Розділ 1 Основні функції ................................................................ 4
Глава 2 Створення простих форм-довідників. .................................. 6
Глава 3 Проектування звітів для даної бази даних ..................... 12
Глава 4 Приведення таблиці до нормальної форми і побудова схеми даних ....................................................................................... 15
Дана база даних розроблена для допомоги бібліотекаря і читача, так як використання паперових носіїв ускладнює роботу з великими даними і зміни їх. У цій базі даних користувачеві можна без труднощів і великих витрат часу знайти потрібну книгу.
Розділ 1 Основні функції
Таблиця - основна інформація баз даних зберігатися у вигляді таблиць. Довідки таблиці називаються записами. Всі записи мають однакову структуру - складаються з полів в яких зберігатися деякі значення. Кожне поле містить тільки одне значення і має строго певний тип даних (текстовий, числовий, дата). У базі даних не допускається назва таблиць не відповідають її змісту.
Екранні форми - так як таблиці призначаються для зберігання даних зазвичай користувач працює з даними за допомогою екранних форм, на яких в зрозумілому вигляді з підписами і кнопками відображається інформація бази даних. У деяких випадках форми імітують реальні документи, щоб споживач звик працювати з стандартними бланками дізнавався їх елементи в формі. Робота з електронним документом відрізняється від роботи з паперовими носіями введення набагато швидше і зручніше з точки зору обробки будь-яких обсягів інформації тому не завжди все дані знаходяться в одній таблиці, виникає потреба об'єднання деяких полів. Це здійснюється за допомогою запитів.
Запити - для виділення частини записів задовольняють деякі умови СУБД можна використовувати запити до даних - програмний код на універсальній мові SQL (мова структурованих запитів для отримання даних з таблиць) з отриманими в запиті даними користувач буде працювати як з таблицею. Складні запити дозволяють вибрати дані з кількох таблиць певним чином групуючи, сортуючи і зв'язуючи їх між собою. Так само за допомогою SQL запитів можна виконувати операції зміни і видалення даних. Недолік SQL для формування необхідно знати програмний код тому для полегшення у багатьох СУБД існує візуальні засоби побудови запиту.
Звіт - при роботі з БД користувач часто стикатися з необхідністю формування звітів. В СУБД Microsoft Access надаються потужні будівник звітів, він дозволяє створювати звітні форми практично не відрізнялися від друкарських бланків.
СУБД Microsoft Access працює з БД які зберігаються в файлах з розширенням mbd. Крім самих даних в них зберігаються елементи інтерфейсу і додаткові модулі обробки інформації.
Глава 2 Створення простих форм-довідників
Мета: на основі нормалізованої схеми даних виділити прості таблиці (мають лише одну зв'язок, з боку один) і до кожної з них створити форму для заповнення.
створення простих форм-довідників з допомогою майстра;
редагування властивостей форми в режимі конструктора; настройка уявлення об'єктів для заповнення форм в режимі конструктора; додавання і редагування властивостей елементів управління в формах.
Створення простих форм-довідників з допомогою майстра
Виходячи зі схеми даних (Додаток виділити ті таблиці, для яких будемо створювати форми довідники.
Переходимо далі, вибираємо зовнішній вигляд нашої форми: стрічковий (Рис. 3). Переходимо до вибору стилю форми: офіційний (Рис. 4).
Завершальний етап, задати ім'я форми (Рис. 5).
2 Редагування властивостей форми в режимі конструктора
Цей режим слід використовувати налаштувати форму так, щоб користувачеві було зручно з нею працювати, переглядати потрібні йому дані. Для початку визначимося з властивостями наших форм довідників: встановимо тільки вертикальну смугу прокрутки, так як горизонтальна нам не знадобиться в цих формах-довідниках; приберемо відображення кнопок переходу; поставимо тип кордону як вікна діалогу (Мал. 6). Другим кроком буде нормалізація зовнішнього вигляду форми. Всі написи в заголовку форми приводимо до нормалізувати формі (наприклад: Найменування посади змінимо на Посада), все заголовки робимо по центру (Рис. 7).
Виходячи з заповнюваності поля, слід вирівняти стовпи так, щоб це виглядало естетично (наприклад: спочатку поле рік видання завбільшки з текстове поле Посада, але рік видання не може бути великою, тому задаємо відповідний розмір поля) (Рис. 8).
Висновки: На основі нормалізованої схеми даних були виділені прості таблиці і створені до них форми. Дана робота дала навик створення простих форм до однієї таблиці в режимі майстра і тонкої настройки в режимі конструктора.
Глава 3 Проектування звітів для даної бази даних.
Мета: Спроектувати зручні і функціональні звіти для даної бази даних. Кількість і якість побудови звітів цілком залежать від конкретних вимог замовника і здорового глузду.
