Трудовим кодексом РФ встановлено, що працівники торгових фірм зобов'язані проходити медогляди. А Кодексом РФ про адміністративні правопорушення передбачена відповідальність за недотримання цієї вимоги. Причому в цьому році термін давності притягнення організації до адміністративної відповідальності за такого порушення збільшений (з трьох місяців до року).
У кого повинні бути медкнижки
У статті 213 Трудового кодексу РФ сказано: «Працівники організацій харчової промисловості, громадського харчування і торгівлі, водопровідних споруд, лікувально-профілактичних і дитячих установ, а також деяких інших роботодавців проходять зазначені медичні огляди (обстеження) з метою охорони здоров'я населення, попередження виникнення та поширення захворювань ».
Крім того, навіть серед працівників продуктових магазинів є винятки. В даному випадку мова йде про керівників, фахівців бухгалтерії і відділу кадрів, які не мають безпосереднього контакту з клієнтами та продукцією, - проходити медогляди вони не зобов'язані.
Врахуйте: якщо людина не пройшла медогляд (коли той обов'язковий), він може бути усунений від роботи. При цьому керівника організації (як і саму організацію) можуть притягнути до адміністративної відповідальності за статтею 6.3. Кодексу РФ про адміністративні правопорушення. Подібне порушення тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 500 до 1000 руб. (Такий же штраф накладається на підприємців); на організацію - від 10 000 до 20 000 руб. або призупинення діяльності на строк до 90 діб.
Облік витрат на медогляд і отримання медкнижок
Порядок бухгалтерського і податкового обліку витрат на медогляди і оформлення медкнижок залежить від характеру витрат. На практиці, як правило, або працівники самостійно йдуть до медичного закладу і оформляють там медкнижку, а потім підприємство компенсує понесені ними витрати. Або організація сама укладає договір з медичним закладом і централізовано проводить медогляди і оформлення медкнижок працівникам.
Розглянемо різні ситуації.
Компенсація витрат працівників на медогляди
Спочатку розглянемо такий варіант обліку витрат.
Податок на прибуток. Витрати торгової фірми на оплату обов'язкових медичних оглядів працівників можна віднести до витрат на забезпечення безпечних умов праці.
Податок на доходи фізичних осіб. Оплата роботодавцем медоглядів працівників і оформлення медкнижок, зумовлених вимогами трудового законодавства, не може бути визнана економічною вигодою (доходом) працівників. Таким чином, суми компенсації не будуть обкладатися податком на доходи фізичних осіб (лист № 03-03-06 / 4/84).
Страхові внески. З огляду на, що витрати роботодавця на проведення медичних оглядів працівників та оформлення медкнижок є виробничими витратами організації, необхідними для здійснення її діяльності, з них не потрібно нараховувати страхові внески.
Спрощена система оподаткування. При «спрощенку» податкову базу можна зменшити на матеріальні витрати (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 Податкового кодексу РФ). Їх склад визначається відповідно до статті 254 Податкового кодексу РФ (п. 2 ст. 346.16 Податкового кодексу РФ). У підпункті 6 пункту 1 статті 254 Податкового кодексу РФ вказані витрати на контроль за дотриманням встановлених технологічних процесів, здійснюваний сторонніми організаціями.
Бухгалтерський облік. Суми, виплачені фірмою в якості компенсації витрат працівників на медичні огляди та оформлення медкнижок, враховуються у складі витрат на продаж (рахунок 44). При цьому в якості кореспондуючого рахунку, на нашу думку, доцільно використовувати рахунок 73.
Приклад. Іванова влаштовується на посаду товарознавця в продовольчий магазин. Вона пройшла попередній медичний огляд, і їй була оформлена медкнижку. Всі пов'язані з цим витрати (8000 руб.) Іванова оплатила сама. Однак згодом ці суми їй компенсувала організація.
В обліку організації бухгалтер записав:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 73
-8000 руб. - нарахована компенсація за проведений медогляд;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
-8000 руб. - виплачена компенсація.
Організація врахувала суми компенсації в складі витрат, що зменшують оподатковуваний прибуток. При цьому ПДФО і страхові внески на ці суми не нараховувалися.
Організація централізовано проводить медогляди
В такому випадку в бухобліку виникають нюанси. Так як організація укладає договір з медичним закладом, в її обліку відображаються розрахунки з цією установою. При цьому витрати на оплату медичних послуг включаються до складу витрат на продаж. Таким чином, виставляння медучреждением рахунку на оплату послуг з проведення медичних оглядів та оформлення медкнижок відображається записом за дебетом рахунка 44 і кредитом рахунка 60 (76).
Передача організацією медкнижок працівникам
Торгова фірма може централізовано закупити бланки межкніжек, щоб потім видати їх працівникам. У бухобліку вартість медкнижок буде включена до складу витрат по звичайних видах діяльності (при цьому для обліку бланків суворої звітності передбачено рахунок 006 «Бланки суворої звітності», на якому вони враховуються за вартістю придбання).
Приймаються такі витрати і при оподаткуванні прибутку.
Що стосується передачі медкнижок працівникам, тут існують дві позиції. Перша полягає в тому, що при передачі працівникам медкнижок відбувається передача права власності на бланки книжок від організації до працівників на оплатній основі, тобто має місце реалізація. Відповідно при такому підході медкнижки розглядаються як товар.
Друга позиція полягає в тому, що передача роботодавцем медкнижки працівникові відбувається в рамках виконання покладених на роботодавця обов'язків. В цьому випадку бланки медкнижок не зважають товаром.
Щодо ПДВ точка зору фінансового відомства наступна. Видача працівникам медкнижок за плату є реалізацією товарів, а тому обкладається ПДВ. Однак, на наш погляд, дана позиція не безперечна: купуючи медкнижку, організація не прагне до отримання прибутку, а лише виконує вимоги законодавства.
Якщо фірма не сплачує ПДВ при видачі працівникам медкнижок, то вона не зможе відшкодувати «вхідний» ПДВ по ним (він буде враховуватися у вартості книжок).
Торгова фірма може або компенсувати працівникам витрати на медогляд і оформлення медкнижок, або оплатити такі витрати безпосередньо медустанові. Але в будь-якому випадку, якщо мова йде про медогляд, який обов'язковий для працівника, організація зможе зменшити свої податкові зобов'язання на вироблені витрати. Причому утримувати з працівника ПДФО з суми сплаченого медогляду та оформлення медкнижок не потрібно.