Що потрібно зробити, які документи вимагати від контрагента і як сформувати таке досьє, щоб в разі претензій з боку податкового органу або судового розгляду довести прояв такої обачності.
- Діюча виписка з ЕГРЮЛ (30 днів)
- Свідоцтво про постановку на податковий облік (ІПН)
- Свідоцтво про державну реєстрацію (ОГРН)
- Ліцензії або спеціальні дозволи
Документи запитуються в копіях, завірених підписом керівника контрагента і печаткою. Підшиваються в папку (заведіть стандартну папку «Контрагенти», з розбивкою по кожному) і зберігаються протягом 4-5 років (як і бухгалтерські і податкові документи).
Якщо договір (контракт) буде підписаний не керівником (виконавчим органом, який має право діяти без довіреності), то повноваження підтвердить оригінал або завірена копія довіреності. У довіреності має бути зазначено термін дії та повноваження підписанта - перевірте, чи має він право укладати таку угоду.
Також накази про призначення уповноважених осіб або довіреності на право підпису слід запитувати, якщо первинні облікові документи (особливо це стосується рахунків-фактур) підписувати не генеральний директор і не головний бухгалтер. Конкретний тип документів повинен бути зазначений в дорученні. Підшиваються в ту ж папку за відповідним контрагенту.
У деяких випадках намагаються запитувати бухгалтерську і навіть податкову звітність, а також копії паспортів керівників та головбухів. Однак ваш партнер має повне право вам відмовити в наданні такої інформації. Що найчастіше і відбувається. У той же час, якщо ви самі працюєте з якимось великим держзамовником, така відмова з вашого боку може негативно вплинути на результат переговорів і зірвати заплановану угоду.
Все вищевикладене не може дати вам 100% гарантію, що до вас не будуть пред'явлені претензії з боку податкових органів, але дасть додаткові аргументи при суперечках з ними, в тому числі і в судах.