1. Введення
1.1. Справжні рекомендації поширюються на організації, незалежно від їх форм власності, які є джерелами комплектування відповідного державного архіву: РГАНТД.
1.2. Рекомендація призначені для працівників відомчих архівів, інших осіб, відповідальних за облік, зберігання та використання всіх груп документації, що утворюються в науково-технічних організаціях, яким керівництвом організації доручено заповнювати бланк паспорта архіву.
1.4. Паспорт архіву організації заповнюється в двох примірниках на відкриту документацію і в двох примірниках на закриту документацію. Перші екземпляри паспорта спрямовуються до відповідного державний чи муніципальний архів. Другі примірники паспорта зберігаються в організації до її ліквідації (реорганізації).
1.6. Недержавні організації, що зберігають документи державної та недержавної частин Архівного фонду Російської Федерації, тобто документи, створені до і після приватизації або акціонування, складають два окремих паспорта:
на документи, що належать до державної частини Архівного фонду Російської Федерації, створені до моменту приватизації і акціонування і є державною або комунальною власністю;
на документи, які стосуються недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації, що є власністю недержавних юридичних і фізичних осіб.
Паспорт на документи, які стосуються недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації, заповнюється організацією за запитами органів і установ Федерального архівного агентства Росії в тому випадку, якщо вона уклала договір (угоду) з державним або муніципальним архівом про передачу документів на державне зберігання.
2. Порядок заповнення та оформлення бланка паспорта архіву організації
2.3. У першому розділі паспорта архіву «Науково-технічна документація. Загальні відомості »звітує, наводить дані про повний обсяг зберігається у неї науково-технічної документації (НТД) і роках її створення.
2.4. У графі 1 розділу 1 вказується кількість облікових одиниць графічної і текстової документації, розробленої самої звітує організацією, організаціями-попередниками, субпідрядниками (співвиконавцями), незалежно від того, в якому підрозділі зберігається документація (технічний архів, науково-технічна бібліотека, довідково-інформаційний фонд , проектний кабінет і т.д.).
При визначенні загальної кількості облікових одиниць враховуються справжні або копійние (на правах справжніх) екземпляри документів. Копії документів, які не мають юридичного статусу, не враховуються.
Порядок заповнення графи 1 розділу 1 залежить від системи обліку (реєстрації) науково-технічної документації, прийнятої в організації. При потокової (валовий) системі реєстрації, коли кожен графічний або текстовий документ враховується в інвентарній книзі (журналі) під окремим порядковим номером, в графі 1 по рядках 101-104 даються сумарні відомості про кількість аркушів креслень або томів текстових документів (звітів за темами, інформаційних оглядів, наукових доповідей, регламентів, пояснювальних записок, технічних описів), зареєстрованих під самостійним порядковим номером із зазначенням прийнятої облікової одиниці (лист креслення, тому).
Приклади заповнення графи 1:
а) 561 260 листів;
в) 561260 листів + 72460 томів.
Неправильні варіанти: 2500 книг 2500 тексту, 2500 (без вказівки облікової одиниці), 2500 одиниць 2500 графіки.
При пооб'єктного (попроектной, покомплектной) системі реєстрації проектно-конструкторської та технологічної документації в графі 1 по рядках 102- 104 вказується сумарна кількість проектів (конструкторських розробок, технологічних процесів) або комплектів креслень, складових окремі частини (розділи) проекту (вузли конструкторської розробки, елементи технологічного процесу, марки-частини), зареєстровані в інвентарній книзі під самостійним порядковим номером із зазначенням прийнятої облікової одиниці.
Приклади заповнення графи 1:
а) 6000 проектів (розробок);
б) 6000 комплектів.
Неправильні варіанти: 6000 (без слів проект, розробка, процес); 6000 графіки і тексту; 6000 книг.
При наявності в організації змішаної системи обліку науково-технічної документації в графі 1 по рядках 101-104 через знак «+» даються сумарні відомості по всіх існуючих систем обліку.
