- у кого підприємство може орендувати автомобіль;
- коли договір оренди треба завіряти нотаріально;
- які документи слід оформити при отриманні автомобіля в оренду, яку інформацію бажано відобразити в них;
- облік шин на орендованому автомобілі;
- право орендаря на податковий кредит при покупці шин для орендованого автомобіля.
Укладення договору оренди автомобіля
Підприємства досить часто орендують транспортні засоби. І рано чи пізно може виникнути потреба купити нові шини для автомобіля, взятого в оренду. Така покупка - підстава для відображення податкового кредиту з ПДВ. І щоб у орендаря не виникло з цим проблем, ми хочемо в даній статті звернути увагу на важливі нюанси, які стосуються оформлення договору оренди (щоб не було приводу визнати договір недійсним) і первинних документів з обліку шин (щоб не було сумнівів в «хазяйновитість» операції із заміни шин). Адже будь-яка прикра «дрібниця» може бути використана контролюючим органом як зачіпка для донарахування податкових зобов'язань і застосування штрафів.
Якими нормами регулюється укладення договорів оренди?
Взаємовідносини за договорами оренди регулюються ст. 759-786 Цивільного кодексу (далі - ЦК) та ст. 283-291 Господарського кодексу (далі - ГК). Про оренду автомобілів йдеться в ст. 798-805 ГК.
Сторонами орендних відносин є орендодавець і орендар. Основні характеристики договору оренди:
- передача майна у тимчасове користування (при цьому власник майна не змінюється, їм залишається орендодавець);
- повернення майна після закінчення терміну оренди;
- плата за користування (оренда не може бути безкоштовною).
Хто має право передати автомобіль в оренду?
Перш ніж взяти автомобіль в оренду, ви повинні переконатися в повноваженнях другої сторони. Передати автомобіль під найм (в оренду), тобто виступити орендодавцем, має право:
- його власник або той, кому належать майнові права на автомобіль;
- особа, уповноважена на укладення договору найму (оренди), тобто діє на підставі довіреності, договору доручення і т. п. (ст. 761 ЦК).
Документом, що підтверджує право власності на автомобіль, є свідоцтво про реєстрацію автомобіля (технічний паспорт), виданий відповідними органами (п. 7, 8, 16 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 07.09.98 р № 1388).
Хто здійснює техобслуговування і ремонт автомобіля, переданого в оренду?
Підтримувати орендований транспортний об'єкт в належному стані зобов'язаний орендар. На нього ж покладаються і всі витрати, пов'язані з використанням даного транспортного засобу (ст. 801 ЦК). Якщо в договорі оренди не вказано, яка сторона несе витрати на ремонт автомобіля, тоді вважається, що поточний ремонт виробляє орендар, а капітальний - орендодавець (ст. 776 ЦК). Який ремонт транспортних засобів вважається поточним, а який капітальним, можна дізнатися з п. 1.3, 3.12-3.19 Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затвердженого наказом Мінтрансу від 30.03.98 р № 102 (далі - Положення № 102 ).
Згідно п. 3.19 Положення № 102, операції із заміни шин не належать до реконструкції, модернізації, технічного переозброєння та інших видів поліпшень транспортних засобів. Ці операції відповідають терміну:
- або «технічне обслуговування» (далі - ТО) (це комплекс операцій по підтримці працездатності або справності виробу під час використання за призначенням, зберігання, транспортування);
- або поточний ремонт (це ремонт, який виконується для забезпечення або відновлення працездатності виробу і полягає в заміні і (або) відновленні окремих частин - п. 1.3 Положення № 102).
Таким чином, операція по заміні шин - це ТО автомобіля або його поточний ремонт.
Як оформити договір оренди автомобіля?
