Ознайомтеся з відповідями на наступні питання:
Підготовка до свята. З чого почати підготовку до особистого події або масового заходу?
Перш за все, слід визначитися з цілями і завданнями заходу. Припустимо, мета - організувати і провести захід на 70 гостей в ресторані в класичному варіанті з шоу-програмою і ведучими. Виходячи з основної мети, визначаємо завдання:
1. Дата і час проведення свята.
2. Вибір ресторану. При виборі ресторану слід звернути увагу на розташування закладу, площа залу, рівень обслуговування, меню і сервіс. На меню і сервіс необхідно звертати увагу, якщо ви вибираєте виїзне ресторанне обслуговування (кейтеринг), при організації заходу на природі або в приватному будинку за містом.
3. Після вибору ресторану або обслуговуючої організації затверджується меню.
4. Далі визначаємося з оформленням приміщення. Тут все залежить від польоту фантазії і, вибачте вже за грубий прагматизм, товщини гаманця.
5. Тепер гості. Ви приблизно знаєте, кого будете запрошувати. Залишається тільки розробити дизайн запрошень, роздрукувати їх в необхідній кількості, а в ресторан повідомити точну кількість гостей. Враховуйте і те, що пригостити потрібно не тільки гостей, а й запрошених артистів. Цей параметр може бути визначений побутовим райдером артистів (як правило, вимоги висувають популярні артисти).
7. Транспорт. Він буде необхідний, якщо гостей потрібно доставити на місце проведення заходу та назад або просто розвезти по домівках. Питання з транспортом слід опрацювати завчасно, щоб у паніці після заходу не шукати транспортну компанію. Ми працюємо з транспортними компаніями, чия надійність, пунктуальність і гнучкість перевірена роками і чиї можливості дозволяють нам врахувати абсолютно всі ваші побажання.
8. Розміщення. Н еобходимо бронювання номерів для гостей виникає, якщо ви вирішили провести захід в пансіонаті або готельному комплексі. Тут все залежить тільки від вашого смаку і вимог до номерів.
10. Бюджет. Визначившись з цілями і завданнями, ви приблизно можете зрозуміти, яку суму доведеться витратити на організацію та проведення заходу. У будь-якому випадку, наше агентство завжди готове запропонувати цікаві варіанти, організувати і провести ваше свято.
Хто може виконати за мене всю підготовку до заходу?
1. Найчастіше часу на виконання підготовчих робіт не вистачає, а часом займатися цим просто нікому. Для того щоб звільнити вас від усіх супутніх турбот і існує розпорядник свята (організатор) - представник нашого святкового агентства. При цьому за підготовку і проведення свята відповідальність несе не тільки сам організатор, але і агентство.
2. Процес здійснюється наступним чином. При першій зустрічі визначаються всі завдання, які повинен виконати наш представник, визначається вартість, і замовником вноситься передоплата готівковим або безготівковим шляхом (всі необхідні документи надаються). За бажанням в подальшому замовник може доповнити замовлення. Також слід знати, що після внесення передоплати замовник може відмовитися від замовлення, при цьому грошові кошти йому будуть повернуті за вирахуванням понесених організатором витрат - така стандартна практика. Далі після виконання підготовчих робіт організатор інформує замовника про готовність до проведення заходу, а замовник в свою чергу виплачує решту суми. Під час проведення заходу організатор контролює і координує процес проведення свята.
Що таке букінг артистів?
Букінг артистів - це, по суті, запрошення артиста для виступу на заході з внесенням передоплати і бронюванням дати і часу.
Що таке райдер артиста?
1. В основному у зірок сцени існують райдери: побутової та технічний. При проведенні заходів в Москві і області, а часом і під час гастролей райдери на прохання організаторів спрощуються, але це обмовляється заздалегідь і обов'язково до букінга.
2. Побутовий райдер - вимоги артиста до побутових умов: проїзд, проживання (під час гастролей), харчування, вимоги до гримерній кімнаті або приміщенню, пристосованому для цих цілей.
3. Технічний райдер - вимоги до сценічного обладнання: кількість, потужність, модельний ряд, розміщення, сценічний простір.
Як нам оформити приміщення, які матеріали і обладнання зазвичай використовуються для святкового декорування?
Найпоширеніше - оформлення кулями. Даний вид оформлення часто і при оформленні сценічних майданчиків на міських заходах (в основному, це гірлянди з куль). Складніше і дорожче - декор зі штучних або живих квітів, при цьому, «живе» декорування, як не дивно, економічніше. Також можливо виконати декорування з тканин або комбінування декорування з квітів і текстилю, або квітів, текстилю і куль.