Приклад заповнення графи 1:
а) 72200 листів + 6600 комплектів +260 проектів;
б) 72 200 аркушів + 2280 томів +260 проектів.
При підрахунку загальної кількості проектної, конструкторської, технологічної документації в рядках 102-104 підсумовуються дані за всіма наявними в організації інвентарних книгах, які можуть вестися окремо на оригінали, дублікати, мікрофільми на правах оригіналів, вироби основного, допоміжного і одиночного виробництва.
При заповненні графи 1 слід мати на увазі, що в звітує не обов'язково можуть створюватися і зберігатися всі групи НТД, передбачені рядками 101 104. У разі відсутності однієї або декількох груп в графі 1 проти відповідного рядка робиться прочерк.
Рядок 105 «інші види» заповнюється тільки при наявності в організації спеціальних видів НТД: патентної, метеорологічної, геологічної.
Приклад заповнення графи 1, рядки 105:
а) 500 заявочних комплектів на винаходи.
У рядку 106 даються сумарні кількісні дані, узагальнюючі дані рядків 101-105.
Приклади заповнення графи 1, рядки 106:
а) 50000 листів креслень +500 томів;
б) 500 томів (при наявності тільки НД);
в) 1000 проектів +2500 (Комплектів креслень) + 300 томів (при змішаній проектно-комплектної системі реєстрації ПД, КД і ТД).
2.5. Розділ 2 паспорта архіву «Науково-технічна документація, віднесена до складу архівного фонду Російської Федерації» заповнюється в тому випадку, якщо в звітує був проведений відбір документів, що підлягають передачі на постійне державне зберігання до відповідного державного або муніципальний архів, але на момент подання паспорта ці документи продовжують зберігатися в організації.
2.6. У графі 1 розділу 2 в рядках 202-204 зазначається кількість конструкторських, технологічних, проектних (в області капітального будівництва) розробок, виконаних звітує організацією і затверджених Експертно-перевірочною комісією (ЕПК) органу управління архівною справою суб'єкта Російської Федерації або РГАНТД або філії (далі - архівна установа) в залежності від приналежності джерела комплектування. У графі 2 розділу 2 вказується рік створення найбільш ранній з цих розробок. У графі 3 - найпізнішої з включених до зазначеного переліку.
При відсутності затверджених переліків робиться відмітка «відсутні». У рядках 201 і 205 в графі 1 розділу 2 робиться прочерк.
2.7. У графі 4 розділу 2 вказується кількість зберігаються в організації од. хр. внесених до затверджених ЕПК відповідної архівної установи опису. У графах 5 і 6 розділу 2 зазначається початкова і кінцева дата документів внесених в опису.
2.9. Розділ 3 «Документи на машинних носіях інформації. Бази даних (БД) »заповнюється в тому випадку, якщо в організації є документи на машинних носіях, оформлені відповідно до ГОСТ 28388-89« Документи на магнітних носіях даних. Порядок виконання та обігу », а також функціонують бази даних.
2.10. У графі 1 розділу 3 вказується сумарна кількість баз даних науково-технічного профілю, що функціонують в організації.
2.11. У графі 2 розділу 3 вказується сумарний обсяг записаної в базах даних інформації в мегабайтах (Мбайт).
2.12. У графі 3 розділу 3 вказується сумарна кількість машинних носіїв (оптичні диски, гнучкі магнітні диски, магнітні стрічки і т.д.), на яких записані оригінали документів, виконаних в відповідності з ГОСТ 28388-89 і знаходяться як в спеціалізованому сховищі (магнітотеке) , так безпосередньо у виконавців.
2.13. У графі 4 розділу 3 вказується сумарний обсяг інформації записаної на машинних носіях і відображених в графі 3.
2.14. У графах 5 і 6 розділу 3 вказуються початкова і кінцева дати створених документів на машинних носіях.
