Про штабному підрозділі ми говоримо навіть тоді, коли там працює всього одна особа; про штабному відділі - якщо під керівництвом керівника працюють один або кілька штабних працівників.
Начальник штабного відділу займає по відношенню до своїх співробітників таке ж становище, як і будь-який інший лінійний начальник. Він дає розпорядження і приймає рішення. Однак тут мова йде про його функції начальника тільки по відношенню до своїх співробітників і про організацію роботи всередині відділу. Ставлення штабу або його керівника до лінії при цьому не зачіпаються.
Необхідно чітко собі уявляти, що при розмежуванні штабних і лінійних функцій мова йде про поведінку працівників усередині підприємства. Функції співробітника, що виходять за межі підприємства, які не залежать від того, є він штабним або лінійним працівником.
4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ШТАБНИХ ПІДРОЗДІЛІВ.
Лінія і штаб повинні відповідати за те, що вони роблять. Відповідальність у штабу не менше, аніж у лінії. У той час як лінія відповідає за свої рішення, штаб несе відповідальність за консультування та інформування. Звідси можна говорити про відповідальність лінії за прийняття рішень і відповідальності штабу за консультацію.
5. Особливості вимог, що пред'являються до співробітників штабних підрозділів.
З поставлених перед штабом завдань випливають особливі вимоги до співробітників, які займають такі посади. Вони відрізняються від вимог, що пред'являються до співробітників лінійних підрозділів.
Найважливішими критеріями, що визначають вимоги до кваліфікації співробітників штабних підрозділів, є:
1.Склонность і схильність до штабній роботі
Оскільки штабна робота вимагає застосування наукових методів, то співробітник штабного органу повинен сам мати схильність і схильність до наукової роботи. Він повинен бути вільний від віри в непогрішність наявних рецептів, догматизму та надмірної оцінки практичної діяльності та рутини. З іншого боку він не повинен переоцінювати чисто теоретичні знання. Він повинен вміти знаходити синтез з практики, досвіду та теорії і використовувати це на підприємстві. Штабна робота повинна бути з'єднанням науковості та практики. Перебільшуючи можна сказати, що штабний працівник повинен керуватися наступним питанням:
«Як можна покращити в результаті застосування нових знань те, що і так вважається хорошим?»
Це питання, що стосується кожного співробітника в зв'язку з обов'язком шукати шляхи інтенсифікації праці на своїй ділянці діяльності, є для штабного працівника центральним завданням.
2.Профессіональная кваліфікація і виробничий досвід
Спеціальні професійні знання є умовою придатності співробітника для роботи в штабі. Далі він повинен мати бажання постійно підвищувати свою кваліфікацію. Однак однієї професійної кваліфікації ще недостатньо. До неї повинні приплюсовуватиметься ще досвід і практика.
Часто відбувається помилка, коли молодих недосвідчених працівників, тільки прийшли з інституту, беруть на роботу в штабні підрозділи. Такі співробітники постійно зазнають труднощів при консультуванні начальника або лінійних підрозділів. Їх теоретичні знання ще свіжі завдяки недавно закінченої навчанні могли б принести користь фірмі, але їм не вистачає практичного досвіду, щоб зробити конкретні висновки з них. А це має вирішальне значення при штабній роботі.
3.Готовность до роботи в анонімності
Оскільки штабна робота спрямована на те, щоб за допомогою інформування та консультування підготувати рішення для інших осіб, то діяльність співробітників штабних підрозділів залишається анонімною. Якщо на підставі їх консультації начальники приймають певні заходи, то роблять це від свого імені, а про штаби, які провели попередню роботу і часто навіть народили ідею, ніхто не згадує.
Працівник штабу повинен бути задоволений тим, що його консультація і інформація дали позитивні результати. Для нього визнання його роботи має полягати в тому, що лінія при ухваленні рішення покладалася на його думку. Чи буде при цьому названо його ім'я чи ні, для нього не повинно грати ніякої ролі. Однак начальник в рамках своєї управлінської діяльності зобов'язаний заохотити його за особливі успіхи, як і будь-якого лінійного працівника.
4. Громадянська мужність
Завдання, пов'язані з консультуванням, накладають на співробітника штабного органу обов'язок виражати і захищати свою точку зору, навіть якщо вона йде врозріз з панівним думкою і він змушений «плисти проти течії». Щоб бути здатним на це, необхідно володіти поряд з люб'язністю і контактність при веденні переговорів, незалежністю мислення, діловитістю, нейтральністю, мужністю і певної твердістю, особливо тоді, коли штабний працівник знає, що його думка суперечить точці зору начальника та інших лінійних підрозділів. Нікому не піде на користь, якщо штабний працівник буде іншим «заглядати в рот».
Висловлювати свою думку у ввічливій, але твердої формі зобов'язаний природно і кожен співробітник лінії. Але це тільки частина його діяльності. А для штабу ця задача є основною.
Однак співробітники штабів повинні вміти і програвати. Штабний працівник, відчуває себе скривдженим, якщо начальник відхиляє його пропозицію, впертий і не робить висновків з помилок, буде в штабі нема на своєму місці. Він не враховує, що той, кого він консультує, має право приймати чи не приймати його рада.
Співробітник, що не дотримується цей основний принцип і предпринимающий все, щоб довести, що незгода з його рекомендацією є неправильним, не розуміє сутність своєї штабний функції. Це означає не відмову від своєї точки зору в дусі покірливого смирення, а навпаки, повага рішень, прийнятих іншими особами, що несуть за це відповідальність.
5. Здатність і встановлення контакту
Для співробітників штабу бесіда є основним засобом управління. Той, хто хоче успішно працювати консультантом, мусить уміти керувати людьми, як і той, хто приймає рішення і дає вказівку, тільки за допомогою інших засобів. Він повинен переконувати за допомогою своїх аргументів і спробує домогтися в бесіді того, чого інші досягають за допомогою вказівок. Це дуже важке завдання, що вимагає особливих якостей керівництва. Тому, якщо працівник штабу хоче домогтися своєї мети, то він повинен вміти встановлювати хороший людський контакт і добре знати правила ведення бесіди.
6. Володіння технікою штабної роботи
Незалежно від вищевказаних умов, необхідних для проведення успішної штабної роботи, потрібно грунтовне знання техніки штабної роботи. Висококваліфікований співробітник, який не має таких знань, не дивлячись на свою наукову підготовку і практичний досвід залишиться тільки штабним «підмайстром», а не працездатним працював у штабі. Співробітник, який бажає успішно працювати на штабній посаді повинен: