Заповнення подорожнього листа здійснюється в наступній послідовності:
1. Під назвою документа записується дата його видачі (число, місяць, рік), яка повинна відповідати даті реєстрації виданого подорожнього листа в журналі.
2. У рядку "Режим роботи" записується код, що відповідає режиму роботи (роботи в будні дні, відрядження, підсумований облік робочого часу, щоденний облік робочого часу, робота у вихідний або святковий день, робота за графіком або поза графіком і т.д. ), відповідно до якого здійснюється нарахування заробітної плати водієві.
3. У рядках "Колона", "Бригада" записуються номери колони та бригади, в складі яких значаться автомобіль і водій.
4. У рядках, присвячених автотранспортному засобу, записують марку, державний номер, а також його гаражний номер.
5. У рядках, присвячених водієві, записуються прізвище, ініціали, табельний номер, присвоєний працівникові в транспортній організації, номер посвідчення і клас водія, що працює по даному подорожнього листа.
6. У рядках, присвячених ліцензійну картку, зазначаються відомості про її вигляді (стандартної, обмеженої), реєстраційний номер і серії.
7. У рядках "Причепи" записуються марки, державні та гаражні номери причепів і напівпричепів, що випускаються на лінію з автомобілем. Номери обмінних причепів і напівпричепів записуються за цими рядками в місцях їх перецепкі.
8. У рядку "Супроводжуючі особи" записуються прізвища та ініціали осіб, які супроводжують автомобіль для виконання завдання (вантажники, експедитори, стажист і т.д.).
9. У розділі "Робота водія та автомобіля" - відомості про виїзд і повернення автомобіля за графіком.
10. У розділі "Завдання водієві":
У графі 18 "В чиє розпорядження" на підставі заявки або разового замовлення замовника записується найменування замовника, в розпорядження якого повинен прибути автомобіль для виконання завдання.
У графі 19 "Час прибуття" записується час (в годинах і хвилинах) прибуття автомобіля до замовника згідно з його заявкою, разового замовлення або графіком роботи автомобіля за умовами договору.
У графі 22 "Найменування вантажу" записується найменування пред'являється до перевезення вантажу на підставі заявки або разового замовлення замовника.
У графі 23 "Кількість поїздок з вантажем" на підставі заявки або разового замовлення записується кількість поїздок з вантажем, необхідне для виконання завдання.
У графі 24 "Відстань" записуються відстані перевезень вантажів, визначаються за даними дорожніх органів, або по карті району (плану міста) за допомогою курвіметра, або за списком відстаней, складеним на підставі актів виміру або за показаннями спідометра автомобіля (на сезонних перевезеннях), зафіксованим актом автотранспортної організації та замовника.
У графі 25 "Перевезти тонн" записується кількість вантажу, яке необхідно перевезти для замовника.
Право зміни завдання, зазначеного в розділі "Завдання водієві", має тільки автотранспортна організація. Лише у виняткових випадках замовник може за погодженням з автотранспортної організацією змінити завдання.
11. На лицьовому боці подорожнього листа в рядку "Видати пальне" записується прописом кількість пального, необхідна до видачі для виконання завдання з урахуванням залишку пального попереднього дня роботи.
У рядку "Підпис диспетчера" диспетчер своїм підписом засвідчує правильність заповнених ним реквізитів подорожнього листа і наявність у водія посвідчення водія.
Заповнення подорожнього листа до виїзду з гаража проводиться в такій послідовності:
1. У розділі "Рух пального" в графах 9, 10 та 11 і в відповідних рядках заправник, технік з паливно-мастильних матеріалів (ПММ) або уповноважена на те особа записують кількість виданого пального.
2. На лицьовій стороні особою, уповноваженою транспортної організацією здійснювати передрейсовий медичний огляд, своїм підписом засвідчується стан здоров'я водія і можливість допуску його до управління автомобілем.
3. У розділі "Робота водія та автомобіля" в графі 5 "Показання спідометра" механік контрольно-пропускного пункту (КПП) або відділу технічного контролю (ВТК) записує показання спідометра при виїзді автомобіля на лінію, а в графі 6 "Час фактичний" штамп -Годинник проставляє фактичний час виїзду автомобіля з гаража. У разі несправності або відсутності штамп-годин час записується вручну в такій послідовності: число, місяць, години, хвилини.
4. У розділі "Рух пального" в графі 12 "Залишок при виїзді" механік КПП або ВТК записує кількість пального, що знаходиться в баках автомобіля при виїзді, і правильність усіх зроблених записів засвідчує підписом в цій графі.
5. У рядках, присвячених технічної справності автомобіля, механік КПП або ВТК засвідчує підписом передачу автомобіля водієві в технічно справному стані і дозвіл на виїзд з гаража. У рядках, що визначають водія, який прийняв автомобіль, водій підписом засвідчує прийняття автомобіля в технічно справному стані і отримання завдання на роботу.
Заповнення подорожнього листа на лінії проводиться в такій послідовності:
1. У розділі "Послідовність виконання завдання" форми N 4-з:
1.1. У графі 27 записуються послідовно номера виконаних їздець. Запис призначена для рознесення доданих товарно-транспортних документів за поїздку.
