Мета роботи
Придбання навичок створення бази даних (БД), тобто створення структури таблиць, складових БД, занесення в них інформації, установки постійних зв'язків між таблицями.
Загальні відомості.
Система управління базами даних (СКБД) Access - це СУБД реляційного типу.
Для створення таблиці необхідно виконати дві операції: створити структуру або визначення таблиці і заповнити таблицю даними. Створити структуру нової таблиці можна самостійно в режимі конструктора або за допомогою Майстра, який надає зразки готових таблиць. Перший спосіб розглядається в лабораторній роботі (ЛР), як основний, роботу з Майстром студентам пропонується освоїти самостійно (див. Розділ "Завдання для самостійної роботи").
Створити структуру таблиці - значить поставити інформацію про всі її полях. Для кожного поля необхідно вказати його ім'я (може збігатися з заголовком стовпця), тип і властивості. Перелік властивостей поля, які можна задати, залежить від типу цього поля. У лабораторній роботі розглядаються поля трьох типів: текстові, числові і дата / час.
Для текстових і числових полів обов'язкова вказівка розміру поля. Для текстових полів розмір вказується в символах і може змінюватися від 1 до 255, за замовчуванням розмір текстового поля задається рівним 50.
Для числових полів розмір вибирається зі списку типів чисел (числа можуть перебувати в різних діапазонах, бути цілими або з плаваючою точкою).
Розмір поля типу дата / час встановлюється автоматично. Для полів цього типу бажано встановити такі властивості, як Формат поля - формат представлення даних при виведенні на екран і Маска введення - символи, які користувач бачить при введенні даних в полі. Значення цих властивостей вибираються з відповідних списків і не повинні вступати в протиріччя один з одним.
Властивості Умова на значення і Повідомлення про помилку можуть бути задані для будь-яких використовуваних в ЛР типів полів. У властивості Умова на значення задається вираз, істинність якого перевіряється при введенні або зміні значення поля. Якщо вводиться значення не задовольняє заданій умові, виводиться повідомлення, текст якого можна задати у властивості Повідомлення про помилку. При завданні перевіряється умови використовуються оператори порівняння (>, <,>=, <=, =, <>), Логічні оператори - OR, AND і NOT, предикати - IN (<список>), BETWEEN<нижняя граница> AND <верхняя граница>, LIKE "<шаблон>". Наприклад, якщо потрібно, щоб вводиться значення знаходилося в діапазоні від 0 до 5, можна задати умову> = 0 AND <= 5 или BETWEEN 0 AND 5 или 0 OR 1 OR 2 OR 3 OR 4 OR 5 или IN (0,1,2,3,4,5).
Шаблони предиката LIKE крім послідовностей літер і цифр можуть містити такі символи. - один довільний символ, * - будь-яка кількість довільних символів, # - будь-яка цифра. У позиції текстового поля можуть бути символи зі списку, зазначеного в квадратних дужках, наприклад [АВС]. Список може містити діапазон, наприклад [А-Я], [3-7]. Якщо в позиції допускається будь-який символ окрім зазначеного в списку, список повинен починатися зі знака. наприклад, список [! 1-9АВ] означає, що в даній позиції може бути будь-який символ окрім цифр і букв А чи В. Якщо операндом є константа типу дата, вона полягає в символи #, наприклад, # 01.12.03 #.
Властивість Підпис поля в якості значення може містити будь-який текст, в тому числі і текст з прогалинами (прогалини в імені поля не допускаються). Це властивість доцільно використовувати, якщо ім'я поля недостатньо змістовно. Якщо значення властивості не задано, в заголовку відповідного стовпця використовується ім'я поля.
Установка первинного ключа завершує створення структури таблиці. Якщо первинний ключ вами не встановлено, система сама пропонує створити його при збереженні структури таблиці. В якості первинного ключа вона генерує поле типу Лічильник, в яке при створенні кожної нової рядки таблиці буде поміщати номер цього рядка.
Після того, як структура таблиці створена, можна заносити в неї дані. Для цього з режиму конструювання треба перейти в режим таблиці.