Оформлення великих масових заходів та заходів класу VIP
Оформлення такого роду подій має на увазі використання більш дорогих матеріалів для виготовлення декорацій (пластика, дерева, металу, спецматериалов), установку спеціального устаткування (наприклад, світлодіодних екранів). Важливу роль в декоруванні грає також правильне розташування і застосування світлового обладнання, спецефектів. Якщо светорежіссер грамотний і обладнання якісне, захід вийде яскравим, барвистим і незабутнім в контексті оформлення. І, зрозуміло, светорежіссер, светооператоров і оформлювачі з піротехніками (в разі використання піротехнічного обладнання) повинні діяти єдиною командою. Координувати їх дії - завдання організаторів.
Як правильно використовувати на заході піротехніку та інше небезпечне обладнання, в разі якщо ви плануєте організувати салют або запросити вогняне шоу?
Даний аспект адміністративно-технічної підготовки заходу є винятково важливим і складним. По-перше, організовувати захід з використанням піротехніки або показом вогняного шоу повинні компанії, які мають досвід проведення подібних заходів (до числа яких належить і компанія 'Імперія'); по-друге, фахівці, що працюють з піротехнікою і вогнем, зобов'язані мати спеціальний допуск, а вся піротехніка повинна бути сертифікована (що підтверджується відповідними документами). По-третє, перед заходом необхідно провести огляд майданчика, узгодити захід з усіма технічними службами і, іноді, з місцевими органами влади. Ви можете всього цього не робити, але пам'ятайте, що небезпечне і непрофесійне використання піротехніки може призвести до трагедії, і відповідальність за це ви берете на себе.
Організувати і провести захід нам запропонувало приватна особа, чи погоджуватися нам?
Ми з іншого міста і хочемо запросити на захід артистів з Москви. Це дорого?
Поїздка за межі Московської області - це гастролі. Гастролі передбачають витрати на проїзд (автобус, потяг чи літак), трансфер від вокзалу чи аеропорту і назад, проживання в готелі та харчування. При цьому у всіх артистів умови різні. Хто то готовий летіти на літаку в економ-класі, а хто то виключно в бізнесі, один без проблем оселиться в номері «стандарт», а інший готовий провести свій час в «апартаментах» і т. Д. Крім цього, різняться умови надання звукового , світлового та іншого обладнання. Вартість виступу (гонорар) буде вище, ніж вартість того ж самого виступу в Москві. Перш, ніж запрошувати артистів, проконсультуйтеся з організаторами.
Чи можна замінити замовленого артиста?
Замінити артиста, звичайно, можна, але внесена вами передоплата вам не повертається, а нового артиста і витрати по його райдерам (якщо такі є) доведеться оплачувати в повному обсязі - це стандартна практика взаємин з артистами. На жаль, про неї багато хто не знає.
Які заходи організовує і проводить ваше агентство?
Ми здійснюємо організацію та проведення практично всіх заходів для приватних осіб і корпоративних клієнтів. серед яких: корпоративи, ювілеї, весілля, масові культурні та спортивні заходи, театралізовані вистави, ділові зустрічі і поїздки, свята за кордоном, на природі за містом і в пансіонатах, конференції, PR-акції, відкриття підприємств, конкурси, фестивалі, змагання і інші заходи різного рівня і масштабу.
Сценарій заходу: як його скласти, і навіщо він потрібен?
Проведення заходу. Як провести, хто буде контролювати?
Процес адміністрування передбачається при оформленні замовлення; ми супроводжуємо заходи від початку до кінця. Під час проведення заходу організатор, який веде замовлення, контролює і координує процес проведення свята, а вам залишається тільки відпочивати і розслаблятися.
Що таке кейтеринг?
кейтеринг - це сучасний вид ресторанного виїзного обслуговування. Так само як і в звичайному ресторані вчасно кейтерингу працюють кухарі офіціанти адміністратори і, звичайно, розпорядник свята, приготування страв здійснюється на місці. А Ренді столів стільців скатертин та посуду - частина кейтерингу, якщо інше не передбачається майданчиком.
Кейтеринг зручний тим, що ви можете організувати банкет або ж романтичну вечерю на двох в будь-якому вподобаному вам місці: в лофт, на даху будинку, в гарному місці на природі і т.д.
Одна з обов'язкових умов кейтерингу - підключення електромережі, якщо ви не відмовляєтеся від гарячих страв. Як правило страви доставляються на місце в напівготовому стані, і доводиться до повної готовності кухарем уже на місці. Саме тому потрібно електроживлення для підключення обладнання. Для цих цілей, а також для підключення іншого обладнання, можна використовувати електрогенератори.