист-нагадування, лист-презентація, лист-відмова, гарантійний лист і т. Д.).
2. Чи передбачається отримання відповідного листа. У деяких ситуаціях відповідь не лист не потрібно, наприклад лист-презентація.
4. Чи впевнені ви, що лист, надісланий поштою, дійде вчасно? Якщо немає, то краще скористатися факсом, послугами поштових служб експрес-доставки (DHL. UPS і ін.) Або відправити лист по електронній пошті.
По-друге, тон листа повинен бути коректним, навіть якщо цей лист-претензія. Ввічливе та простий виклад питання звучить переконливо і, як правило, позбавляє від зайвої листування. Слід також уникати неточностей і двозначності формулювань, занадто частого вживання професійних термінів і непотрібних скорочень, оскільки це може привести до необхідності подальших уточнень і в підсумку до тривалої листуванні.
По-третє, діловий лист має бути написано тільки на фірмовому бланку організації, співробітником якої ви є. Фірмовий бланк - це своєрідна візитна картка компанії, тому до листа слід ставитися з особливою увагою.
Лист треба набирати шрифтом Times New Roman Cyr розміром 12 (для оформлення табличних матеріалів), 13, 14, 15 і Times DL розміром 12, 13, 14 через 1-2 міжрядкових інтервалу.
При оформленні ділових листів номер сторінки вказують в нижньому правому куті, а в інших ділових документах -вгору посередині сторінки.
На бланках формату А4 текст листа рекомендується набирати через 1,5-2 міжрядкових інтервалу, на бланках формату А5 і менш - через один. Реквізити, що складаються з кілька рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал.
ГОСТом встановлено два стандартних формату бланків документів: А4 (210 х 297 мм) і А5 (148 х 210 мм).
Кожен документ, написаний як на бланку, так і просто на аркуші паперу, повинен мати поля (не менше): ліве - 20 мм; праве - 10 мм, верхнє - 20 мм, нижнє - 20 мм.
Такі вимоги до оформлення документів закріплені російським законодавством, але можна дотримуватися їх і при складанні ділових листів закордонним партнерам.
При зверненні в листі такі слова, як «шановний», «пан», «пані», «заступник директора», «начальник відділу» і т. Д. Слід писати повністю. В іншому випадку одержувач може подумати, що ви насправді не сильно його поважаєте. Не варто писати «Ув. г-н директор ». Таке скорочення недоречно і звучить нешанобливо.
Приклад з життя
Олексію американська звичка звернення на «ти» коштувала втрати високооплачуваної роботи. Пропрацювавши в США досить довгий час і звикнувши звертатися до свого американського начальнику просто «Джонні», Олексій в листі до потенційного російському роботодавцю звернувся на «ти»: «Дорогий Миколо!» Таке вітання глава російської компанії сприйняв як фамільярне і панібратське. У Росії звернення по імені-по батькові - це знак поваги і спосіб дотримання певної дистанції і субординації. Після отримання листа подальших контактів з боку роботодавця не було, а здобувач довго думав, в чому проблема.
При оформленні ділового листа російському партнеру важливо дотримуватися ще кілька правил.
Генеральному директору
ВАТ «АльфаЮвелір»
В. А. Лагуніну
АТ «БетаЮвелір-Холдинг»
головному бухгалтеру
В. М. Кочетова
У разі якщо ви використовуєте скорочення «пану», «пані», то спочатку треба написати прізвище, після ініціали одержувача.
Профспілкова вул. д. 82, Москва,
Образцову О. П.
вул. Садова, буд. 5, кв. 12,
м Липки, Киреевский р-н,
Тульська обл. 301264
Позначку про програму, названому в тексті листа, оформлюють таким чином.
Якщо лист містить програму без назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників; при наявності декількох додатків їх нумерують.
1. Положення про ведення внутрішнього обліку на 5 л. в 1 прим.
2. Правила підготовки та оформлення документів відділу продажів на 7 л. в 2-х прим.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують.
До складу реквізиту «підпис» входять:
- вказівка посади особи, яка підписала документ: повне - якщо документ оформлений не на фірмовому бланку, скорочене - якщо документ оформлений на офіційному бланку компанії;
- розшифровка підпису (прізвище, ініціали).
ТОВ «Гамма-ювелір» Особистий підпис А. А. Борисов
На фірмовому бланку компанії:
Генеральний директор Особистий підпис А. А. Борисов
На письмовий запит слід відповідати протягом 10 днів після його отримання.
На послання, отримані по факсу і по електронній пошті, слід відповідати протягом 48 годин, не враховуючи вихідних.
дивитися тренінг
"Візовий збір" Дивитися тренінг
"Ефективна ділова переписка