Як вже було сказано, основне значення для діяльності міжнародних конференцій мають їх регламенти, які містять процедурні правила, що регулюють порядок їх роботи. Кожна конференція має власні процедурні правила, які приймаються узгодженим рішенням її учасників. Разом з тим, в якості звичайної практики в міжнародних відносинах закріпилися неписані правила і норми, яких дотримуються при проведенні будь-якої міжнародної конференції.
Зокрема, при формуванні складу делегацій окремих держав повинен дотримуватися принцип паритету (відповідності), в силу якого все делегації повинні очолюватися посадовими особами приблизно одного рівня і з рівним обсягом повноважень. Недотримання цього правила не тільки є порушенням звичайної міжнародної ввічливості, а й часто перешкоджає досягненню цілей конференції.
Що стосується повноважень делегатів конференції. то вони повинні бути документально підтверджені та представлені оргкомітету конференції або спеціально створеному органу з перевірки повноважень. Повноваження повинні, по-перше, підтверджувати право даної особи (осіб) представляти свою державу на конференції, а по-друге, визначати коло здійснюваних цією особою дій, що тягнуть за собою правові наслідки для його держави. Згідно зі звичаєм, обсяг повноважень повинен відповідати цілям конференції. Відсутність документально підтверджених повноважень позбавляє всі дії відповідної делегації юридичного значення як для самої конференції, так і для акредитуючої їй держави.
На рівні міжнародного звичаю склалася також практика надання членам делегацій на міжнародних конференціях певних імунітетів. гарантують вільне виконання делегаціями своїх функцій.
Самі регламенти міжнародних конференцій безпосередньо включають в себе процедурні правила. що стосуються:
1) порядку затвердження порядку денного конференції;
2) порядку обрання (формування) керівних і допоміжних органів конференції та їх повноважень;
3) статусу і функцій секретаріату конференції;
4) організаційно-правових форм роботи конференції;
5) порядку прийняття рішень;
6) офіційних і робочих мов конференції;
7) статусу учасників, спостерігачів та інших запрошених осіб;
8) порядку зміни і доповнення процедурних правил.
Організаційно-правові форми роботи конференції - це порядок її діяльності по безпосереднього обговорення питань, включених до порядку денного. Так, конференція може обговорювати ці питання виключно на своїх пленарних засіданнях за участю всіх делегацій. Якщо ж коло обговорюваних питань дуже широкий, основне обговорення може бути перенесено в комітети (секції), які за результатами своєї роботи пропонують конференції варіанти підсумкових рішень. Сам процес обговорення може включати в себе основну доповідь (тоді конференція повинна затвердити основного доповідача), співдоповіді, а також короткі виступи (репліки) або дебати учасників. Можливе проведення обговорення шляхом надання слова всім учасникам конференції або тільки тим, хто побажав виступити. Нарешті, відомі випадки проведення конференцій в формі "круглого столу", коли доповіді та дебати йдуть паралельно. Процедурними правилами встановлюється черговість виступаючих або порядок її визначення, а також максимальна тривалість одного виступу. Регламент конференції містить положення про кворум, необхідний для роботи конференції та її допоміжних органів і прийняття ними рішень. Нарешті, процедурні правила в цій частині передбачають форму внесення учасниками конференції своїх зауважень і пропозицій (усна або письмова).
Основною частиною процедурних правил є норми, що встановлюють порядок прийняття проміжних і підсумкових рішень конференції. У більшості випадків рішення на міжнародних конференціях приймаються шляхом голосування, яке, в свою чергу, може бути відкритим, закритим і поіменним. Рішення приймаються більшістю голосів від зареєстрованих або беруть участь в голосуванні делегацій: простим - з процедурних питань, кваліфікованим - при прийнятті підсумкових рішень. Якщо інтереси учасників міжнародної конференції повністю збігаються, підсумкові рішення можуть прийматися без голосування, за допомогою аккламацією (оплесків та інших форм схвалення). Якщо, навпаки, між інтересами учасників виникли суттєві протиріччя, на конференції може використовуватися так званий "пакетний" метод прийняття рішень. який передбачає взаємні поступки учасників. Ці поступки зводяться в єдиний "пакет", і включаються в текст підсумкового рішення. Метод всеосяжного пакету інтересів був застосований, зокрема, при виробленні Конференцією ООН з морського права Конвенції ООН з морського прав 1982 року. Інший спосіб прийняття рішень на міжнародних конференціях - метод консенсусу, при якому рішення вважається прийнятим за відсутності офіційних заперечень учасників. З одного боку, даний метод дозволяє будь-якому учаснику заблокувати відповідний варіант рішення. З іншого боку, як показує практика, прийняті шляхом консенсусу рішення конференцій згодом краще виконуються державами. При прийнятті рішень на міжнародних конференціях кожна делегація, незалежно від кількості її членів, має тільки один голос. Правом брати участь в голосуванні і підписувати підсумкові рішення конференції мають лише ті делегації, повноваження яких належним чином засвідчені.
Процедурні правила містять також норму закону про офіційних і робочих мовах конференції. Про те, які мови визнані офіційними і робочими, організатори конференції повинні заздалегідь сповістити її учасників. На офіційних мовах публікуються всі офіційні рішення конференції, робляться доповіді в головних органах, ведуться протоколи і видаються інші документи, що мають відношення до її роботи. Робочі мови використовуються для виступів учасників, дебатів і протоколювання засідань. У ряді випадків, для зручності учасників конференції та економії коштів, кількість робочих мов конференції зменшують. Тоді всі виступи на конференції вимовляються на 1-3 мовах, а підсумкові та офіційні документи публікуються на 5-6 мовах.
Як показує практика, процедурні правила конференцій спрямовані на вирішення двох основних завдань: максимально повного і об'єктивного обговорення питань порядку і раціональної організації проводяться в рамках конференції заходів.