Завдання роботи: згенерувати звіти за допомогою майстра створення звітів, привести звіт до естетичного вигляду, виробити навик створення звітів.
Мал. 15 Звіт, що згенерував за допомогою майстра
По-перше: змінимо заголовок звіту на «Звіт про книгах». По-друге розташування полів не задовольняє стандарту. На перше місце потрібно поставити номер книги (Рис. 16).
Мал. 16 Нормалізований звіт за допомогою конструктора
Після отримання згенерованого звіту ми можемо перейти до тонкої настройки. Для зручності читання, розмістимо в області даних прямі лінії, від кута до кута. Так як всі звіти повинні бути одного стандарту то скопіюємо отримане оформлення заголовка з попереднього звіту (Рис. 17).
Мал. 17 Відредагований звіт в режимі конструктора
Висновок: в даній роботі був вивчений навик створення звітів за наявними даними. У подальшій розробці роботи будемо створювати нові звіти, тому дана лабораторна робота дала необхідні знання по створенню звітів.
Глава 4 Приведення таблиці до нормальної форми і побудова схеми даних.
Мета: приведення таблиці до нормальної форми і побудова схеми даних.
Завдання роботи: на основі вихідних даних пропонованої роботи розбити проект, на окремі модулі виходячи з функціональних особливостей проекту; представити повний набір нормалізованих таблиць; уявити повну схему даних.
Хід роботи: на основі вихідних даних і розбиття на функціональні модулі сформувати структуру пов'язаних між собою нормалізованих відносин у вигляді таблиць:
У базі даних повинні міститися відомості
Контрольна робота з курсу «Інформаційні технології в економіці» для спеціальності «Економіка і управління АП» У реляційної СУБД Microsoft Access створення бази даних МАТЕРІАЛИ.
Створення форми для введення нових записів в таблицю бази даних і створення звіту за результатами запиту. Формування запиту.
Характеристика програми бази даних для зберігання і обліку матеріальних цінностей на складі, її можливості і практичне застосування. Процес створення бази даних на основі реляційної СУБД MS Access. Зв'язок відомостей по товарах, постачальникам і покупцям.
Створення програми для обліку видачі і повернення книг. Методи створення чотирьох таблиць-довідників та основної таблиці. Створення базового, перехресного, підсумкового запитів. Формування форм. Формування звіту по читачам і виданими книгами з підсумками.
Формування основних таблиць бази даних деканату і устанавліваніе до них ключів. Заповнення баз необхідними відомостями. Формулювання схем даних форм і запитів. Налаштування деяких запитів за своїми властивостями. Створення форм через "майстра форм".
Розробка структури таблиць власної бази даних Access. Послідовність дій при створенні структури таблиць за допомогою майстра та конструктора. Створення та редагування модулів. Створення звіту на основі декількох таблиць за допомогою майстра.
Зберігання інформації бази даних в таблицях. Повна інформація про клієнтів, замовлення, про коди і найменування послуг, про поточні ціни на послуги і про посади фотоательє. Основні форми з оформлення замовлень. Створення друкованих копій з бази даних.
Інструментальні засоби для розробки структури інформаційної бази даних "Програма автоматизації обліку розрахунків з постачальниками", призначений для користувача інтерфейс СУБД Access. Розробка запитів відбору даних і обчислень, екранних форм корекції даних.
Порядок виконання завдання при розробці бази даних засобами програми MS Access "Співробітники". Створити дані таблиці в режимі конструктора і форму для кожної таблиці. Багатотабличного форма створюється в режимі майстра форм. В кінці створюється звіт.
Програмування бази даних "Бібліотека": складання діаграми "сутність-зв'язок", побудова таблиць, нормалізація інформації і встановлення між ними зв'язку типу "Один-до-багатьох", розробка меню, форм і інструментальних панелей, запитів і звітів.
Поняття і основні функції СУБД "Access". Алгоритм створення бази даних співробітників: створення таблиць за допомогою конструктора, ключові поля, встановлення зв'язків між таблицями. Створення форм для пошуку і введення даних. Робота із запитами і звітами.
Створення таблиць бази даних в режимі конструктора. Найменування і структура таблиць бази даних "Бібліотека". Застосування поля підстановок і створення фіксованого списку значень для полів. Схема зв'язку між таблицями. Формування і виконання запиту.
Дії для створення інформаційної бази даних Access. Створення таблиць і форми, запиту і звіту. Формування необхідної структури, показу необхідних даних. Порядок сортування, макет угруповання та оформлення фону. Завантаження і вивантаження даних.
Імена таблиць: "Документи", "Підрозділ", "Носії", "Місцезнаходження носія". Текстовий та числовий тип даних. Зв'язки між таблицями. Застосування фільтрів і запитів до бази даних. Створимо звіт з угрупованням підрозділів за їх найменуванням.