Особистий підпис існує у кожного громадянина, що дозволяє кожному з нас персоніфікувати своє становище в суспільстві. Особистий підпис, як правило, офіційно фіксується як така у документах, що засвідчують особу громадянина, які прийняті в державі. Після того як її внесли в паспорт, основний загальногромадянський документ, що засвідчує особу громадянина, підпис вважається офіційною і індивідуальної, по ній особа буде ідентифікуватися в частині виконання своїх громадянських і професійних обов'язків.
Тому, щоб документи, підписані фізичними особами, мали юридичну силу, досить, щоб поряд з їх особистим підписом перебувала і підпис нотаріуса, що свідчить, що підпис на документі зроблена саме тим, хто розписався в його присутності, хто так і розписується, що підтверджується даними паспорта. Тим самим одне із завдань нотаріуса полягає в тому, щоб в тих документах, які він свідчить, підпис фізичної особи дійсно належала цій фізичній особі і була проведена ним власноручно, без будь-яких насильницьких дій з боку будь-яких осіб.
Отже, право підпису може бути тільки у певної посадової особи організації. Право підпису поза посади не існує. Тому їм мають особи, які виконують певні посадові обов'язки, які зобов'язані скріплювати своїм особистим підписом офіційні документи від імені організації з метою їх надання в банк для підтвердження здійснюваних банківських операцій. Право підпису виникає тільки у посадових осіб організації, оскільки цим фіксується їх відповідальність за прийняті рішення. Безумовно, особистий підпис посадової особи нікуди не передається, залишається з ним і належить тільки йому, як фізичній особі, яка для виконання своїх посадових обов'язків, з огляду на володіння правом підпису, використовує її для підписання документів від імені юридичної особи. Тим самим підпис такої посадової особи має право перебувати на документах організації в якості офіційного свідоцтва, що відображає його конкретну позицію або думку. Такий стан особливо важливо при визначенні взаємних відносин між банком і організацією, а також при ідентифікації заявника, бенефіціара і клієнта банку.
Тому як тільки особа, яка виконує такі посадові обов'язки, звільняється з організації або переміщається на іншу посаду, воно позбавляється (втрачає) права підпису, яке завжди залишається в організації і переходить до тієї особи, яка призначається на цю посаду. В результаті таких посадових змін право підпису буде представлено новий особистий підписом тієї особи, яка займе посаду, що звільнилася. З цієї причини право підпису для колишнього особи буде втрачено, і документи, що подаються в банк вже після дати його звільнення або переміщення, будуть недійсні для їх поточного використання.
Правом підпису наділяється менеджмент організації, її перші особи - керівник і головний бухгалтер, які отримують, як правило, право першого та другого підпису відповідно. Право підпису означає право підписувати різні документи і ділові папери від імені організації, що є важливим для визначення взаємовідносин між банком і клієнтом.
Право підпису може бути диференційовано, тобто надано різним заступникам курирують напрямками діяльності організації або ж бути визначено лімітуються числом керівників різного рівня і конкретної посадової порядку виходячи з ситуації, що в організації ієрархії.
В організаціях право підпису, як правило, закріплюється або підтверджується наказом або розпорядженням керівника організації. При цьому, якщо дана особа має право підписувати фінансові та розпорядчі документи, що направляються в банк, про це повинно бути зазначено особливо. Такий підпис має бути присутня в Картці підписів і відбитка печатки клієнта банку. Повноваження перших осіб, а особливо керівника організації, з цього питання повинні бути підтверджені рішенням Ради директорів організації, а також даними Реєстру дискваліфікованих осіб.
Посадова особа, яка має право підпису, має підписуватися однаково на будь-яких документах, включаючи ті, що представляються в банк. На цьому наголошує певну спадкоємність, сприяє ідентифікації документів керівників і відповідальних осіб в організації, підтверджує довіру, яке делеговано власниками організації даного посадовій особі для прийняття рішень і успішного функціонування організації як учасника ринку. Тому підпис повинна бути незмінною, максимально схожою, що знову-таки направлено на підтвердження наданих повноважень в частині володіння правом підпису.
Право підпису засвідчує відповідальність особи за прийняте рішення, яке скріплюється його особистим підписом. Тому одним із принципів права підпису значиться відповідальність за відповідність реальному стану справ. Тобто документ, який надається за підписом особи, яка має таке право підпису, повинен в обов'язковому порядку відповідати реальній дійсності або фактичному стану справ, оскільки інакше це означатиме, що він не є справжнім, що може бути викликано умисними (протизаконними) або некомпетентними ( відсутністю належної кваліфікації) діями. Підпис особи, яка має право підпису документів від юридичної особи, надає будь-якого документу юридичну силу.
Право підпису дозволяє ідентифікувати посадову особу організації, яким надано право підписувати документи, як свідоцтво міри його відповідальності за прийняті рішення.
Разом з тим банк попутно для підтвердження необхідних гарантій не повинен ігнорувати процедуру ідентифікації права підпису посадової особи. Вона повинна входити в процедуру ідентифікації клієнта банку і включати в себе перевірку банком тих документів, згідно з якими таке право може бути надано. А також шляхом порівняння підпису посадової особи, наділеного таким правом, з документами, що засвідчують його особу, з Карткою підписів і відбитком печатки та низкою інших необхідних документів, що підтверджують малюнок особистого підпису такої посадової особи.
Разом з тим процедура ідентифікації права підпису посадових осіб у клієнтів банку повинна бути спрямована не тільки на з'ясування дійсного стану справ, але і на критичну оцінку фінансової керованості організації з урахуванням сформованих взаємин між її керівниками. Зовні це досить очевидно проявляється по числу посадових осіб, яким надано право тієї чи іншої підпису в організації.
Тому чим меншого числа осіб в організації надано право підпису документів, тим більшою мірою це право відповідає безпечної діяльності банку.
При проведенні ідентифікації права підпису посадової особи банк повинен розуміти, що спочатку всі права, надані менеджменту організації, лунають із боку власників (власників) цієї організації, які, по суті, будучи її бенефіціарами, має право їх регулювати і змінювати. Разом з тим порушення права підпису менеджментом організації повинно розцінюватися банком пропорційно порушення за підробку підпису, а по змістовній частині підписаних документів - як факт вчиненого злочину. Документи, підписані посадовими або іншими особами від організації, що не мають на це право підпису, не мають юридичної сили і фіктивні.
1. Що засвідчує право підпису документів?
2. Чим право підпису документів відрізняється від особистого підпису?
3. Яким принципом має право підпису документів?
4. Що дозволяє право підпису?
5. У зв'язку з чим право підпису може бути диференційовано у посадових осіб організації?