Рахунок-фактура є важливим формальним документом, який дає підставу для прийняття пред'явлених сум ПДВ до відрахування або відшкодуванню. Наявність рахунку-фактури і правильне його заповнення є необхідною умовою для відрахування або відшкодування ПДВ. Адже відповідно до статті 169 НК РФ рахунки-фактури, складені і виставлені з порушенням порядку, встановленого пунктами 5 і 6 зазначеної статті НК РФ, не можуть бути підставою для прийняття пред'явлених покупцеві продавцем сум податку до відрахування або відшкодуванню. Таким чином, законодавець фактично поклав на покупця контроль за продавцем за двома напрямками: 1) складання рахунку-фактури в установленому порядку; 2) виставлення рахунку-фактури в установленому порядку. Причому в такому контролі зацікавлений саме покупець, оскільки тільки його економічні інтереси будуть ущемлені в разі виявлення податковим органом порушень встановленого порядку.
ОСОБЛИВОСТІ СКЛАДАННЯ РАХУНКІВ-ФАКТУР ПРИ ВИКОНАННІ ДОГОВОРІВ ДОРУЧЕННЯ, КОМІСІЇ АБО агентського договору Ці особливості наведені в листі МНС РФ від 21.05.01 N ВГ-6-03 / 404 "Про застосування рахунків-фактур при розрахунках з податку на додану вартість". А саме: 1. При реалізації товарів (робіт, послуг) за договором доручення рахунок-фактура від імені довірителя виставляється на ім'я покупця. 2. При реалізації посередником, який виступає від свого імені. товарів (робіт, послуг) комітента, принципала рахунок-фактура виставляється посередником в двох примірниках від свого імені. Номер зазначеного рахунку-фактурі присвоюється посередником відповідно до хронології виставляються ним рахунків-фактур. Один примірник передається покупцеві, другий - підшивається в журнал обліку виставлених рахунків-фактур без реєстрації його в книзі продажів. Комітент (принципал) виставляє рахунок-фактуру на ім'я посередника з нумерацією відповідно до хронології виставляються комітентом (принципалом) рахунків-фактур. У книзі покупок посередника цей рахунок-фактура не реєструється. Показники рахунку-фактури, виставленого посередником покупцеві, відображаються в рахунку-фактурі, що виставляється комітентом (принципалом) посереднику і реєструється в книзі продажів у комітента (принципала). 3. Посередник виставляє довірителю, комітенту, принципалу окремий рахунок-фактуру на суму своєї винагороди за договором доручення, комісії, агентським договором. Цей рахунок-фактура реєструється в установленому порядку у повіреного, комісіонера, агента в книзі продажів, а у довірителя, комітента, принципала - в книзі покупок. 4. При придбанні товарів (робіт, послуг) через повіреного (агента) підставою у довірителя (принципала) для вирахування податку на додану вартість по придбаних товарах (роботах, послугах) є рахунок-фактура, який виставляється продавцем на ім'я довірителя (принципала). 5. Якщо рахунок-фактура виставлений продавцем на ім'я комісіонера (агента), то підставою у комітента (принципала) для прийняття податку на додану вартість до відрахування є рахунок-фактура, отриманий від посередника. Рахунок-фактура виставляється посередником комітенту, принципалу з відображенням показників з рахунку-фактури, виставленого продавцем посереднику. Обидва рахунки-фактури у посередника в книзі покупок і книзі продажів не реєструються. Комісіонер і агент можуть вказати суму посередницької винагороди в одному рахунку-фактурі з вартістю товарів (робіт, послуг) окремими рядками із зазначенням відповідних сум ПДВ. При реалізації посередником від свого імені одному покупцю товарів (робіт, послуг) комітента, принципала одночасно з реалізацією власних товарів (робіт, послуг) даного покупцеві посередник може виставити єдиний рахунок-фактуру на зазначені товари (роботи, послуги).
ОСОБЛИВОСТІ СКЛАДАННЯ РАХУНКІВ-ФАКТУР ОРГАНІЗАЦІЯМИ, МАЮТЬ ВІДОКРЕМЛЕНІ СТРУКТУРНІ ПІДРОЗДІЛИ Ці особливості наведені в листі МНС РФ від 21.05.01 N ВГ-6-03 / 404 "Про застосування рахунків-фактур при розрахунках з податку на додану вартість": 1) рахунки-фактури на відвантажені товари (виконані роботи, надані послуги) виставляються покупцям безпосередньо відокремленими структурними підрозділами. При цьому рахунки-фактури повинні бути завірені підписами осіб, уповноважених на те наказом по організації, а також печаткою відокремленого підрозділу (до 01.01.02); 2) нумерація рахунків-фактур проводиться в порядку зростання номерів в цілому по організації. Можливо як резервування номерів у міру їх вибірки, так і присвоєння складових номерів з індексом відокремленого підрозділу; 3) журнали обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, книг покупок і книг продажів ведуться структурними підрозділами у вигляді розділів єдиних журналів обліку, єдиних книг покупок і продажів організації; 4) за звітний податковий період зазначені розділи книг покупок і продажів представляються відокремленими підрозділами для оформлення єдиних книг покупок і продажів платника податків та складання декларацій з податку на додану вартість.
