1. РОЗРОБЛЕНІ І ВНЕСЕНО Державним комітетом СРСР по стандартах
2. ЗАТВЕРДЖЕНО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ Постановою Державного комітету СРСР по стандартах від 28.09.88 N 3306
3. ЗАМІНУ ГОСТ 2.504-81
4. НОРМАТИВНО-ТЕХНІЧНІ ДОКУМЕНТИ
Справжні рекомендації встановлюють порядок передачі з одного підприємства або організації (далі - підприємства) на інше оригіналів, дублікатів та облікованих копій конструкторських і технологічних документів (далі - документів) виробів народногосподарського призначення всіх галузей промисловості.
Рекомендації не поширюються на порядок передачі документів виробів, що розробляються на замовлення Міністерства оборони СРСР, а також на експлуатаційну та ремонтну документацію виробів народногосподарського призначення, що поставляються Міністерству оборони СРСР.
1. Загальні вимоги
1.1. Передачу документації підприємством іншому підприємству проводять у вигляді повного комплекту документації вироби або окремих складових частин цього комплекту.
1.2. Документація, як правило, передається в наступних випадках:
для виготовлення дослідного зразка вироби;
для освоєння вироби на іншому підприємстві;
для застосування документації виробу або його складових частин у виробах, що розробляються іншим підприємством;
для застосування технологічної документації при виготовленні інших виробів.
1.3. Підставою для передачі документації може служити:
рішення міністерства (відомства), об'єднання;
спільне рішення міністерств (відомств), об'єднань;
договір між підприємствами;
запит про передачу дублікатів та (або) копій.
1.4. Рішення або договір може містити:
номенклатуру і комплектність документації, стадію розробки, на якій повинна передаватися документація, вид переданої документації (оригінали, дублікати або копії), необхідність відповідного коригування документації до її передачі, а також необхідність передачі актів і протоколів випробувань, документів експертизи з метрологічного забезпечення вироби і т .п.
Одночасно в рішенні обумовлюють доцільність створення комісії для перевірки інформації, що передається документації.
Комісія повинна перевірити:
комплектність і відповідність документації вимогам ЕСКД і ЕСТД;
фізичний стан оригіналів документації та придатність їх для розмноження і репрографічне обробки;
повноту внесення змін до оригінали документації.
1.5. Передачу оригіналів документації на продукцію, призначену для серійного і масового виробництва, проводять за рішенням міністерств (відомств), об'єднань.
1.6. При великій кількості інформації, що передається документації рекомендується складати план-графік, в якому слід вказувати вид і номенклатуру переданої документації, терміни її коригування та передавання та відповідальних виконавців.
План-графік складається підприємством, передає документацію, узгоджується з підприємством, які приймають її, і затверджується керівниками цих підприємств.
1.7. У передані документи повинні бути внесені всі необхідні зміни відповідно до ГОСТ 2.503-74 *.
_________________
* Діє ГОСТ 2.503-90. - Примітка виробника бази даних.
1.8. Документи, на які є посилання в переданої документації (за винятком документів, перелічених в п.1.9), передають при передачі документації.
1.9. При передачі документації державні, галузеві і республіканські стандарти, а також технічні умови, які пройшли державну реєстрацію, на які є посилання в переданої документації, залишають поза передачею.
2. ПЕРЕДАЧА оригіналі
2.1. Передача оригіналів документації здійснюється службою технічної документації (СТД) підприємства, що передає ці оригінали, і СТД підприємства, що приймає їх, за участю на кожному з цих підприємств представників підрозділу, котрий випустив ці оригінали або веде спостереження за виготовленням вироби.
2.2. Передачу оригіналів оформляють приймально-здавальних актом (згідно з додатком 1). Акт підписують представники підприємства, що передає оригінали, і підприємства, що приймає оригінали.
2.3. Передачу оригіналів виробляють за описом згідно з додатком 2, що додається до приймально-сдаточному акту. В описі перераховують всі передані оригінали на даний виріб.
При наявності більше однієї опису їх нумерують арабськими цифрами. Кількість описів (крім однієї) вказують в приймально-здавальному акті.
2.4. Якщо будь-які оригінали документів вироби не підлягають передачі або відсутні на підприємстві, передавальному оригінали (наприклад передані раніше іншому підприємству або не отримані від розробника цих документів), то на них складають окремий опис із зазначенням місцезнаходження згідно з додатком 3.
2.5. Передачі підлягають оригінали документів вироби, що не застосовують в документації інших виробів, що не підлягає передачі.
Номенклатуру оригіналів, що не підлягають передачі, встановлює підприємство, що передає оригінали.
Натомість непередаване оригіналів передають дублікати або враховані копії.
Вид переданого документа і кількість копій повинні бути узгоджені з підприємством, які приймають документацію.
2.6. До передачі оригінали документів, непридатні для розмноження і репрографічне обробки, відновлюють відповідно до ГОСТ 2.501-88.
2.7. Підприємство, що передає оригінали відповідно до вимог ГОСТ 13.1.104-85, доводить до відома підприємство, що приймає оригінали, про те, що ці оригінали були піддані репрографічне обробці, і передає разом з оригіналами супровідні переліки.
