Реєстрація документів
Реєстрація документа - запис даних про документ у журналі за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання.
При реєстрації документ отримує свій порядковий номер, під яким він вноситься в журнал. Цей номер проставляється на документі.
Реєстрація необхідна: а) для забезпечення збереження документів; б) для зручності пошуку документів; в) для обліку і контролю виконання документів,
Форми реєстрації документів. централізована, децентралізована, змішана.
Централізована система передбачає проведення всіх реєстраційних операцій в одному місці (експедиції, службі діловодства) або одним працівником, наприклад, секретарем-референтом. Така система дозволяє створити єдиний довідковий центр за документами підприємства і встановлює єдиний порядок реєстрації.
Децентралізована система передбачає проведення реєстраційних операцій в структурних підрозділах (місцях складання виконання документів).
Змішана система передбачає централізовану реєстрацію частини документів (як правило, найбільш важливих), інша ж частина реєструється в структурних підрозділах.
Реєстровані документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо: вхідні документи; вихідні документи; внутрішні документи; контракти комерційні; документи, що мають гриф обмеження доступу.
Документи можуть мати реєстраційні номери, що складаються з порядкового номера документа з початку року; умовного позначення структурного підрозділу або посадової особи; номера справи, в яке був підшитий документ або його копія.
Види реєстрації. журнальна, карткова, комп'ютерна.
Журнальна реєстрація найбільш надійна при підвищених вимогах до забезпечення схоронності документів. Недолік - повільний пошук.
Комп'ютерна реєстрація найбільш оперативний і зручний вид реєстрації, так як дозволяє вести пошук по будь-якому реквізиту документа. Недолік - можлива втрата інформації з технічних причин.
Реєстрація документа - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання.
Можна дати і більш розгорнуте визначення реєстрації як підтвердження факту створення або отримання документа шляхом внесення його в реєстраційну форму з присвоєнням облікового реєстраційного номера і записом в форму основних відомостей про документ. При цьому реєстрація дозволяє створити базу даних про документи установи для подальшого контролю за термінами виконання документів та довідкової роботи по ній. Як випливає з визначення, реєстрація, перш за все, надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова і т.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, організація за нього не відповідає, так як факт отримання не підтверджений.
З розгорнутого визначення видно, що реєстрація переслідує три мети:
- облік документів,
- контроль за їх виконанням;
- довідкову роботу по документам.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові та ін.), Як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації; надходять з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб.
Однак існують і незареєстровані документи, до яких можна віднести:
Документи реєструються в організації один раз. створювані - у день підписання або затвердження, що надходять - у день надходження. При реєстрації документів, що надходять проставляється дата і індекс надходження в реєстраційному штампі.
При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер, що складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи із завдань пошуку, можна доповнювати індексами по номенклатурі справ, класифікаторами кореспондентів, виконавців і ін. При цьому порядкові номери для розпорядчих і інформаційно-довідкових документів присвоюються в межах календарного року окремо для кожного виду документа.
Склад основних реквізитів реєстрації в залежності від характеру документа і завдань використання інформації може доповнюватися іншими реквізитами:
Склад вищевказаних реквізитів у разі потреби може бути доповнений. При цьому порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах визначається самою організацією.