ЖУРНАЛИ ОБЛІКУ ОТРИМАНИХ І виставленого рахунка-фактури У тексті Правил немає визначення того, що є "журнали обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур". Оскільки в даних "журналах" зберігаються рахунки-фактури (пункт 1 Правил), то можна припустити, що це - звичайні підшивки рахунків-фактур. В такому випадку з пункту 2 Правил слід, що у покупців рахунки-фактури повинні бути підшиті в міру їх надходження від продавців, а у продавців - в хронологічному порядку. І має бути дві папки: для отриманих і для виставлених рахунків-фактур. При цьому в журналі обліку отриманих рахунків-фактур повинні бути тільки оригінали. а в журналі обліку виставлених рахунків-фактур - другі екземпляри рахунків-фактур. В силу пункту 6 Правил, журнали обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур повинні бути прошнуровані, а їх сторінки пронумеровані. Очевидно, що робити це слід після закінчення будь-якого податкового періоду * (і вже обов'язково - перед податковою перевіркою). На відміну від книги покупок і книги продажів, дані журнали не обов'язково скріплювати печаткою, оскільки Правилами це не встановлено.
* В залежності від кількості рахунків-фактур - помісячно, раз в квартал або раз на рік.
КНИГА ПОКУПОК І КНИГА ПРОДАЖ Обидві книги повинні бути прошнуровані, сторінки пронумеровані і скріплені печаткою. Робиться це перед відкриттям книги. При наявності великої кількості покупців або продавців дозволяється ведення книги покупок і книги продажів з використанням комп'ютера. У цьому випадку на кожен податковий період створюється нова книга, оскільки відповідно до пункту 28 Правил після закінчення податкового періоду, але не пізніше 20 числа місяця, наступного за податковим періодом (місяцем, кварталом), книга покупок і книга продажів роздруковуються, сторінки нумеруються, прошнуровуються і скріплюються печаткою. У пункті 19 Правил вказується, що в книзі продажів реєструються рахунки-фактури, виписані в одному екземплярі одержувачем фінансової допомоги, грошових коштів на поповнення фондів спеціального призначення, в рахунок збільшення доходів або інакше пов'язаних з оплатою товарів (виконання робіт, надання послуг), відсотків за векселями, відсотків за товарним кредитом в частині, що перевищує розмір відсотка, розрахованого відповідно до ставки рефінансування ЦБ РФ, страхових виплат за договорами страхування ризику невиконання договірних обов'язковою льств. При застосуванні цього пункту необхідно враховувати, що дані суми, відповідно до статті 162 НК РФ, повинні бути пов'язані з розрахунками по оплаті товарів (робіт, послуг). У книзі продажів є графа 9 "N п / п з книги покупок". Однак даних цієї графи може виявитися недостатньо для правильної ідентифікації раніше придбаних товарів (робіт, послуг). Наприклад, якщо покупка ставилася до попередніх років. Очевидно, що в цьому випадку в графу 9 доведеться вписувати додаткові відомості. Однак найкращим виходом, думається, було б введення в обидві книги нової крайній правій графи "Примітки". У цій графі можна було б робити будь-які записи, що полегшують роботу з книгами. Власне кажучи, ніхто не перешкоджає підприємствам ввести таку графу самостійно.
Організаційні ЗАХОДИ 1. Якщо керівник організації бажає, щоб відповідно до пункту 6 статті 169 НК РФ посадові особи організації (включаючи відокремлені підрозділи) отримали законне право підписувати рахунки-фактури, то він повинен видати відповідний наказ або видати довіреність. 2. Керівник наказом може покласти на уповноважену ним особу контроль за правильністю ведення книги покупок і книги продажів (пункти 15 і 27 Правил). 3. Повинна бути забезпечена схоронність книг покупок і продажів протягом повних 5 років з дати останнього запису. 4. Порядок оформлення рахунків-фактур, книг покупок і продажів в відокремлених підрозділах повинен бути відображений в обліковій політиці організації для цілей оподаткування (лист МНС РФ від 21.05.01 N ВГ-6-03 / 404 "Про застосування рахунків-фактур при розрахунках по податку на додану вартість ").