... Форми журналів предметно-кількісного обліку лікарських препаратів
Відповідно до наказу МОЗ України № 378н предметно-кількісний облік ЛП (за винятком наркотичних, психотропних і їх прекурсорів) здійснюється в журналах предметно-кількісного обліку, форма яких залежить від виду організації, де відбувається звернення ЛП:
· У виробників ЛЗ і в організаціях оптової торгівлі ЛЗ облік ведеться за формою згідно з додатком 1 до Правил реєстрації операцій, пов'язаних з обігом лікарських засобів для медичного застосування, включених до переліку лікарських засобів для медичного застосування та підлягають предметно-кількісному обліку, в спеціальних журналах обліку операцій, пов'язаних з обігом лікарських засобів для медичного застосування, затвердженого наказом МОЗ України № 378н (далі - Правила реєстрації операцій);
· В аптечних організаціях і у індивідуальних підприємців, що мають ліцензію на фармацевтичну діяльність, - за формою згідно з додатком 2 до Правил реєстрації операцій;
· В МО і у індивідуальних підприємців, що мають ліцензію на медичну діяльність, - за формою згідно з додатком 3 до Правил реєстрації операцій.
Таким чином, в МО сьогодні необхідно вести такі журнали по ПКУ ЛП:
· При наявності у МО ліцензії на роботу з наркотичними засобами та психотропними речовинами списків II і III - Журнал реєстрації операцій, пов'язаних з обігом наркотичних засобів і психотропних речовин. Якщо в МО використовуються прекурсори наркотичних засобів і психотропних речовин - Журнал реєстрації операцій, при яких змінюється кількість прекурсорів наркотичних засобів і психотропних речовин;
· Якщо в МО є аптека, то для обліку звернення ЛП, що підлягають ПКУ (за винятком наркотичних, психотропних і їх прекурсорів), в аптеці ведеться Журнал обліку операцій, пов'язаних з обігом лікарських засобів для медичного застосування за формою, наведеною в додатку 2 до наказу МОЗ Росії № 378н;
· У всіх інших підрозділах МО предметно-кількісний облік ЛП здійснюється в Журналі обліку операцій, пов'язаних з обігом лікарських засобів для медичного застосування за формою, наведеною в додатку 3 до наказу № 378н.
Порядок ведення журналів предметно-кількісного обліку лікарських препаратів
Реєстрація операцій, пов'язаних з обігом ЛЗ, ведеться по кожному торговим найменуванням ЛЗ (для кожної окремої дозування і лікарської форми) на окремому розгорнутому аркуші журналу обліку або в окремому журналі обліку на паперовому носії або в електронному вигляді.
Реєстрація операцій, пов'язаних з обігом ЛЗ, здійснюється особами, уповноваженими керівником юридичної особи на ведення та зберігання журналів обліку, або індивідуальним підприємцем, які мають ліцензію на фармацевтичну або медичну діяльність.
Записи в журналах обліку виробляються особою, уповноваженою на ведення та зберігання журналу обліку, кульковою ручкою (чорнилом) в кінці робочого дня на підставі документів, що підтверджують здійснення прибуткових і видаткових операцій з лікарським засобом.
Виправлення в журналах обліку завіряються підписом особи, уповноваженої на ведення та зберігання журналів обліку. Підчищення і не завірені виправлення в журналах обліку не допускаються.
Всі форми журналів складаються з прибуткової і витратної частини. У прибуткової частини щомісячно відображаються всі надходження облікових ЛП з обов'язковим зазначенням постачальника ЛП, дати, назви і номери прибуткового документа і кількості надійшов препарату. У видатковій частині також щомісяця відбивається, коли, кому, по якому документу і в якій кількості був відпущений препарат.
Щомісяця виводяться підсумки по приходу із залишком, загальна витрата за місяць і обчислюється залишок по журналу на кінець місяця. Фактичні залишки ЛП перевіряються комісійно на 1-е число кожного місяця, і цей залишок переноситься на 1-е число наступного місяця. Всі прибутково-видаткові операції завіряються підписом особи, відповідальної за ведення журналу.
