Реєстрація печаток в Державному унітарному підприємстві міста Москви "Московський реєстр" є добровільною. Проте, багато організацій воліють реєструвати свою печатку, так як це дає додатковий захист проти неправомірного використання печатки організації.
ГУП "Московський реєстр" є єдиною державною організацією міста, яка відповідно до нормативних документів Уряду Москви здійснює повноваження з ведення Реєстру печаток, виконувати раніше Московської реєстраційної палатою.
Реєстр печаток - це міський інформаційний ресурс, який містить відомості про юридичну особу, атрибутах його друку, терміни її виготовлення і знищення, відомості про одержувача друку, реквізити виготовлювача друку, а також оригінальні відбитки печаток та підпису уповноважених осіб.
При реєстрації в Реєстрі, друку присвоюється індивідуальний реєстровий номер формується реєстрове справу, яке містить ескіз печатки, відомості про юридичну особу, терміни її виготовлення і знищення, відомості про одержувача друку, реквізити виготовлювача друку, а також шість оригінальних відбитків печатки та підписи уповноважених осіб.
Пакет документів надаються для реєстрації друку різниться для індивідуальних підприємців і різних організаційно правових форм юридичних осіб. Нижче представлений перелік документів для комерційних організацій та індивідуальних підприємців.
Для комерційної організації:
- Заява в 3 примірниках (оригінали) на бланку встановленого зразка, що містить ескіз печатки і підписана керівником користувача друку. Бланк повинен бути заповнений машинописним текстом, або від руки друкованими літерами. Ескіз печатки виконується методом комп'ютерної графіки (допускається виконання ескізу печатки методом креслярської графіки).
- Документ, що підтверджує факт оплати вартості за правову експертизу документів та внесення ескізу печатки до Реєстру (оригінал).
- Документи про державну реєстрацію (все свідоцтва ОГРН, ГРП, СВ.МЮ РФ і ін.) (Копія та оригінал для звірки, або нотаріально завірена копія).
- Рішення про виготовлення печатки / штампу (Наказ керівника, Протокол або рішення засновників) (оригінал, або нотаріально завірена копія).
- Документ, що підтверджує призначення керівника на посаду відповідно до установчих документів (оригінал, або нотаріально завірена копія).
- Ксерокопія паспорта керівника.
- Ксерокопії титульного аркуша і листа із зазначенням повної та скороченого найменування юридичної особи Статуту, Зміни в Статуті, Установчого договору. Оригінали перерахованих установчих документів подаються для звірки та завірені копії.
- Довіреність від керівника організації довіреній особі (із зазначенням паспортних даних) на "узгодження ескізу печатки".
- При наявності в ескізі печатки товарного знака або знака обслуговування - свідоцтво про реєстрацію товарного знака, або знака обслуговування (або ліцензійний договір, або договір про поступку товарного знаку / знака обслуговування) - нотаріально завірена копія.
- Виписка з Єдиного Державного реєстру юридичних осіб (ЕГРЮЛ), що містить відомості про фізичних осіб, які мають право без довіреності діяти від імені юридичної особи. Виписка дійсна на дату прийняття документів, не пізніше ВОСЬМИ робочих днів з дня видачі податковим органом (оригінал або нотаріально завірена копія) - замінює: рішення про призначення керівника на посаду і установчі документи.
- Якщо керівник (користувач друку) іноземна особа, до комплекту документів додається нотаріально завірений переклад паспорта.
Для індивідуального підприємця:
- Заява в 3 примірниках (оригінали) на бланку встановленого зразка, що містить ескіз печатки і підписана індивідуальним підприємцем. Бланк повинен бути заповнений машинописним текстом, або від руки друкованими літерами. Ескіз печатки виконується методом комп'ютерної графіки (допускається виконання ескізу печатки методом креслярської графіки).
- Документ, що підтверджує факт оплати вартості за правову експертизу документів та внесення ескізу печатки до Реєстру (оригінал).
- Документи про державну реєстрацію індивідуального підприємця (всі свідчення ІН) (ксерокопія і оригінал для звірки, або нотаріально завірена копія).
- Ксерокопія паспорта підприємця.
- Довіреність від підприємця довіреній особі (із зазначенням паспортних даних) на "узгодження ескізу печатки".
- Якщо підприємець (користувач друку) іноземна особа, до комплекту документів додається нотаріально завірений переклад паспорта.