Реєстрація документа - це фіксація факту створення або надходження документа в організацію. Реєстрація включає проставлення реєстраційного номера документа і запис відомостей про документ у реєстраційних формах.
Реєстрація документа необхідна для обліку, контролю і пошуку потрібних документів.
Затвердження документів проводиться посадовою особою (керівником) відповідного підрозділу або керівником підприємства або спеціально видаваним документом для надання документу юридичної сили. У затверджених документах присутній гриф обмеження доступу до документа, що містить слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади, підпис ініціали та прізвище особи, що затверджує документ, і дата затвердження.
Перелік документів, що підлягають затвердженню
- Акти (перевірок, ревізій, виконаних робіт, списання, експертизи, прийому-передачі справ і т. Д.)
- Інструкції (посадові, з техніки безпеки і т. Д.)
- Звіти (про виробничу діяльність, про відрядження і т. Д.)
- Переліки (посад, працівників, документів і т. Д.)
- Плани (виробничі, розвитку, впровадження нової техніки і т. Д.)
- Положення (про структурний підрозділ, преміювання та т. Д.)
- Програми (проведення робіт, заходів, відряджень)
- Структура і штатна чисельність
- Кошториси (витрат, використання засобів і т. Д.)
Перелік документів, на яких ставиться печатка
На документах, що засвідчують права посадових осіб, які фіксують факт витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами ставляться печатка і підпис. Підпис має бути завірена печаткою підприємства.
Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину особистого підпису посадової особи, яка підписала документ, і текст був розбірливим.
- Акти (прийому об'єктів, обладнання, виконаних робіт, списання, експертизи, прийому-передачі справ і т. Д.).
- Архівні довідки, а також копії (виписки) архівних документів.
- Довіреності (на отримання товарно-матеріальних цінностей, ведення справ в арбітражі і т. Д.).
- Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, спільної діяльності, оренді приміщень, про виконання робіт і т. Д.).
- Заявки (на обладнання і т. Д.).
- Заява (на акредитив, про відмову від акцепту і т. Д.).
- На відрядження та інші службові посвідчення.
- Ліцензії на право ведення будь-якої діяльності.
- Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій.
- Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг і т. Д.).
- Доручення бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні (зведені в банк, на отримання та переказ валюти, на імпорт і т. Д.).
- Реєстри (чеків, бюджетних доручень, що подаються в банк, на відправку міжнародної кореспонденції).
- Свідоцтва про відкриття представництв.
- Кошторис витрат (на виробництво нових виробів на капбудівництво, калькуляцію до договору і т. Д.).
- Спільні документи, підписані керівниками підприємств.
- Специфікації (виробів, продукції і т. Д.).
- Установчі документи (статут, протокол і т. Д.).
- Характеристики.
- Штатні розписи і зміни до них.
Перелік документів, що не підлягають реєстрації
До цього переліку включені документи, які не підлягають реєстрації. Цей перелік може бути конкретизований з урахуванням роду діяльності підприємства і доведений до секретарів-референтів, або осіб, які ведуть журнали реєстрації.
Форма журналу реєстрації вхідних документів
Вхідні документи включають кореспонденцію, що надходить від органів законодавчої та виконавчої влади, службову кореспонденцію, листи, заяви та звернення громадян.
Для реєстрації вхідних документів застосовується спеціальний журнал, в якому реєстраційний номер (індекс) складається з порядкового номера за даним журналу і номера справи, в яке підшивається документ.
Журнал необхідний для забезпечення схоронності та оперативного пошуку вхідних документів.
Для контролю виконання документів в журналі введена графа "Відмітка про виконання". Дані про виконавця і термін виконання беруться з резолюції керівника на вхідному документі.
Виконавцю документ передається під розписку в графі "Виконавець".
Журнал ведеться секретарем-референтом або працівником служби діловодства.
Залежно від обсягу документообігу в організації для реєстрації використовуються різні форми: журнали, картотека або облікові файли на ПК.
Для паперового варіанту реєстраційної картки можна створити відповідну таблицю в додатку Word.
Зразок Картки реєстрації документів на ПК
Реєстраційна карта вхідних документів
Форма журналу реєстрації вихідних і внутрішніх документів
Відправлені підприємством (вихідні) документи реєструються в журналі, до якого заносяться відомості про документ для довідково-інформаційної роботи. У графі "Примітка" можуть бути вказані номери документів-відповідей на відповідний вихідний і номери документів, що підлягають затвердженню.
Реєстраційний номер вихідного документа може складатися: з порядкового номера за журналом або з номера справи, в якому зберігається копія документа, і порядкового номера.
Відмітка про виконання
Про пролонгації договору № 15/01
Про оренду приміщення
Форма журналу реєстрації наказів
Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи за видами документів, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази з основної діяльності, накази по особовому складу, акти ревізії, договору і т. Д.
Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам у межах кожної реєстраційної групи. Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад наказ № 5, протокол № 3 і т. П.
Журнали реєстрації ведуться секретарем-референтом або службою діловодства підприємства.
Накази по підприємству можуть реєструватися в спеціальному журналі або як внутрішні документи в журналі реєстрації внутрішніх документів.
№ п / п Реєстраційний номер
Номенклатура справ підприємства
Номенклатура справ являє собою систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.
У номенклатуру справ включаються всі справи структурних підрозділів підприємства і журнали реєстрації. Не включаються в номенклатуру науково-технічні документи і друковані видання.
Номенклатура справ складається секретарем-референтом, фахівцем, відповідальним за роботу з документами, або архівістом підприємства. Як розділів номенклатури використовуються найменування структур підрозділів підприємства. При відсутності структурних підрозділів як розділів номенклатури можуть бути використані напрями діяльності підприємства або посади керівників і фахівців підприємства.
На початку кожного розділу вказуються найбільш важливі для діяльності підприємства документи: накази, протоколи, потім - листування та інші інформаційно-довідкові документи. В кінці розділів наводяться журнали реєстрації.
Номенклатура справ підписується укладачем і затверджується керівником підприємства. В кінці року робиться підсумковий запис про кількість заведених справ.
АТЗТ "Північ" ЗАТВЕРДЖУЮ
№11 Генеральний директор
Референт Підпис В. І. Іванов
Зав. архівом Підпис І. О. Снегова
При передачі справ в архів на них складається опис. Опис складається, як правило, на документи одного року. Справи в опис вносяться за ступенем важливості.
Кожна справа в описі отримує своєї порядковий (архівний) номер, який потім проставляється на обкладинці відповідної справи.
В кінці опису вказується цифрами і прописом кількість включених до неї справ. Опис підписується укладачем і головою ЕК підприємства, узгоджується з керівником підприємства і затверджується співробітником архіву.
ОПИС СПРАВ №
за рік
В опис включено ___ справ з № __________
(Цифрами)
Посада Підпис І.О. прізвище
Підсумковий запис до опису за _____________ року запевняю.
Найменування посади особи,
відповідального за роботу з документами Підпис І.О. прізвище
Голова експертної комісії
Погоджено Підпис І.О. прізвище
Найменування посади керівника Підпис І.О. прізвище
Внутрішній опис
Внутрішній опис складається для обліку документів постійного і довготривалого (понад 10 років) зберігання, облік яких викликаний специфікою документації (наявність грифа секретності, особливо цінні документи і т, п.).
Внутрішній опис складається особою, відповідальною за документи справи, і підшивається на початку справи.
Для забезпечення схоронності документів, включених до справи, все листи його нумерують. В кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш, в якому вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів.