Рівень проведення семінару залежить не тільки від якості наданого матеріалу, але і від конференц-залу, який орендований для цього. Тому дуже важливо ретельно поставитися до питання вибору залу для проведення семінару. Отже, як правильно вибрати конференц-зал. Для цього варто враховувати такі фактори: місткість приміщення, рівень технічного оснащення, розташування залу і додатковий сервіс. Зупиниться на кожному з цих факторів докладніше.
Місткість залу для проведення семінару
Цей фактор залежить від того, на яке число відвідувачів розраховують самі організатори. Виходячи з передбачуваної чисельності, вибирають приміщення. Розрізняють маленькі конференц-зали, які розраховані вмістити від десяти до тридцяти людей і великі зали, які призначені для розміщення людей чисельністю від ста і вище. Існують середні за розміром зали, які користуються найбільшою популярністю серед організаторів семінарів.
Чому цей фактор відіграє таку важливу роль при виборі? По-перше, від нього залежить комфортність не тільки присутніх, але і виступають людей. Якщо зал виявиться маленьким, то людям буде душно, особливо в літню пору. Великий зал може привести до проблеми з оплатою його оренди, тобто він не окупить себе в фінансовому плані. По-друге, якщо вибрати зал, який буде не відповідати заявленій чисельності учасників, то це призведе до проблеми посадочних місць. Коли почнеться конференція, організаторам доведеться шукати додаткові місця для гостей, а це означає, що промовець буде відволікати на шум в залі, а самі гості зможуть не всі почути.
Тому, здійснюючи пошук конференц-залу, варто звернути увагу на кількість людей, яке здатний він вмістити і орендувати оптимальний за розмірами зал.
Технічне оснащення
Технічне оснащення конференц-залу це обладнання, яке дозволяє створити комфортні умови для перебування в ньому людей. До нього належать:
- освітлення, яке дозволяє учасникам перебувати в добре освітленому приміщенні, якщо немає вікон або на вулиці вечір;
- кондиціонер, створює комфортні умови перебування учасників семінару в спекотні або морозні дні;
- міні-трибуна і мікрофони з можливістю їх переміщення по залу (коли зал досить великий і людина без мікрофона буде не чуємо) дозволяють краще почути виступає або задати учасникам питання, що цікавлять, не напружуючи голосу;
І якщо оренда залу в Москві. обладнаного сучасними технічними засобами, не представляє складнощів, то в провінційних містах Росії з пошуком відповідного залу можуть виникнути проблеми.
Місце розташування конференц-залу
Цей фактор відіграє важливу роль, особливо якщо очікується багато приїжджих гостей. Якщо семінар проходить без запрошених гостей з інших міст, а учасники є жителями даного міста, то досить пошукати зал, який буде максимально зручним в питанні можливості до нього дістатися. Наприклад, він може перебувати недалеко від станцій метро або автобусних зупинок. Ідеальним варіантом розміщення приміщення для семінару вважається центр міста, незалежно від того це обласна чи районна центр.
Якщо ж на семінарі будуть присутні гості з інших міст, то найкращим варіантом прийнято вважати зал, який розміщений в готелі, в якій зупинили учасники. Це дозволяє гостям не витрачати час на дорогу, особливо якщо місто незнайомий. Для місцевих учасників семінару можна організувати транспорт до обраної готелі. Варто зазначити, що сьогодні багато організаторів семінарів вибирають конференц-зали в готелях, які розміщені за межами міста в мальовничих районах. Це дозволяє створити комфортні умови для всіх учасників семінару і насолодитися красою природи.
додатковий сервіс
До додаткового сервісу відносять можливість перекусити під час семінару, відпочити, поспілкуватися за чашкою кави і т. Д. Якщо конференц-зал обраний в готелі, то додатковий сервіс буде організований (на замовлення організаторів) в сусідній кімнаті. Учасникам надають кави, чай, вода та інші напої. Під час перекусу подають бутерброди, тарталетки і інші блюда, які дозволяють вгамувати голод. В цей час гості можуть поспілкуватися і обговорити тему семінару.
Якщо конференц-зал розташований в місті, то для кава-брейку або перекусу варто вибрати кафе або бар знаходиться поруч, де організують кави і легкі закуски. Якщо в окрузі немає відповідного кафе, а обраний зал ідеально підходить для проведення заходу, то організувати каву-брейк допоможе будь-яке кафе міста, в самому конференц-залі.
Вдале розташування конференц-залу, високий рівень технічного оснащення і наявності додаткового сервісу матиме позитивний враження на гостей і зробить семінар комфортним, а головне цікавим для учасників.
Інтернет-видання "Вибір мій"