Про електронний взаємодії
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Про електронний взаємодії
Терміни переходу на електронну взаємодію будуть визначені додатково після проведення тестових перевірок.
У зв'язку з викладеним Міністерства освіти та науки Росії доручає:
вивчити доданий Регламент електронної взаємодії Міністерства освіти та науки Росії з органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації, які здійснюють управління у сфері освіти і державне регулювання в науковій, науково-технічній та інноваційній сферах, і підвідомчими організаціями;
організувати підготовку відповідних організацій до роботи в системі електронної взаємодії, навчання персоналу, налагодження необхідного обладнання, доопрацювання відповідного програмного забезпечення, визначення робочих місць і порядку надсилання та отримання документів в електронному вигляді;
Регламент електронної взаємодії Міністерства освіти і науки Російської Федерації з органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації, які здійснюють управління у сфері освіти і державне регулювання в науковій, науково-технічній та інноваційній сферах, і підвідомчими організаціями
I. Загальні положення
1.1. Регламент електронної взаємодії Міністерства освіти і науки Російської Федерації з органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації, які здійснюють управління у сфері освіти і державне регулювання в науковій, науково-технічній та інноваційній сферах, і підвідомчими організаціями (далі - Регламент) встановлює загальні правила організації обміну електронними повідомленнями між Міністерством освіти і науки Російської Федерації (далі - Міністерство), органами виконавчої влади су 'ектов Російської Федерації, які здійснюють управління у сфері освіти і державне регулювання в науковій, науково-технічній та інноваційній сферах, і підвідомчими Міністерства освіти та науки Росії організаціями (далі - Організації галузі) за допомогою програмного модуля "Взаємодія".
1.2. Основною метою Регламенту є формування загальних правил документаційного взаємодії системи електронного документообігу та контролю виконання доручень Міністерства освіти та науки Росії (далі - СЕДКП) з системами електронного документообігу Організацій галузі (далі - СЕД), що включає в себе передачу електронних повідомлень і метаданих між ними.
Основним завданням Регламенту є формування єдиної ефективної процедури документаційного обміну між Міносвіти Росії і Організаціями галузі за рахунок автоматизації процесу перевірки, реєстрації і контролю виконання документів, а також автоматичного інформування зацікавлених сторін про зміни статусу цих документів.
1.3. Регламент носить тимчасовий характер до введення в дію підсистем Електронного уряду, що забезпечують передачу документів між федеральними органами виконавчої влади, регіональними органами виконавчої влади та підвідомчими організаціями.
1.4. Під взаємодією в цьому Регламенті розуміється обмін електронними повідомленнями (ведення службового листування в електронній формі) між учасниками електронного документообігу, в тому числі:
напрямок і отримання в електронній формі рішень і доручень Міністра освіти і науки Російської Федерації, його заступників та керівників структурних підрозділів Міністерства;
отримання інформації про хід розгляду учасниками електронної взаємодії електронних повідомлень, в тому числі доручень Міністра освіти і науки Російської Федерації, його заступників та керівників структурних підрозділів Міністерства;
напрямок в електронній формі доповідей та інших документів Міністру освіти і науки Російської Федерації, його заступникам та керівникам структурних підрозділів Міністерства;
здійснення учасниками електронної взаємодії погоджувальних процедур по проектам нормативних правових актів в електронній формі.
1.5. Положення цього Регламенту поширюються на організацію обміну електронними повідомленнями, які утримуються в них електронними образами документів, включаючи їх підготовку, обробку, облік, зберігання, використання та контроль виконання, здійснювані за допомогою програмного модуля "Взаємодія".
1.6. Положення цього Регламенту не поширюються на організацію роботи з електронними повідомленнями, що містять відомості, що становлять державну таємницю, і службову інформацію обмеженого доступу (поширення).
1.8. Обмін електронними повідомленнями при здійсненні електронної взаємодії здійснюють працівники служби діловодства та інші уповноважені працівники учасників електронної взаємодії (далі -уполномоченние працівники).
Уповноважені працівники несуть персональну відповідальність за недотримання вимог цього Регламенту і за відповідність змісту електронної копії документа змісту оригіналу документа на паперовому носії (при його наявності).
1.9. Правила роботи з документами, отриманими з використанням програмного модуля "Взаємодія", встановлюються відповідними інструкціями з діловодства в Міністерстві і в Організаціях галузі.
1.10. Зареєстровані в системі електронного документообігу документи передаються між працівниками структурних підрозділів Міністерства та Організацій галузі в електронному вигляді, тобто у формі електронної реєстраційної картки (далі - ЕРК) з поточним набором реквізитів і прикріпленими файлами документів.
