Чи всі документи можна готувати довго і докладно?
Чи не небезпечно цілий день обробляти вхідні документи і доводити їх до кінцевих виконавців тільки на наступний робочий день?
З обробкою яких вхідних документів варто поквапитися?
Які вихідні документи потрібно підготувати оперативно?
У деяких організаціях в силу специфіки діяльності (наприклад, в банківській сфері) існує цілий ряд локальних нормативних актів, що регулюють порядок і терміни роботи з різними видами документів. Відкинувши загальноприйнятий поділ документів на організаційні, розпорядчі, інформаційні, довідкові, ділові, кадрові (по особовому складу організації), розділимо всі документи, оброблювані в процесі діяльності організації (в тому числі входять ззовні), на:
- підлягають звичайному документообігу;
- підлягають прискореному документообігу.
Чи не встановлюючи класифікації документів відповідно до «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання» [1] і не зачіпаючи формування номенклатури справ [2]. визначимо види документів (як вхідних, так і вихідних), які в силу різних факторів повинні оброблятися швидше за інших.
Документи щодо ЗАПИТАМ контролюючими й наглядовими ОРГАНІВ
Отже, в організацію надійшов запит від контролюючого органу. За правилами обробки всіх вхідних документів цей запит:
- спочатку реєструється;
- потім віддається керівнику на ознайомлення і визначення виконавця;
- далі (найчастіше) - на експертизу правомірності запиту в юридичний відділ;
- повертається секретарю для передачі його виконавцю;
- передається виконавцю для підготовки відповіді, копій документів та виконання інших дій в залежності від вимог, викладених у запиті.
Зазначені етапи проходження запиту контролюючого органу, як правило, не перевищують двох робочих днів. При цьому багато обумовлено початком перебігу строку в залежності від часу надходження документа. Якщо документ, наприклад, принесли кур'єрською службою о 17:50 в організацію, яка працює до 18:00, то, як правило, в цей же день даний документ тільки буде зареєстрований як вхідний. Решта етапи його обробки почнуться вже на наступний день. Тим часом запити контролюючих органів можуть містити вимоги про надання документів, їх копій, інформації, у тому числі довідкового характеру в певні терміни. А ці документи ще потрібно знайти і підготувати.
1. Не всі документи підлягають безумовному поданням ініціатору запиту.
2. Не кожному ініціатору запиту документи повинні бути надані.
3. У кожному конкретному випадку необхідно встановлювати:
правомірність вимог ініціатора запиту;
обсяг повноважень ініціатора запиту;
статус запитуваної інформації (відкритого доступу або обмеженого).
Час підготовки та подання документа може залежати від того, який державний орган, навіщо і які документи запитує у організації. У більшості випадків термін два робочих дня є цілком прийнятним і розумним, що дозволяє якісно підготувати і передати до контролюючого органу документи для перевірки. На прикладі деяких контролюючих органів, наділених повноваженнями щодо витребування тих чи інших документів / інформації у організацій, з посиланням на нормативні акти з'ясуємо, які терміни передбачені законом для підготовки відповідей на їхні запити (див. Таблицю).
Терміни підготовки відповідей на запити контролюючих органів
ДОКУМЕНТИ кадрового обліку (З ОСОБОВОГО СКЛАДУ); ПОВ'ЯЗАНІ З ТРУДОВИМИ ВІДНОСИНАМИ
Термін підготовки тих чи інших документів залежить від багатьох факторів:
Від ініціатора підготовки документа.
Якщо документ, пов'язаний з трудовими відносинами, готується за запитом працюючого в цій організації або вже колишнього (звільнився) працівника, то термін виготовлення не повинен перевищувати три робочих дні з дати подачі заяви.
Якщо документ запитується правоохоронними органами відповідно до їх повноважень, документ потрібно надати в зазначений в запиті строк.
Якщо документ запитується пенсіонером і вже є архівні дані (наприклад, по заробітній платі за певні роки), то підготовка відповіді здійснюється в терміни, встановлені в організації для підготовки архівних довідок і виписок.
Від події, з яким пов'язана видача копій та оригіналів документів, пов'язаних з трудовими відносинами.
Якщо підготовка документа пов'язана зі звільненням працівника, всі документи повинні бути готові до дня звільнення і видані працівникові в цей же день. При неможливості їх видачі в певних ситуаціях слід керуватися порядком, встановленим ст. 84.1 ТК РФ.
Звичайно, найчастіше видачею документів при звільненні займається кадрова служба (або, при її відсутності, секретар).
Якщо звільнення підлягає працівник, який в день звільнення не виходив на роботу (або є дистанційним працівником і ін.), То всі документи, зв'язкові з припиненням трудових відносин, направляються йому поштою. Відправленням документів в більшості випадків займається саме секретар.
Для того щоб правильно визначати термін, протягом якого необхідно направити за запитом документи з особового складу (документи кадрового обліку), можна:
1) встановити і класифікувати терміни в інструкції з діловодства (або іншому локальному акті) (Приклад 5). Можна не встановлювати кваліфікацію термінів в залежності від органу, який звертається з вимогою, а встановити єдиний прискорений термін виконання запитів від органів контролю і нагляду (Приклад 6).
2) кожен раз піддавати дані запити прискореному документообігу з метою доставки їх виконавцю в найкоротші терміни. При цьому відповідальність за правильне визначення терміну підготовки відповіді на запит покласти на виконавця (Приклад 7).
