Особливо це стосується компаній малого бізнесу - адже у них немає можливості організувати у себе службу безпеки, яка спеціально стежила б за збереженням матеріальних цінностей підприємства, перевіркою надійності прийнятих на роботу співробітників, запобігання отриманню співробітниками «відкатів» і виконання «лівих» приватних замовлень з використанням матеріально-технічної бази фірми. Але при цьому у кожної компанії є можливість проводити профілактику зловживань з боку співробітників, а також припиняти виявлені випадки крадіжок, не даючи їм увійти в «загальноприйняту» практику.
У цій статті ми детально розглянемо заходи, які необхідно робити для боротьби з крадіжками - як профілактичні, так і реактивні. Безумовно, профілактичні заходи значно ефективніше і дешевше реактивних, тому ми почнемо з них.
Багато компаній малого бізнесу, щоб уникнути «веремії» з перевіркою рекомендацій, намагаються приймати на роботу тільки знайомих або родичів, але це не кращий вихід. З такими співробітниками важче вибудовувати ділові відносини - вони претендують на «особливий підхід» і пільгові умови роботи, схильні застосовувати «емоційний шантаж»: «Раз ти мені друг (дядько, тато і т.д.) ти повинен мені підвищити зарплату (дозволити йти раніше, і т.д.). Співробітники, прийняті «з боку» дозволяють собі таке значно рідше і така їхня поведінка легко припинити.
Друга міра, здатна убезпечити компанію від крадіжки - це постановка суворого обліку матеріальних цінностей: обліку, як поставок, так і витрачання. У компанії не повинно бути ситуації, коли співробітник може прийти на склад, взяти потрібні йому цінності (наприклад, тканини або фурнітуру) і, не записавши витрата - піти.
Таким чином, облік витрат матеріальних цінностей повинен проводитися як узагальнений, так і персональний. Необхідно враховувати, хто, скільки, з якою метою і яких товарів взяв зі складу. Крім того, дуже важливо заходи з обліку підкріплювати контрольними заходами. Найкраще в цьому відношенні діють позапланові перевірки. Вони позбавляють можливості змови між співробітниками складу і співробітниками виробництва або продажів. Також слід перевіряти, цільовим чи належним чином співробітник використовував взяті на складі товари.
Але не слід нехтувати плановим контролем. Так, планова інвентаризація дозволяє перевірити складські запаси більш ретельно, ніж «несподіваний набіг» керівника, і навіть якщо ніяких істотних порушень виявлено не буде, регулярно проводяться інвентаризації дозволяють підтримувати порядок і на складі і в товарній документації.
Позитивно впливають на зниження рівня крадіжок встановлення норм витрачання основних засобів: співробітник, які допустили перевитрату відразу ж привертає до себе увагу. Крім того, норми витрачання дисциплінують усіх, в тому числі і «законослухняних» співробітників. Адже крім умисного крадіжки може бути і «звичайний» перевитрата, пов'язаний з легковажним ставленням співробітників до збереження матеріальних цінностей, а й в тому і в іншому випадку підприємство буде нести небажані витрати.
Підприємства, на яких система оплати праці та депреміювання оформлена документально, також мають більше шансів не зіткнутися з крадіжками. Для того, щоб така система працювала на вас, в ній повинні бути передбачені штрафи за перевитрату і недостачу. Такі штрафи можуть бути як індивідуальними, так і колективними.
Колективні штрафи слід застосовувати, коли виявити винного не представляється можливим. У цьому випадку відшкодування шкоди рівномірно розподіляється на всіх співробітників, які могли бути причетні до розкрадання - це створює свого роду кругову поруку, змушуючи співробітників «наглядати» один за одним. Те, що всі ці заходи оформлені документально і доведені до відома співробітників, дозволяє зарахувати їх до профілактичних. Знаючи, яке покарання може бути застосоване, працівники не підуть на злодійство.
Крім штрафних санкцій в системі оплати праці повинні бути передбачені і заохочення. Так має сенс ввести надбавку за стаж працівникам, які працюють в компанії давно і довели свою надійність. Чим вище стаж роботи співробітника в компанії, тим більше повинна бути ця надбавка.
Сама заробітна плата також повинна відповідати середньоринкового рівня або бути близька до неї: маленька зарплата провокує співробітників «добирати відсутню» за рахунок компанії.
Заходи нематеріального стимулювання, такі як проведення корпоративних свят, усна похвала, нагородження грамотами та цінними подарунками кращих працівників місяці (або року) і т.п. формують у співробітників прихильність компанії, підвищують їх задоволеність працею і також сприяють запобіганню крадіжок на підприємстві.
Якщо ж Вам вже довелося зіткнутися з випадками крадіжки у Вашій компанії, то заходи щодо виправлення ситуації можуть бути наступними:
• Провести внутрішнє розслідування, з метою виявлення винного. Для цього, потрібно визначити в який проміжок часу могла статися крадіжка, і хто в цей час міг її здійснити, провести перевірку облікових документів за цей період.
• Якщо винного вдасться достеменно виявити, то цього співробітника потрібно звільнити і провести інформування співробітників про те, що сталася крадіжка, що винуватця виявлено і звільнений саме за злодійство, а також сказати, що такі заходи будуть застосовуватися і надалі до тих, хто буде викритий в крадіжці.
• У випадку, якщо винного виявити не вдалося, то, як ми писали вище, відповідальність за відшкодування шкоди повинна бути рівномірно розподілена між усіма, хто міг бути причетний до крадіжки.
• Якщо крадіжки відбуваються досить регулярно, то має сенс звільнити лінійного керівника, у відділі якого відбуваються крадіжки: завскладом, або керівника відділу закупівель (якщо отримання співробітниками відкатів увійшло в норму), або керівника виробництва, що покриває виконання «лівих замовлень і т.д. знову ж таки, проінформувавши всіх співробітників про причини звільнення. При прийомі на роботу нового керівника, необхідно окремо обговорити з ним питання злодійства і поставити задачу щодо посилення контролю.
• Ввести в практику проведення «пробних покупок», в ході яких незалежні фахівці (так звані «таємничі покупці») під виглядом звичайних клієнтів або партнерів компанії проведуть контрольні закупівлі, з метою виявлення співробітників, готових піти на розкрадання. Так, «таємничий покупець» може запропонувати закрійникові виконати «лівий замовлення», закупнику - запропонувати відкат за співпрацю з саме його організацією, комірнику - відпустити товар без документів з оплатою готівкою.
В даний час з'явилося чимало компаній надають послуги з пробним покупкам, в штаті яких є фахівці, здатні провести такого роду закупівлю, залишившись непізнаними. За результатами пробної покупки замовнику надається детальний звіт і, при необхідності, аудіозапис розмови з його співробітником.