Договір оренди (найму) транспортного засобу укладається у письмовій формі (ст. 799 ЦК). Ви повинні простежити за тим, щоб в договір були включені всі істотні умови, такі як (ст. 284 ГК):
- об'єкт оренди (вкажіть марку автомобіля, рік випуску, номерний знак);
- вартість об'єкта оренди (по ній орендар повинен буде відображати цей об'єкт за балансом);
- період, на який укладається договір;
- сума орендної плати;
- умови відновлення орендованого майна (в разі його пошкодження з вини орендаря);
- умови повернення автомобіля після закінчення терміну оренди або достроково.
І пам'ятайте: договір оренди за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦК). Саме з моменту нотаріального посвідчення такого договору вважається укладеним (ст. 640 ЦК). А без печатки та підпису нотаріуса такий договір є недейст-вітельно.
Зверніть увагу: транспортні засоби (автомобілі) реєструються за юридичними та фізичними особами. Реєстрація автомобіля за підприємцем законодавством не передбачена - тільки за фізособою (лист Мін'юсту від 04.08.08 р № 7885-0-33-08). Тому виникає питання:
Чи треба завіряти нотаріально договір з фізособою-підприємцем?
З огляду на позитивну судову практику, договір з фізособою-підприємцем годі й посвідчувати нотаріально (п. 2.11 постанови Пленуму ВГСУ від 29.05.13 р № 12). Однак у державних органів неоднозначна думка з цього приводу. Тому такий договір краще засвідчити нотаріально, щоб уникнути судових розглядів.
Як оформити передачу автомобіля в оренду?
Разом з автотранспортним засобом орендарю передається свідоцтво про реєстрацію автомобіля (технічний паспорт), що відзначається в акті приймання-передачі.
Шина відноситься до швидкозношуваних складовим, які в процесі технічної експлуатації транспортного засобу періодично замінюються (п. 1 розд. ІІ Правил, затверджених наказом Мінінфраструктури від 26.07.13 р № 549, далі - Правила № 549). І в Інструкції, затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.99 р № 291 (далі - Інструкція № 291), чітко вказано, що облік автомобільних шин ведеться на субрахунку 207 «Запасні частини».
Згідно п. 2 розд. ХІІ Правил № 549 на кожну шину (нову, відновлену, запасну), встановлену на транспортний засіб, заводиться Картка обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини (форма наведена в додатку 5 до Норм, затвердженим наказом Мінтрансу від 20.05.06 р № 488) . Картка обліку ведеться до списання шини (або до моменту розірвання договору оренди автомобіля).
За орендованим автомобілям картки обліку заповнюються в загальному порядку, але при їх заповненні доцільно зробити позначку «орендований». Щоб правильно вести облік, потрібно мати підтверджені документально дані про пробіг шин на момент передачі автомобіля орендареві.
Як враховувати нові шини, встановлені орендарем на орендований автомобіль?
Придбані шини (неважливо, для свого або орендованого автомобіля) треба оприбутковувати на субрахунок 207. Але якщо оформлений короткостроковий договір оренди, то, як правило, необхідності в заміні шин не виникає. Така необхідність може виникнути в разі проколу шини (при відсутності запасної шини в комплекті), при сезонній заміні шин, а також при тривалій оренді автомобіля, коли шини просто зношуються.
Зверніть увагу: згідно зі ст. 779 ГК орендар не відповідає за погіршення речі, якщо це сталося внаслідок нормального її зношення або упущення орендодавця. Ось чому під час приймання автомобіля в оренду в акті приймання-передачі необхідно відобразити ступінь зносу шин, встановлених на автомобіль, і наявність запасної шини в комплекті.
Давайте подивимося, що відбувається з ПДВ в орендаря, коли він набуває шини для орендованого автомобіля. Відразу зауважимо, що особливих відмінностей через те, що шини будуть встановлені не на власний, а на орендований автомобіль, - немає. Хоча нюанси є.
Чи може орендар відобразити податковий кредит з ПДВ, коли набуває шини для орендованого автомобіля?
При покупці шин для орендованого автомобіля орендар має право на податковий кредит без подальшого нарахування податкових зобов'язань при дотриманні двох умов:
- якщо він використовує цей автомобіль в своїй господарській діяльності в оподатковуваних операціях;
- якщо в договорі оренди обов'язок по заміні шин не покладено на орендодавця.
