Друк змінних даних вимагає створення шаблону і наявності бази даних про клієнтів. Шаблон зазвичай створюється в програмному забезпеченні у вигляді макету сторінки, а дані клієнтів беруться в основному зі звичайних баз даних комп'ютера. Інформація бази даних може управлятися і змінюватися до формату найбільш підходящого програмі друку змінних даних.
Найголовніше при друку персоналізованих документів - база даних, в якій якраз і міститься персональна інформація. І саме при роботі з базами найчастіше відбуваються самі прикрі помилки.
У більшості випадків для їх виготовлення використовують програму Miсrosoft Excel, яка багато речей вміє робити автоматично: наприклад, перетворювати дати в числа і навпаки, змінювати введені номера на одиницю і вставляти отримане число в наступний рядок, «втручатися» в орфографію. Іноді це призводить до плачевних результатів. Особливо в поєднанні з використанням програми Word.
Втім, це аж ніяк не означає, що ці програми погані. Вони мають масу унікальних можливостей. Але тут важливо зрозуміти, що треба дуже добре знати всі тонкощі і ретельно перевіряти введені дані, перш ніж віддати документ на друк. Погодьтеся, буде дуже прикро викидати тираж тільки через те, що виявляться помилки в даних.
Програми друку змінних даних можуть існувати як самостійні, бути інтегрованими в RIP або існувати як опції для звичайних графічних додатків.
Програми кожного типу мають свої специфічні можливості і властивості. Деякі можуть бути дуже легкими у використанні, але не мати необхідних можливостей. Інші можуть бути потужними, але складними в обігу і які вимагають для роботи з ними кваліфікованих фахівців.
Всі продавці цифрового друкарського обладнання пропонують можливість друку змінних даних, але не всі цифрові друкарні успішно працюють на цьому ринку.
Якщо ви вирішили надрукувати персоналізовану продукцію своїми силами, ця інформація або допоможе вам, або переконає все ж віддати замовлення фахівцям.
Після того, як таблиця в Excel готова, можна запустити програму Word і використовувати її спеціальну функцію для отримання документа на основі таблиці Excel, в якій на кожній сторінці буде постійна інформація (з Word) з вставленої в неї змінної (з Excel). Залишиться тільки роздрукувати цей багатосторінковий документ на принтері або цифровій друкарській машині. Все це цілком працездатний, але є один нюанс: якщо постійна частина інформації «важка» (містить велику кількість ілюстративного матеріалу), то друкуватися такий документ буде дуже довго, і навіть якщо різниця всього в одну букву, кожна нова сторінка буде окремо надсилатися на принтер і заново обраховуватися.
Якщо ж потрібна складна персоналізація з ілюстраціями різних видів, різними текстовими полями, динамічно генеруються областями, то вже не обійтися без спеціалізованих засобів для роботи зі змінними даними. Їх поставляють багато компаній, і вони зазвичай прив'язані до будь-якої цифровій друкарській машині і спочатку призначені для використання її функцій. У машину надходить одна копія постійної інформації, а потім додається тільки відміну наступної смуги від попередньої. В результаті обсяг даних скорочується у багато разів і час роботи теж. Хороша цифрова машина друкує сторінки зі змінною інформацією з такою ж швидкістю, як і тиражує однакові.
Є й окремо розташовані програмні продукти, наприклад популярний PrintShop Mail. За допомогою цієї програми можна створити вельми складні персоналізовані документи, що містять різні види поєднань як ілюстративної, так і текстової інформації. Програма створює багатосторінковий документ, який друкується досить довго.
Втім, окремі її функції дозволяють отримати спеціальні команди управління растровими процесорами, які дозволяють обійти цю проблему, і тоді друк буде йти набагато швидше. Але далеко не у всіх растрових процесорах є подібні функції (у більшості офісних пристроїв вони відсутні), так що все одно доведеться друкувати посторінково.
Так що якщо персоналізовані документи складні, то краще за все віддати їх друкувати на спеціальні машини професіоналам. Це в підсумку виявиться набагато простіше. Єдине, що все-таки доведеться зробити самостійно, - налагодити і ретельно перевірити базу даних з інформацією. Навіть найдосвідченіші «цифрові друкарі» цього за вас зробити не зможуть. А якщо в базі будуть помилки, то всі вони «чарівним» чином виявляться в друкованому тиражі. І пред'являти претензії в такому випадку можна буде тільки собі.
Що можна використовувати в якості змінних даних?
Практично всі, що є у вашій БД:
- унікальні коди і штрих коди;
- будь-які графічні елементи;
Перший рядок містить не самі змінні дані, а назви їх "полів". Самі змінні дані розташовуються в стовпцях під назвою полів.
Після цього кожне змінне поле може бути розташоване в будь-якому місці макета постійної частини для нього може бути обраний свій шрифт, колір і т.п.
Принадність data merge в тому, що змінні дані можуть бути будь-які - цифри, букви, імена, прізвища та т.д.
Розгляну на прикладі пропуску. Там повинні бути вказані номер і прізвище-ім'я-по батькові.
1. Створюємо файл в excel, куди забиваємо всі ті дані, які повинні будуть вказуватися в документі (рис. 01). Перший рядок - заголовок стовпців, ну а далі власне самі дані. Зберігаємо як Текст Юнікод (* .txt).
Клацаємо на "прізвище" - вставляється колонка з прізвищами і т.д.
Повинно бути як на малюнку 02.
Якщо поставити прапорець на превью - зрозуміло, будуть показувати ті дані, які будуть вставлятися.
3. Клацаємо на кнопці в кутку, називається Create Merged Document. З'являються різні настройки, які можна налаштувати, як захочеться. І щоб на одному аркуші було одне запрошення (тоді створюється документ, кількість сторінок в якому дорівнює кількості позицій в базі), і щоб на одному аркуші була купа цих запрошень, в загальному, всяко.