53. Підставою для початку даної адміністративної процедури є надходження до центрального апарату Мін'юсту Росії (територіальний орган Мін'юсту Росії) офіційних документів для надання адміністративної послуги.
54. Офіційні документи подаються до центрального апарату Мін'юсту Росії (територіальний орган Мін'юсту Росії) заявником особисто або надсилаються поштовим зв'язком або кур'єрською службою доставки.
55. Датою надходження документів є дата їх реєстрації в центральному апараті Мін'юсту Росії (територіальному органі Мін'юсту Росії).
56. Прийом і реєстрацію офіційних документів здійснює фахівець, уповноважений приймати документи. При цьому офіційні документи і запит заявника на надання державної послуги, що надійшли поштовим зв'язком або доставлені кур'єрською службою доставки, попередньо реєструються в структурному підрозділі центрального апарату Мін'юсту Росії (територіального органу Мін'юсту Росії), що здійснює документальне забезпечення вхідної кореспонденції.
57. Фахівець, уповноважений приймати офіційні документи, при надходженні документів встановлює відсутність підстав для відмови в прийомі документів, передбачених пунктом 34 Адміністративного регламенту.
Максимальний термін виконання адміністративного впливу становить 10 хвилин на кожен документ.
58. У разі встановлення підстав для відмови в прийомі офіційних документів, передбачених пунктом 34 Адміністративного регламенту, фахівець, уповноважений приймати документи, негайно повідомляє уповноваженому посадовій особі про встановлення підстав для відмови в прийомі документів.
Уповноважена посадова особа розглядає підстави для відмови в прийомі офіційних документів, встановлені фахівцем, уповноваженим приймати документи.
Максимальний термін виконання адміністративного впливу становить 10 хвилин на кожен документ.
59. У разі прийняття уповноваженою посадовою особою рішення про відмову в прийомі офіційних документів фахівець, уповноважений приймати документи, в усній формі роз'яснює заявнику підстави для відмови в прийомі документів, в тому числі роз'яснює заявнику, як усунути обставини, що перешкоджають прийому документів (якщо такі обставини переборні), а також інформує заявника про порядок оскарження прийнятого рішення про відмову в прийомі офіційних документів і повертає заявнику подані документи.
60. На письмову вимогу заявника фахівець, уповноважений приймати документи, готує проект листа заявнику про відмову в прийомі документів (в письмовій вимозі заявник вказує спосіб отримання ним такого листа - на руки або поштовим зв'язком).
У проекті листа фахівець, уповноважений приймати документи, викладає встановлені підстави для відмови в прийомі офіційних документів, роз'яснює заявникові, як усунути обставини, що перешкоджають прийому документів (якщо такі обставини переборні), інформує заявника про порядок оскарження прийнятого рішення про відмову в прийомі офіційних документів.
Підготовлений проект листа з додатком офіційних документів, поданих заявником, фахівець, уповноважений приймати документи, представляє на підпис уповноваженій посадовій особі.
61. Уповноважена посадова особа підписує лист про відмову в прийомі офіційних документів і передає фахівця, уповноваженій приймати документи.
62. Фахівець, уповноважений приймати документи, видає лист про відмову в прийомі офіційних документів з додатком поданих офіційних документів заявнику на руки або передає зазначений лист і офіційні документи в структурний підрозділ центрального апарату Мін'юсту Росії (територіального органу Мін'юсту Росії), відповідального за документаційне забезпечення вихідної кореспонденції для відправки заявнику.
63. У разі надходження офіційних документів і запиту щодо надання адміністративної послуги поштовим зв'язком або кур'єрською службою доставки письмову відмову в прийомі офіційних документів з додатком офіційних документів передається до структурного підрозділу центрального апарату Мін'юсту Росії (територіального органу Мін'юсту Росії), відповідальну за документаційне забезпечення вихідної кореспонденції , для відправки заявнику.
64. Термін підготовки листа заявнику про відмову в прийомі офіційних документів не повинен перевищувати 1 робочого дня з дня подання документів.
65. У разі встановлення відсутності підстав для відмови в прийомі офіційних документів, передбачених пунктом 34 Адміністративного регламенту, фахівець, уповноважений приймати документи, вносить в журнал обліку вхідних документів для проставлення апостиля (додаток N 4 до Адміністративного регламенту) запис про прийом офіційних документів, яка містить:
порядковий номер запису;
дату прийому офіційних документів;
найменування та реквізити офіційних документів;
назва держави пред'явлення офіційних документів;
прізвище та ініціали фахівця, який прийняв офіційні документи.
При надходженні офіційних документів з письмовим запитом заявника про надання адміністративної послуги поштовим зв'язком або кур'єрською службою доставки фахівець, уповноважений приймати документи, робить позначку в графі 7 журналу про надходження офіційних документів поштовим зв'язком. У графи 3, 4 і 5 журналу фахівцем, уповноваженим приймати документи, вносяться відомості відповідно до письмового запиту заявника.
Також допускається ведення в електронному вигляді журналу обліку вхідних офіційних документів для проставлення апостиля, в тому числі з використанням автоматизованих інформаційних систем.
Максимальний термін виконання адміністративного впливу становить 5 хвилин на кожен з представлених офіційних документів.
66. Фахівець, уповноважений приймати документи, оформляє розписку про прийом офіційних документів (додаток N 5 до Адміністративного регламенту), в якій зазначаються:
дата прийому офіційних документів;
дані заявника (прізвище та ініціали фізичної особи, найменування юридичної особи);
кількість прийнятих офіційних документів;
назва держави пред'явлення офіційних документів;
порядковий номер запису в журналі обліку вхідних офіційних документів, представлених для проставлення апостиля;
дата видачі офіційних документів і графік прийому заявників;
прізвище та ініціали фахівця, який прийняв документи.
Спеціаліст, уповноважений приймати документи, ставить в розписці свій підпис.
Розписка про прийом офіційних документів може бути заповнена в електронному вигляді (у тому числі з використанням автоматизованих інформаційних систем), з одночасним роздруком розписки для передачі її заявникові.
Максимальний термін виконання дії становить 5 хвилин.
67. Фахівець, уповноважений приймати документи, передає заявнику розписку. Заявник розписується в отриманні розписки про прийом офіційних документів у відповідній графі журналу обліку вхідних документів для проставлення апостиля або на другому екземплярі розписки (в разі ведення в електронному вигляді журналу вхідних документів для проставлення апостиля).
68. Після виконання дій з прийому та реєстрації офіційних документів, що надійшли для надання адміністративної послуги, фахівець, уповноважений приймати документи, передає прийняті офіційні документи фахівця, уповноваженій на складання апостиля.
69. Максимальний термін виконання адміністративного впливу - протягом робочого дня.