Слід зазначити, що опрацювання термінів і методичне закріплення їх в локальному акті - найбільш ефективний спосіб прискорення документообігу.
Виконавець може забути про термін, не знати тонкощів перебігу строків для підготовки певних документів і т.д. Людський фактор, на жаль, ніхто не відміняв. Тим часом, неподання документа в термін може загрожувати організаціям штрафом, позаплановою перевіркою контролюючих органів, судовими позовами працівників (колишніх і теперішніх), і навіть залученням до адміністративної відповідальності за порушення трудового законодавства та інших нормативних правових актів (ст. 5.27 КоАП РФ). Виконавця ж, як правило, можна буде залучити (і то не завжди) лише до дисциплінарної відповідальності.
Організаційно-розпорядчі ВНУТРІШНІ ДОКУМЕНТИ ОРГАНІЗАЦІЇ
В організації готується багато внутрішніх документів, в тому числі офіційних для третіх осіб:
- установчі документи, документи про призначення виконавчих органів (статут, установчий договір, протоколи загальних зборів учасників та ін.);
- документи до проведення внутрішніх заходів (засідання ради директорів, правління і т.д.);
- організаційно-розпорядчі, локальні нормативні акти організації (правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату, штатний розклад, посадові інструкції, накази, розпорядження);
- документи внутрішнього допоміжного використання, в тому числі довідково-інформаційного характеру (акти, службові записки, протоколи службового розслідування, листи, факси та ін.).
Підготовка зазначених документів визначається встановленими в конкретній організації термінами. Законом дані терміни не врегульовані. Виняток становлять лише деякі документи, пов'язані з процедурними питаннями кадрового діловодства.
Наприклад, наказ про проведення заходів по скороченню штату повинен бути виданий (і, відповідно, підготовлений) не пізніше ніж за два місяці до фактичної дати звільнення працівників. З урахуванням часу, даного законом на повідомлення працівників про майбутнє звільнення, термін підготовки такого наказу - завчасно і раніше ніж два місяці до фактичної дати звільнення працівників. Акти, як правило, складаються негайно для фіксації певного факту (наприклад, акт про відсутність вкладення в рекомендований лист складається негайно після відкриття конверта і встановлення даного факту).
ВИХІДНІ ЛИСТИ
До вихідних відносяться листи:
Всі ці листи готуються в звичайному режимі в терміни, встановлені окремим розпорядженням керівника, в тому числі усним, наприклад, на ранковій планерці.
ВХІДНІ ЛИСТИ І ДОКУМЕНТИ
- виконавчі листи;
- постановлення судового пристава-виконавця;
- порядку правоохоронних органів;
- запити правоохоронних та контролюючих органів.
ДОВІДКИ З АРХІВУ
Пересилання непрофільних запитів за належністю в інші організації або архіви, а також інформування про це заявника повинні здійснюватися в 5-денний термін з моменту звернення.
Про ФОРМАХ НАДАЮТЬСЯ ДОКУМЕНТІВ, ЩО ВПЛИВАЮТЬ НА ТЕРМІН ПІДГОТОВКИ
Звичайно, в більшості випадків мова йде про надання копій і виписок з документів, і в рідкісних випадках - про оригінали. В останньому випадку, наприклад, документ-оригінал (трудова книжка) видається працівникові на руки при його звільненні. Оригінали також видаються слідчим органам при виробництві виїмки (зі зняттям і залишенням копій в організації). Слід зазначити, що при процедурі надання оригіналів термін - мінімальний.
СПОСОБИ ПРИСКОРЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
Часто використовуються такі способи:
1. В інструкції з діловодства (або іншому локальному акті, що регулює питання документообігу всіх або деяких документів в організації) прописуються види документів, що вимагають прискореного документообігу, а також терміни їх обробки / підготовки.
При реєстрації документа і приміщенні його сканованою копії в базу даних програми процедура обробки документа і підготовки відповіді на запит починається автоматично. Терміни виконання виставляються автоматично (встановлені програмою). Порушення терміну виконання дій, запропонованих певного виконавцю, загрожує йому залученням до дисциплінарної відповідальності за невиконання посадових обов'язків.
3. У вже існуючі в організації локальні акти (наприклад, в інструкцію з діловодства) вводяться зразки відповідей на різні види запитів від різних органів. Багато організацій вважають за краще ввести окремий альбом зразків ділових листів.
Слід зазначити, що другий спосіб через вартість самої програми і її подальшого впровадження більше застосуємо у великій організації з численними філіями і підрозділами, в тому числі розташованими далеко один від одного територіально.
1. Як правило, при проведенні перевірки організації контролюючим органом документи, довідки повинні бути представлені організацією в термін, встановлений в самому запиті. Скорочений термін найчастіше дається на подання документів при позаплановій перевірці.
2. У деяких випадках документи з особового складу (кадрового обліку) направляються працівникові в певний день (іноді з надмалим терміном підготовки). Ці документи, а також запити їх підлягають прискореному документообігу (за винятком випадків підготовки архівних довідок і виписок).
3. Організаційно-розпорядчі документи готуються в звичайні встановлені для їх підготовки терміни відповідно до вимог інструкції з діловодства (або іншого локального нормативного акту) організації. Для окремих видів документів встановлюються найкоротші терміни (наприклад, деякі види актів повинні оформлятися негайно).
5. Довідки та виписки, так само як інформація з архіву організації, готуються в звичайному режимі, але можливі винятки з правил за рішенням організації.