Форма Реєстру, в принципі, залишилася такою ж, як і раніше, за винятком декількох моментів.
По-перше, в рядках 021-024 «шапки» з'явилися посилання на вид декларації (0110 - загальна, 0121-0123 - спеціальний режим оподаткування у сфері сільського та лісового господарства, а також рибальства, 0130 - особливий режим для сільськогосподарських підприємств, що не обрали спецрежим, 0140 - спеціальний режим оподаткування переробних підприємств).
По-друге, в табличній частині розділу І Реєстру були зроблені деякі уточнення. Так, в розшифровці граф 2-6 поряд з податкової накладної, розрахунком коригування та митною декларацією замість «і т.д.» тепер вказано «документ бухгалтерського обліку» як підставу для запису в Реєстрі виданих податкових накладних. Замість «дати виписки» тепер вказана «дата складання», а для митних декларацій окремо названий реєстраційний номер, який слід вказувати в графі 3 замість порядкового номера. При цьому в Порядку № 1340 по-як і раніше залишається вимога про відповідність порядкового номера податкової накладної (графа 3) номеру з графи 1 (п.2.3 розділу ІІІ).
По-третє. поставка платником ПДВ послуг за межами України тепер відображається в окремому нової графі 13. Нагадаємо, що, коли мова йде про послуги в сфері ЗЕД, перш за все необхідно визначитися з місцем їх поставки згідно ст.186 ПКУ. Якщо місце поставки знаходиться на території України, виникає об'єкт оподаткування згідно з пп. «Б» п.185.1 ст.185, якщо за межами України - об'єкт оподаткування не виникає. Операції, що не є об'єктом оподаткування, не вимагають виписки податкової накладної. Проте поставлені за межами України послуги все одно повинні бути відображені в Реєстрі виданих податкових накладних. Тому нічого не залишається, як зробити запис у розділі I Реєстру на підставі бухгалтерського документа (наприклад, акта про надання послуг), заповнивши «новоспечену» графу 13.
Тепер зупинимося на основних змінах порядку ведення Реєстру податкових накладних.
Порядок № 1340 складається з п'яти розділів. Перші два - це загальні положення та особливості заповнення службових полів Реєстру. Суб'єкти, які зареєстровані як платники ПДВ не з першого числа календарного місяця, повинні подавати до ДПІ Реєстр податкових накладних окремо за частину місяця, в якому відбулася реєстрація платником ПДВ, і окремо - за наступний повний календарний місяць. При цьому треба врахувати, що податкова декларація подається в даному випадку за період, який починається з дня реєстрації та закінчується останнім днем першого повного календарного місяця.
Наведемо невеликий приклад.
Розділ ІІІ Порядку № 1340 присвячений виданими податковими накладними та іншими документами, пов'язаними з поставками. Цим розділом встановлено, що за бажанням платника податків він може вести нумерацію записів у Реєстрі зручним для себе способом: оновлюючи номера щомісяця, щокварталу або щорічно. Змінено також позначення видів документів, що відображаються в Реєстрі. Ці зміни детально розглядаються в наступному розділі статті.
У розділі ІV Порядку, призначеному для відображення отриманих податкових накладних та інших документів, з'явилася спеціальна норма щодо порядку включення до Реєстру тих податкових накладних, які були зареєстровані в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі - ЄРПН) в місяці, наступному за місяцем їх виписки. Порядком № 1340 встановлено, що датою отримання таких податкових накладних має бути дата фактичного їх отримання, незалежно від того, в якому місяці платник податків скористається правом на податковий кредит - у місяці виписки або в місяці реєстрації в ЄРПН. Розглянемо цю норму на прикладі.
Решта нововведення розділу IV Порядку № 1340 пов'язані з розподілом сум «вхідного» ПДВ при здійсненні оподатковуваних і неоподатковуваних операцій. Ці питання будуть розглянуті нижче. Також окремо зупинимося на ситуації, пов'язаної з виправленням помилок, допущених в Реєстрі. Адже цьому присвячений хоч і не великий, але все ж окремий розділ V Порядку.
Податкові накладні та їх «замінники»
Всі записи в Реєстрі податкових накладних ведуться на підставі документів, кожному з яких присвоюється своє позначення у вигляді літерного коду. До числа таких документів належать:
ПНП - податкова накладна, складена в паперовому вигляді;
Пні - електронна податкова накладна;
РКП, РКЕ - розрахунок коригування, складений відповідно до паперовому або електронному вигляді;
МДП, МДЄ - паперова чи електронна митна декларація;
БО - документ бухгалтерського обліку;
ЧК, ТК, ГР, ПЗ, ПЗ - касовий чек, транспорт¬ний квиток, готельний рахунок, рахунок за послуги зв'язку або послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку;
ЗП - заява зі скаргою на постачальника (до якого прикладені первинні документи);
НП - документ, що підтверджує придбання в Україні товарів / послуг у особи, яка не зареєстрована як платник ПДВ.
Документи з позначеннями ЧК, ТК, ГР, ПЗ, ПЗ, ЗП і НП можуть бути вказані тільки в розділі II Реєстру, тобто для відображення податкового кредиту.
В принципі, ці ж документи були і раніше, за винятком добавок у вигляді букв «П» або «Е», що вказують на вид документа: паперовий або електронний. Як і раніше, якщо дані будь-якого документа були відображені в уточнюючому розрахунку, то до позначення додається буква «У». Наприклад, якщо протягом будь-якого періоду були представлені уточнюючі розрахунки з коригуванням суми податкових зобов'язань по паперовій податкової накладної та коригуванням суми «імпортного» ПДВ, зазначеного в електронній митної декларації, то в Реєстрі за такий період з'являться записи з позначенням «ПНПУ» і «МДЕУ». Якщо податкова накладна не видається покупцю, то до виду документа додається тип причини: від 01 до 14.