База даних зазвичай містить кілька таблиць. Як правило, ці таблиці пов'язані між собою. Зв'язки використовуються для контролю посилальної цілісності, а також в екранних формах, звітах і запитах, якщо необхідно забезпечити одночасний доступ до даних з декількох таблиць. Зв'язок встановлюється від головної або батьківської таблиці до підлеглої або дочірньої по одному або декількох полях і може бути одиничною або множинною. Поле (поля) зв'язку при цьому має бути первинним ключем батьківської таблиці. Обов'язково збіг типів і розмірів полів зв'язку обох таблиць, збіг імен не потрібно. При включеному прапорці цілісності даних система контролює відповідність інформації в зв'язаних таблицях. Не можна ввести в дочірню таблицю рядок зі значенням поля зв'язку, відсутнім в батьківській таблиці, або видалити з батьківської таблиці рядок, що має в дочірній таблиці пов'язані з нею рядки. Система дозволяє також вирішити проблему збереження цілісності даних інакше. Ви можете встановити прапорці Каскадне оновлення пов'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних записів. Перша установка означає, що при зміні значення ключа батьківської таблиці зміняться відповідні значення у всіх рядках дочірньої таблиці, а друга - що при видаленні рядка батьківської таблиці будуть видалені всі пов'язані з нею рядки дочірньої таблиці. Стандартна логічна зв'язок між таблицями передбачає об'єднання тільки тих записів, в яких поля обох таблиць збігаються, таке об'єднання називають симетричним. У деяких випадках необхідно змінити логіку об'єднання таблиць, вибравши установку "Об'єднання всіх записів з таблиці 1 і тільки тих записів з таблиці 2, в яких пов'язані поля збігаються" або навпаки.
Порядок виконання роботи.
Запустіть Access. Для цього натисніть на кнопку Пуск в лівому нижньому кутку екрану і з меню Програми виберіть рядок Microsoft Access. Опинившись в прикладному вікні Access, виберіть індикатор Нова база даних і натисніть ОК. У діалоговому вікні створення БД виконайте наступні дії:
l Створіть на своєму робочому диску папку з ім'ям ACS і перейдіть в неї.
l Замініть запропоноване системою ім'я db1.mdb в поле ім'я файлу на ім'я майбутньої БД, наприклад teach. mdb.
l Натисніть кнопку Створити.
На екрані в рамках вікна Access з'являється вікно БД, що має кнопки: Створити, Відкрити, Конструктор, а також корінці: таблиця, запит, форма, звіт, макрос, модуль. Корінець таблиці вибраний за умовчанням.
Тепер можна заповнювати таблицю даними. Для цього перейдіть з режиму проектування таблиці в режим її заповнення, клацнувши по піктограмі таблиці, або, виконавши команду Від4Режім таблиці, і введіть наступні дані:
Визначте зв'язку між таблицями.
Для цього поверніться у вікно БД, закривши поточне вікно таблиці, і виконайте команду Сервіс4Схема даних. Відкриється порожній вікно Схема Даних, а потім діалогове вікно Додавання таблиці. Вибирайте по черзі таблиці PREP і PREP1 і клацайте по кнопці Додати. Потім натисніть на кнопку Закрити. У вікні Схема Даних з'являться заголовки обох таблиць зі списками їх полів. Таблиця PREP повинна бути пов'язана з таблицею PREP1 ставленням один-ко-многим (встановлюється за умовчанням), так як кожен викладач може вести кілька предметів і викладати в різних групах. Для первинного ключа FIO таблиці PREP існує відповідний йому зовнішній ключ FIO в таблиці PREP1. Для установки зв'язку клацніть по полю FIO таблиці PREP перетягніть його на поле FIO таблиці PREP1. У діалоговому вікні Зв'язки клацніть по прапорці Забезпечення цілісності даних і за прапорцями Каскадне оновлення пов'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних записів. Клацніть також по кнопці Об'єднання і виберіть установку 2, щоб забезпечити можливість знайти викладача, який нічого не викладає. Для завершення процесу створення пристрою, натисніть Створити. Для видалення зв'язку досить клацнути по зображає її лінії і натиснути Del, але не варто робити це зараз. Щоб відредагувати зв'язок, треба клацнути по ній двічі. Закрийте вікно Схема даних. Ви завершили установку зв'язків між таблицями БД і створення БД в цілому.
Встановити зв'язок між таблицями вдається не завжди. Не вдасться зробити це в наступних випадках:
l таблиці, між якими встановлюється зв'язок, відкриті;
l поле зв'язку не є первинним ключем батьківської таблиці;
l типи або розміри полів, за якими встановлюється зв'язок, не збігаються;
l порушена посилальна цілісність даних, тобто в підпорядкованій таблиці є значення поля зв'язку, відсутні в батьківській таблиці, наприклад, в таблиці Prep1 є якась - то прізвище та ініціали, відсутні в таблиці Prep.
Завдання для самостійної роботи.
Самостійно вивчіть можливості Майстрів по створенню БД і складових її таблиць.