1.11. Організація і вдосконалення електронної взаємодії та контроль дотримання встановленого порядку роботи з електронними документами в структурних підрозділах Міністерства здійснюється Адміністративно-господарським департаментом, в Організаціях галузі - службами діловодства.
1.12. Встановити, що документи в електронному повідомленні, отримані або спрямовані з допомогою програмного модуля "Взаємодія" є обов'язковими для виконання.
II. Основні поняття
Документ - офіційний документ, створений державним органом, органом місцевого самоврядування, юридичною або фізичною особою, оформлений в установленому порядку і включений в документообіг федерального органу виконавчої влади;
електронний документ - документ, в якому інформація представлена в електронно-цифровій формі;
електронний образ документа - електронна копія документа, виготовленого на паперовому носії;
сканування документа - отримання електронного образу документа;
система електронного документообігу - інформаційна система, що забезпечує збір документів (включення документів в систему), їх доопрацювання, управління документами і доступ до них;
електронний документообіг - документообіг із застосуванням інформаційної системи;
оформлення документа - проставлення необхідних реквізитів, встановлених правилами документування;
реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення документа;
оригінал документа - перший або єдиний примірник документа;
шаблон бланка (уніфікованої форми документа) - бланк документа (уніфікована форма документа), представлений в електронній формі;
СЕДКП - відкрита модульна система електронного документообігу та контролю виконання доручень Міністерства;
адміністратор СЕДКП - працівник служби технічної підтримки;
служба технічної підтримки - структурний підрозділ Міністерства, Організації галузі або стороння організація, що здійснює організаційно-методичне керівництво і контроль за організацією діловодства з використанням системи електронного документообігу;
служба діловодства - структурний підрозділ Міністерства або Організації галузі, на яку покладено функції з відправлення та одержання електронних повідомлень за допомогою програмного модуля "Взаємодія";
програмний модуль "Взаємодія" - спеціальне програмне забезпечення, що використовується в системі електронного документообігу та призначене для організації обміну електронними повідомленнями та метаданими документів;
МЕДО - система міжвідомчого електронного документообігу між федеральними органами виконавчої влади Російської Федерації;
електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису, що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі.
III. Вимоги до організації взаємодії
3.1. Програмний модуль "Взаємодія" забезпечує автоматизацію процесу документаційного взаємодії Міністерства з Організаціями галузі в частині передачі документів і метаданих в електронному вигляді.
3.3. Організація взаємодії передбачає максимальне використання програмно-технічних засобів, наявних в Організаціях галузі, і можливість поетапного підключення Організацій галузі до процесу взаємодії.
Порядок взаємодії з Міністерством визначається Інструкцією по роботі з програмним модулем "Взаємодія" Міністерства освіти і науки Російської Федерації (додаток до цього Регламенту *).
________________
* Додаток см. За посиланням. - Примітка виробника бази даних.
3.4. Для організації взаємодії використовуються наступні компоненти:
існуючі компоненти - системи електронного документообігу, поштові сервера Міністерства і Організацій галузі;
3.5. Для функціонування системи електронної взаємодії Організацій галузі потрібно:
операційна система Windows з встановленою на ній Java машиною версії не нижче 1.6;
не менше 1 Гб вільної оперативної пам'яті, використовуваної для роботи самої системи електронної взаємодії;
зовнішня пам'ять в обсязі, достатньому для зберігання прийнятих і переданих документів (залежить від їх кількості та обсягу), рекомендується не менше 100 ГБ;
взаємодія з поштовим сервером для прийому і передачі документів з використанням пропонованих сервером портів. Наприклад, для роботи через GMail потрібна взаємодія з поштовим сервером Google по портам 465 і 995;
директорія для розміщення папок прийнятих і переданих документів, доступна користувачу на запис.
3.6. Не допускається відправка по системі електронної взаємодії наступних документів:
документи, до яких додаються проекти нормативних правових актів;
документи з позначкою "Для службового користування";
документи, що містять персональні дані громадянина;
документи, що мають в додатку брошури, книги, газети, журнали, карти, текстові та інші матеріали формату, що перевищує А4, прошиті і засвідчені печаткою;
документи, що містять додатки обсягом понад 200 аркушів.
3.7. Відправлення електронних документів по системі електронної взаємодії здійснюється без їх дублювання на паперовому носії.
3.8. Допускається відправка по системі електронної взаємодії документів, підписаних електронним цифровим підписом (далі - ЕЦП).