У журналі для виробників (додаток 1 до Правил реєстрації операцій) прибуткові та видаткові операції записуються в міру їх здійснення, т. К. Протягом місяця кількість здійснюваних операцій невелика.
Форма, наведена в додатку 2 до Правил реєстрації операцій, для аптечних організацій і індивідуальних підприємців, що мають ліцензії на фармацевтичну діяльність, відрізняється тим, що записи в цьому документі про витрату ЛП здійснюються щодня на підставі рецептів або вимог МО, яких в день може надходити досить багато. Тому уповноважена особа щодня підраховує загальну кількість відпущеного препарату за первинними документами.
Рецепти і вимоги підшиваються окремо, а витрата по ним записується в журналі на різних рядках (окремо - за рецептами, окремо - за вимогами).
Форма журналу для МО (додаток 3 до Правил реєстрації операцій) відрізняється від попередніх форм тим, що витрата в ній відбивається по кожному факту відпустки ЛП в відділення МО на підставі лікарських призначень із зазначенням номера медичного документа (історії хвороби, амбулаторної картки) і прізвища хворого .
Порядок зберігання журналів предметно-кількісного обліку лікарських препаратів
Журнали обліку оформляються на календарний рік. Після закінчення року порожні сторінки прочеркиваются і журнал здається в архів організації.
Журнали обліку, які заповнюються на паперовому носії, сброшюровиваются, нумеруються і скріплюються підписом керівника юридичної особи (індивідуального підприємця) і печаткою юридичної особи (індивідуального підприємця) перед початком їх ведення.
Листи журналів обліку, що заповнюються в електронній формі, щомісяця роздруковуються, нумеруються, підписуються особою, уповноваженою на ведення та зберігання журналів обліку, і брошуруються за найменуваннями ЛЗ, дозування, лікарську форму.
Після закінчення календарного року зброшуровані листи оформляються в журнал, опечатуються із зазначенням кількості аркушів і завіряються підписом особи, уповноваженої на ведення та зберігання журналів обліку, керівника юридичної особи (індивідуального підприємця) і печаткою юридичної особи (індивідуального підприємця).
Журнал обліку зберігається в металевій шафі (сейфі), ключі від якого знаходяться у особи, уповноваженої на ведення та зберігання журналу обліку.
Прибуткові та видаткові документи (їх копії) підшиваються в порядку їх надходження по датах і зберігаються разом з журналом обліку.
Перелік лікарських препаратів, що підлягають предметно-кількісному обліку
До переліку включено 5 груп ЛЗ:
1. Наркотичні засоби і психотропні речовини списку II (додаток 2). Психотропні речовини списку III (додаток 3). Прекурсори наркотичних засобів і психотропних речовин, включені в табл. 1 списку IV (додаток 4).
2. Субстанції ЛЗ (6 найменувань).
3. Лікарські засоби, що містять речовини (їх солі) в поєднанні з фармакологічно неактивними компонентами, незалежно від їх лікарської форми.
4. Комбіновані лікарські засоби.
5. Інші лікарські засоби (6 найменувань).
Як видно з цього додатка, різні групи ЛЗ, наведених у наказі, розрізняються за ступенем обмеження їх обігу та строгості правил поводження.
Відносно ПКУ прекурсорів наркотичних засобів і психотропних речовин потрібно пам'ятати, що мова йде тільки про прекурсори, включених в табл. 1 списку IV, причому в певній концентрації - 10% або більше (додаток 4).
Потрібно звернути увагу, що в практиці МО зазначені прекурсори в концентрації 10% і більше, як правило, не застосовуються, тому найбільше значення їх облік має для виробників ЛП.
Оскільки формування Переліку ЛП, що підлягають ПКУ, згідно з постановою Уряду РФ № 342, є прерогативою Міністерства охорони здоров'я Росії, можливо видання найближчим часом нормативного документа, що визначає новий Перелік ЛП і порядок його формування.