2.8. Підприємство, що передає оригінали, має право залишати у себе дублікати переданих оригіналів або необхідну кількість копій. При цьому в картках обліку залишаються документів роблять запис відповідно до ГОСТ 2.501-88.
2.9. Одночасно з оригіналами документації передають оригінали повідомлень про зміну, за якими внесені зміни.
При передачі великої кількості оригіналів, коли процес передачі їх займає тривалий період, питання про внесення змін до оригінали по извещениям, випущеним в період їх передачі, вирішують за погодженням між підприємством передавальним і підприємством, які приймають оригінали. У разі, коли за цими повідомленнями зміни вносяться підприємством, які приймають оригінали, підприємство, що передає оригінали, разом з ними передає і оригінали повідомлень, за якими будуть вносити зміни. Повідомлення про зміну передають за описом згідно з додатком 4.
2.10. За погодженням між підприємствами допускається передавати:
раніше анульовані оригінали переданих документів в зв'язку з їх заміною на нові оригінали з тим же позначенням;
які стали непридатними оригінали документів, замість яких виготовлені відновлені оригінали;
документи експертизи з метрологічного забезпечення вироби і т.п.
2.11. При передачі оригіналів одночасно передають відомості про врахованих абонентів і вживаності переданих документів.
Ці відомості, як правило, передають у вигляді наявних на підприємстві, передавальному оригінали, карток обліку документів (форма 2, 2а, 2б і 2в по ГОСТ 2.501-88) з внесеними в них записами на день передачі документації або шляхом передачі копій цих карток. Допускається замість карток обліку передавати опису врахованих абонентів і вживаності по кожному переданому оригіналу згідно з додатком 5 або передавати ці відомості іншим шляхом за погодженням між підприємствами.
2.12. Підприємство, яке бере оригінали, приймає на абонентський облік підприємства, перераховані в картках обліку документів або опису врахованих абонентів.
2.13. Підприємство, що передає оригінали, повідомляє всім іншим підприємствам, які є власниками оригіналів, про необхідність постановки на абонентський облік і забезпечення підприємства, що приймає оригінали, копіями і (або) дублікатами цих документів.
Одночасно з цим підприємство, що приймає оригінали, ставиться до відома про зроблених повідомленнях шляхом висилки йому копії листа.
2.14. Підприємство, що передає оригінали, повідомляє про їх передачу всім підприємствам, що є держателями облікованих копій і (або) дублікатів переданих документів.
2.15. Підприємства, які є власниками копій і (або) дублікатів, в місячний термін підтверджують підприємству, що приймає оригінали, про необхідність залишення на абонентському обліку наявних у них документів.
2.16. Підприємства, які отримали повідомлення про передачу оригіналів, проставляють на своїх картках обліку документів код підприємства, якому передано оригінали.
2.17. Якщо підприємство, що передає оригінали, не є розробником переданої документації, то воно повідомляє про передачу оригіналів також підприємству, вперше розробив дану документацію, незалежно від наявності на останньому облікованих копій або дублікатів переданих документів.
2.18. Підприємство, що передає оригінали, робить в своїх інвентарних книгах позначки про їх передачу.
2.19. Підприємство, яке отримало оригінали, реєструє їх в інвентарній книзі оригіналів по ГОСТ 2.501-88. При цьому на кожному аркуші отриманого оригіналу викреслюють або змивають наявні записи в додаткових графах основного напису "Інв. N підлий." і "Підпис і дата" і вказують в цих графах або над ними на поле для підшивки за відсутності місця в цих графах новий інвентарний номер і проставляють підпис і дату.
2.20. Якщо на підприємстві, що отримав оригінали документів, раніше діяли дублікати цих документів, то ці дублікати в місячний термін вилучають з обігу.
Вилучення дублікатів проводять по ГОСТ 2.502-68.
2.21. Застосування копій, раніше знятих з переданих оригіналів, і копій, знятих з вилучаються дублікатів, вирішується підприємством, які приймають оригінали документів.
2.22. При анулюванні дублікатів та копій відповідні відмітки роблять в інвентарній книзі і картках обліку документів.
3. ПЕРЕДАЧА КОПІЙ І ДУБЛІКАТІВ
3.1. Передача облікованих копій і дублікатів документів здійснюється тільки підприємством - власником оригіналів іншому підприємству у вигляді повного комплекту цієї документації або окремих складових частин цього комплекту.
Примітка. Передача неврахованих копій зацікавленим підприємствам проводиться за згодою між підприємством - власником оригіналів цієї документації та зацікавленим підприємством.
3.2. Передачу копій і (або) дублікатів у всіх випадках, крім запитів підприємства, здійснюють по пп.2.1; 2.2 і 2.3.
3.3. В опису переданих копій вказують кількість переданих примірників копій.
Кількість примірників переданих копій узгоджують між підприємствами, передавачем і приймають документацію.
Одночасно роблять відповідні позначки в картках обліку документів.
3.4. При передачі копій і (або) дублікатів за запитами підприємств приймально-здавальний акт і опис не становлять.
3.5. Копії документів передають як розсипом (полистно), так і складеними на формат А 4 або A3 і вкладеними в папки або зброшуровані в альбоми.