Відправка документів по системі електронної взаємодії, підписаних ЕЦП, допускається при обов'язковому використанні сертифікованих уповноваженими органами виконавчої влади коштів ЕЦП, що дозволяють ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації, що міститься в електронному документі і тільки після проведення тестових випробувань.
IV. Інформацію про відправку вихідних електронних документів з СЕДКП з використанням програмного модуля "Взаємодія"
4.1. Відправка вихідних електронних документів з Міністерства з використанням програмного модуля "Взаємодія" здійснюється:
документів за підписом Міністра освіти і науки Російської Федерації або його заміщує - відділом діловодства Адміністративно-господарського департаменту;
документів за підписом заступників Міністра та керівників структурних підрозділів Міністерства - секретарем відповідного структурного підрозділу, працівники якого виконували документ.
4.2. Для відправки вихідних документів з Міністерства зазначеними в п.4.1 цього Регламенту працівниками необхідно:
зареєструвати вихідний документ в СЕДКП;
вказати в полі "Вид відправки" ЕРК вихідного документа значення "Взаємодія";
зберегти ЕРК вихідного документа;
знайти в робочій області користувача головного вікна програми СЕДКП збережену ЕРК вихідного документа, виділити її, натисканням правої клавіші миші вибрати команду "Виконання сценарію", потім команду "Відправити документ по електронній пошті" і виконати сценарій.
У разі якщо необхідно відправити раніше зареєстрований вихідний документ, то знаходиться в СЕДКП ЕРК вихідного документа і прикріплюється до робочої область користувача головного вікна програми СЕДКП. Після чого виконується вище зазначеного сценарію "Відправити документ по електронній пошті".
V. Порядок прийому вхідних електронних документів, які направляються в Міносвіти Росії організаціями галузі
5.1. Прийом і реєстрація вхідних електронних документів до Міністерства з Організацій галузі з використанням програмного модуля "Взаємодія" здійснюється:
5.2. Вхідні електронні документи з Організацій галузі, що надходять за допомогою програмного модуля "Взаємодія", автоматично реєструються в СЕДКП зі створенням ЕРК-шаблону для кожного електронного документа в групі документів "Надійшли з Організацій галузі". При цьому структуровані дані електронного документа автоматично переносяться до відповідних поля ЕРК документа.
5.4. Працівниками Міністерства, зазначеними в п.5.1 цього Регламенту:
щодня проглядається папка Робочого кабінету користувача "Надійшли з Організацій галузі";
при надходженні вхідних документів відкривається ЕРК групи документів "Надійшли з Організацій галузі" і через закладку "Додатково" ЕРК вхідного документа в поле "Група" змінюється зазначена група документів шляхом вибору необхідної групи документів з довідника СЕДКП і натискається кнопка "Замінити". При цьому з'являється ЕРК вхідного документа з присвоєним відповідним групі документа реєстраційним номером і заповненими полями;
виробляється редагування полів ЕРК вхідного документа і направляється на доповідь керівництву Міністерства та структурних підрозділів Міністерства для розгляду і прийняття рішення.
5.6. Подальша робота з вхідних електронних документом здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства Міністерства.
VI. Порядок прийому вхідних електронних документів в організаціях галузі з використанням програмного модуля "Взаємодія"
6.2. Службою діловодства Організації галузі обробляється отриманий документ в СЕД Організації галузі або іншим чином.
6.3. Якщо СЕД Організації галузі має кошти для автоматичної реєстрації і відсилання повідомлень про статус виконання документа, то вона відсилає на центральний поштовий сервер ці повідомлення при настанні відповідних подій.
6.3. Обробка електронних повідомлень за допомогою програмного модуля "Взаємодія" здійснюється відповідно Інструкцією по роботі з програмою взаємодії Міністерства освіти і науки Російської Федерації (додаток до цього Регламенту *).
________________
* Додаток см. За посиланням. - Примітка виробника бази даних.
VII. Інформацію про відправку вихідних електронних документів з використанням програмного модуля "Взаємодія" в організаціях галузі
7.1. В Організації галузі здійснюється підготовка вихідного електронного документа для направлення до Міністерства, його реєстрація в СЕД Організації галузі або іншим встановленим способом і сканування.
7.2. На основі даних вихідного документа формується електронне повідомлення у відповідності зі специфікаціями МЕДО і відповідно Інструкцією по роботі з програмним модулем "Взаємодія" Міністерства освіти і науки Російської Федерації (додаток до цього Регламенту *).
________________
* Додаток см. За посиланням. - Примітка виробника бази даних.
7.3. Через програму поштового клієнта або програмний модуль "Взаємодія" сформований електронне повідомлення направляється на центральний поштовий сервер.