Підставою для відображення податкового кредиту буде отримана від продавця шин податкова накладна (далі - ПН), зареєстрована в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі - ЄРПН).
Суму ПДВ орендар включає до складу податкового кредиту на дату першої події в операції - незалежно від того, будуть використані шини в його госпдіяльності чи ні, видані автошини в експлуатацію або ще немає. Це загальне правило для придбань (п. 198.3, 198.6 Податкового кодексу, далі - ПК). А вже за фактом використання автомобіля з новими шинами орендарю треба буде або відкликати податковий кредит (нарахувати податкові зобов'язання), чи ні.
Уточнимо, що першою подією може бути або перерахування передоплати продавцю шин, або отримання від нього шин (п. 198.2 ПК).
А як орендарю надійти в разі, коли шини купуються на орендований автомобіль, який не використовується в його господарській діяльності або оподатковуваних операціях?
У цьому випадку підприємство-орендар зобов'язана (п. 198.5 ПК):
- нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ, виходячи з бази оподаткування, визначеної за правилами п. 189.1 НК (т. е. виходячи з вартості придбання автошин);
- скласти не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду та своєчасно зареєструвати в ЄРПН зведену ПН по даній операції.
Як вчинити в разі, якщо орендований автомобіль, на який встановлені нові шини, використовується орендарем одночасно в оподатковуваних операціях і в операціях, що не обкладаються ПДВ?
В такому випадку орендарю треба діяти відповідно до п. 199.1 НК. А саме: визначити частку використання шин в операціях, які не обкладаються ПДВ. Виходячи з цієї частки нарахувати податкові зобов'язання і виписати на їх суму зведену ПН. Таку НН, як ми вже сказали вище, потрібно скласти не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду та своєчасно зареєструвати в ЄРПН.
Однак складання зведених ПН - це право платника податків, яким він може або скористатися, або ні. Тому на одну окрему операцію з числа названих у п. 198.5 НК (див. Пп. «А» - «г») підприємство може скласти і звичайну НН - на дату виникнення податкових зобов'язань (лист УКРІНФОРМ від 23.09.15 р № 22171 / 10 / 28-10-06-11).
Для наочності наведемо два умовних числових прикладу.
приклад 1
Підприємство орендує вантажний автомобіль марки MAN TGS в іншого підприємства. Договір оренди був укладений 02.03.15 р Орендар (ТОВ «Будінвест», займається будівництвом промислових будівель) використовує вантажівка в своїй госпдіяльності (для перевезення будматеріалів). 04.04.16 р ТОВ «Будінвест» придбало для орендованого автомобіля 4 літні шини вартістю 16 800. (В т. Ч. ПДВ - 2 800.), Що підтверджується податковими накладними, зареєстрованої постачальником 05.04.16 р
приклад 2
ПП «Кредо» (орендар) 05.10.15 р уклало з громадянином Івановим Р. А. (орендодавець) договір на оренду легкового автомобіля марки Lexus IS. Договір, як годиться, був нотаріально завірений. За умовами договору заміна шин проводиться за рахунок орендодавця. Підприємство 01.04.16 р набуло для орендованого автомобіля 4 літні шини вартістю 19 200 грн. (В т. Ч. ПДВ - 3 200.), Що підтверджується податковими накладними, зареєстрованої 04.04.16 р постачальником. Орендодавець 08.04.16 р відшкодував орендарю вартість шин.
1. Договір на оренду автомобіля повинен бути укладений у письмовій формі, а якщо стороною договору є фізична особа (просто громадянин чи підприємець) - нотаріально посвідчений.
2. Якщо підприємство-орендар несе витрати на заміну шин, воно відображає на податковий кредит з ПДВ без нарахування зобов'язань при виконанні двох умов. А саме коли:
- орендований автомобіль використовується орендарем в господарській діяльності в оподатковуваних операціях;
- в договорі обов'язок по заміні шин не покладено на орендодавця.