2.15. У розділі 4 «Управлінська документація» наводяться відомості про виконаних документах постійного терміну зберігання (накази керівника організації по основній діяльності, тематичні плани, протоколи засідань Технічної ради, річні звіти про діяльність організації тощо) і про документи по особистому складу довготривалого зберігання (накази про прийом і звільнення працівників, особові рахунки по заробітній платі, особисті справи звільнених, особисті картки, послужні списки, незатребувані особисті документи), сформованих в справи. Сформована справа приймається за одиницю зберігання. Кількість ед.хр. у відповідних графах розділу вказується після поедінічно їх підрахунку.
2.15.1. При заповненні: графи 1, рядки 401 розділу 4 кількість ед.хр. встановлюється за номенклатурою справ, що звітує, де вказані терміни їх зберігання. При відсутності в організації номенклатури справ кількість ед.хр. вказується після консультації з працівниками державного архіву.
У графі 2 розділу 4 вказується дата самого раннього з зберігаються в організації документів постійного зберігання, в графі 3 - рік, зазначений в заголовку паспорта архіву.
2.15.2. Графи 4, 5, 6 рядка 401 розділу 4 заповнюються в тому випадку, якщо в звітує був проведений відбір управлінської документації постійного зберігання та на неї складений опис, яка затверджена ЕПК архівної установи. У графі 4 вказується кількість ед.хр. внесених в опис; в графах 5 і 6 вказується початкова і кінцева дати документів од. хр. (Справи), внесених в опис. Початковою датою ед.хр. є дата складання самого раннього документа, а кінцевою - дата складання самого пізнього документа
2.15.3. При заповненні графи 7 рядка 401 слід враховувати, що граничний термін зберігання управлінської документації організацією упорядником встановлений законодавством - 15 років.
2.15.4. У рядку 402 графі 1 розділу 4 вказується кількість од. хр. по особовому складу (довготривалого зберігання), створених за всі роки існування організації.
У графі 2 рядка 402 розділу 4 вказується рік самого раннього з зберігаються в організації документів з особового складу, в графі 3 - рік, зазначений в заголовку паспорта архіву.
Документи по особовому складу, що мають по номенклатурі справ або за типовим переліком документів термін зберігання до 10 років включно, при підрахунку не враховуються.
2.15.5. Графи 4, 5, 6 рядка 402 заповнюються в тому випадку, якщо документи з особового складу, що звітує внесені в опису, узгоджені ЕПК архівної установи. У графі 4 вказується кількість внесених до опису ед.хр. в графах 5 і 6 - початкова і кінцева дати складання самого раннього і самого пізнього з документів ед.хр.
2.16. У розділі 5 «Кадри» зазначаються відомості про кількість працівників архівів науково-технічної (рядок 501) і управлінської (рядок 502) документації.
Якщо в організації відсутній діючий науково-технічний архів, то в рядку 501 вказується прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, відповідальної за зберігання НТД з позначкою «архіву НТД немає».
Якщо в організації відсутній діючий архів управлінської документації, то в рядку 502 вказується прізвище, ім'я, по батькові одного чи кількох посадових осіб, відповідальних за збереження управлінських документів з позначкою «УД зберігається безпосередньо в структурних підрозділах» (в технічних приміщеннях, підвалі і т.п .).
2.17. У розділі «Умови зберігання документів» слід підкреслити ті показники, які характеризують приміщення, в якому зберігаються документи, що звітує, обладнання цього сховища і підтримується в ньому температурно-вологісний режим. Якщо спеціалізованого архівосховища в організації немає, то відповідні відомості відображають характеристики місць реального зберігання НТД і УД (робочих кімнат, коридорів, підвалів, технічних приміщень і т.п.).
2.19. До паспорта додається пояснювальна записка, в якій наводяться відомості про зміни в найменуванні, підпорядкованості, організаційно-правовий статус або формі власності організації; дані про попередні передачах документів на державне зберігання (найменування державного архіву, види, обсяги, крайні дати переданих документів і рік передачі); вказуються причини зміни показників, що відбулися протягом звітного періоду (передача документів іншим організаціям, знищення за актами, факти загибелі, втрати і т.д.); подаються відомості про прийняту в організації системи обліку документів, наявності науково-довідкового апарату до них. Пояснювальна записка повинна мати підпис відповідної посадової особи.