1.2. У графах 36-38 "Номери доданих товарно-транспортних документів (ТТД)" вантажовідправником записуються всі номери товарно-транспортних документів, що відносяться до даної поїздки.
1.3. У графах 28-30 "Прибуття" проставляються число і час (години і хвилини) пред'явлення шофером дорожнього листа вантажовідправнику або вантажоодержувачу біля в'їзних воріт або на контрольно-пропускному пункті в пунктах навантаження або розвантаження (крім станцій залізниць). При відсутності в'їзних воріт або контрольно-пропускного пункту зазначена графа не заповнюється, час прибуття в пункт навантаження або розвантаження проставляється в товарно-транспортної накладної (ТГН).
1.4. У графах 39 і 40 вказується найменування вантажовідправника, вантажовідправник розписується і ставить печатку, підтверджуючи правильність заповнених ним реквізитів подорожнього листа.
2. У розділі "Простої на лінії" працівник служби техдопомоги або уповноважена на те особа у відповідних графах записують причину простою, дату і час початку та закінчення простою і засвідчують ці записи своїм підписом.
3. У рядках "Особливі відмітки" на лицьовому боці записуються відомості, не передбачені формою подорожнього листа (позначки ГИБДД, замовників при відмові від завантаження автомобіля, різних дорожніх служб і т.п.).
При поверненні автомобіля в гараж заповнення подорожнього листа проводиться в такій послідовності:
1. У розділі "Результати роботи автомобіля і причепів" вказується витрата пального, час в наряді, кількість поїздок і заїздів, пробіг (згідно спідометру), обсяги перевезення.
2. У розділі "Рух пального" механік КПП або ВТК заповнює графу 13 "Залишок при поверненні" і розписується під нею. У цьому ж розділі заправник, технік з ПММ або уповноважена на те особа при здачі водієм ПММ заповнюють графу 14 "Здано" і розписуються під нею.
3. У рядку "Здав водій" водій підписом засвідчує здачу автомобіля механіку КПП або ОТК в технічно справному (несправному) стані. Механік КПП або ОТК в рядку "Прийняв" підписом засвідчує прийом автомобіля від водія в технічно справному (несправному) стані.
Після здачі водієм подорожнього листа диспетчер або інша уповноважена на те особа заповнюють його в наступній послідовності:
1. У розділі "Робота водія та автомобіля" в графі 6 "Нульовий пробіг" по таблиці відстаней диспетчер записує відстань від гаража до першого пункту навантаження і від останнього місця розвантаження до гаража.
2. У розділі "Рух пального" в графі 15 "Коефіцієнт зміни норми" диспетчер записує один загальний на весь день роботи автомобіля коефіцієнт зміни норми витрати пального, пов'язаного з роботою автомобіля за підвищеною нормі витрати пального, в графі 16 "Час роботи спецобладнання" і графі 17 "час роботи двигуна" на підставі відповідних записів у доданих до подорожнього листа ТТЛ записує відповідно час роботи спецобладнання і додатковий час роботи двигуна в особливих умовах експлуатації (робота двигат Еля, що обертає наван-зочно-розвантажувальні механізми і т.п.). Ці реквізити необхідні для визначення додаткової норми витрати пального. Правильність заповнення цих реквізитів диспетчер завіряє підписом під відповідними графами.
3. У розділі "Послідовність виконання завдання" диспетчер в графі 27 записує загальна кількість їздець (осередок "всього", а в рядку "ТГД в кількості" - загальна кількість зданих товарно-транспортних документів. За загальна кількість зданих і прийнятих товарно-транспортних документів водій розписується в рядку "Здав водій", а диспетчер - у рядку "Прийняв диспетчер".
Заповнення подорожнього листа форми N 4-п характеризується наступними особливостями:
2. Відривний талон замовника, який є підставою для пред'явлення автопідприємством рахунку на оплату транспортних послуг та додається до нього, заповнюється замовником. У ньому замовник:
2.1. На підставі пред'явленого водієм подорожнього листа заповнює у відповідних рядках номер і дату видачі подорожнього листа, найменування автопідприємства, на рухомому складі якого здійснюється перевезення вантажів, марки і державні номери прибулих автомобіля і причепів.
2.2. У рядку "Замовник" записує найменування організації, прізвище та ініціали посадової особи, відповідальної за використання автомобіля.
2.3. У рядках "Прибуття." І "Вибуття." Вказує час при прибуття та вибуття автомобіля від замовника.
2.4. У рядках "Додані ТГД" вписує номера ТГД, один екземпляр яких додається до подорожнього листа, і вказує їх загальна кількість.
2.5. У рядку "Кількість їздець" проставляє загальна кількість виконаних їздець.
2.6. У рядку "Підпис та штамп замовника" розписується і ставить штамп, підтверджуючи правильність заповнення реквізитів відповідних рядків подорожнього листа.
Відповідальність за правильне заповнення подорожнього листа несуть керівники організації, а також особи, які відповідають за експлуатацію вантажних автомобілів і беруть участь в заповненні документа.
Подорожні листи зберігаються в організації разом з товарно-транспортними документами, що дають можливість їх одночасної перевірки.