Ще одне уточнення зроблено щодо включення до Реєстру касового чека. в якому вказана вартість товарів / послуг, що перевищує 200 грн. Як відомо, якщо вартість товарів / послуг, зазначена в чеках, не перевищує 200 грн. в день (без урахування ПДВ), то сума «вхідного» ПДВ може бути включена до складу податкового кредиту без податкової накладної на підставі касового чека (пп. «б» п.201.11 ст.201 ПКУ). При цьому ПКУ не містить обмежень щодо загальної вартості товарів / послуг, зазначених в такому чеку. Іншими словами, навіть якщо отримано чек на суму 600 грн. в тому числі ПДВ - 100 грн. то податковий кредит за таким чеком обмежений сумою 40 грн. Однак ДПСУ вже давно наполягає на тому, що врахувати в складі податкового кредиту якусь частину суми ПДВ, зазначеної в чеку, не можна. Тепер ці вимоги містить і Порядок № 1340, в п.2.2 розділу IV якого сказано: якщо вартість товарів / послуг за чеком перевищує 240 грн. з ПДВ, то така вартість повинна бути вказана в графах 13 і 14 розділу II Реєстру. А це означає, що права на податковий кредит за такими чеками немає взагалі, і покупцеві необхідно вимагати від продавця податкову накладну (в крайньому випадку, подавати додаток Д8 - скаргу на постачальника).
У Порядку № 1340 особливу увагу приділено бухгалтерській довідці, яка в ряді випадків служить підставою для відображення в Реєстрі податкових накладних суми ПДВ або коригування податкового кредиту. Як вже було зазначено вище, бухгалтерська довідка відображається у Реєстрі з позначенням «БО». При цьому в новому Порядку нічого не сказано про те, в яких випадках бухгалтерська довідка є підставою для відображення суми податкових зобов'язань у розділі I Реєстру. Якщо говорити про постачання товарів / послуг, які не є об'єктом оподаткування, то запис в Реєстрі буде здійснюватися не на підставі бухгалтерської довідки, а на підставі накладної, акту про надання послуг і т.п.
Що ж стосується використання бухгалтерської довідки в розділі II Реєстру, то в Порядку № 1340 розглянуті чотири можливі ситуації такого використання.
СИТУАЦІЯ 1
Сільськогосподарське або переробне підприємство при придбанні товарів (послуг, необоротних активів) включило всю суму «вхідного» ПДВ до складу податкового кредиту: в загальну або в «спецрежимного» декларацію. Але згодом придбані товари (послуги, необоротні активи) почали використовуватися частково в «спецрежимної», а частково - в інший діяльності. У цьому випадку суб'єкт спеціального режиму повинен відкоригувати податковий кредит. У тій декларації, в якій було відображено податковий кредит спочатку, його треба зменшити, а в інший, навпаки, - збільшити. Результат такого коригування відображається в обох реєстрах на підставі бухгалтерської довідки і в обох деклараціях в рядку 16.2, тільки з різними знаками: «-» і «+».
СИТУАЦІЯ 2
Переробне підприємство відправляє на експорт власну продукцію. При цьому у нього виникає право на відображення операції за нульовою ставкою в загальній декларації і, відповідно, на отримання бюджетного відшкодування ПДВ. Ця вимога п.1 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ. Для того щоб його реалізувати, необхідно перенести суму податкового кредиту з спецрежимної декларації в загальну. Для цього слід скласти бухгалтерську довідку з розрахунком суми ПДВ, що підлягає перенесенню, тобто суми ПДВ, яка припадає на кількість продукції, відвантаженої на експорт. Дана довідка є підставою для запису в спецрежимного Реєстрі зі знаком «-» і в загальному Реєстрі зі знаком «+» у відповідних графах розділу II. При цьому в спецрежимної декларації ця сума відображається зі знаком «-», а в загальній - зі знаком «+» у рядку 16.3.
СИТУАЦІЯ 4
При придбанні товарів сума ПДВ не була включена до складу податкового кредиту на тій підставі, що не передбачалася їх використання в господарській діяльності, наприклад, придбані товари передбачалося використовувати в якості подарунків працівникам. Згодом залишок товарів був проданий за грошові кошти, тобто використаний у господарській діяльності. У цій ситуації згідно п.198.5 ст.198 ПКУ в частині проданих товарів виникає право на податковий кредит. Для його розрахунку застосовується бухгалтерська довідка, яка служить підставою для запису в Реєстрі (в декларації при цьому заповнюється рядок 16.5).
Аналогічний порядок з оформленням бухгалтерської довідки застосовується і при придбанні товарів (послуг, необоротних активів) для використання в неоподатковуваної ПДВ діяльності, якщо згодом напрямок використання було змінено і фактично придбані товари (послуги, необоротні активи) були використані в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності . Якщо мова йде про часткову зміну напряму використання, тобто якщо товари (послуги, необоротні активи) починають використовуватися в оподатковуваних господарських операціях частково, то довідка складається так само, Реєстр заповнюється так само, але в декларації буде заповнена не рядок 16.5, а рядок 16.6 .
У графі 5 «вид документа» до абревіатурі «БО» додаються скорочення «ПНП», «пні» і т.п. в залежності від того, з якого саме документу коригується сума ПДВ. Таким чином, в розділі I Реєстру будуть присутні тільки записи зі скороченням «БО», а в розділі II - «БОПНП», «Борки» і т.д.