З одного боку, форми дозволяють користувачам вводити дані в таблиці бази даних без безпосереднього доступу до самих таблиць. З іншого боку, вони дозволяють виводити результати роботи запитів не у вигляді скупих результуючих таблиць, а у вигляді красиво оформлених форм. У зв'язку з таким поділом існує два види формування структури форм: на основі таблиці і на основі запиту, хоча можливий і комбінований підхід, - це питання творчості.
Автоформи. На відміну від таблиць і запитів, які ми формували вручну, форми зручніше готувати за допомогою засобів автоматизації. Повністю автоматичними є кошти, звані автоформу. Існує три види автоформ: "в стовпчик", стрічкові і табличні.
Автоформа "в стовпець" відображає все поля однієї записи - вона зручна для введення і редагування даних. Стрічкова автоформа відображає одночасно групу записів - її зручно використовувати для оформлення виведення даних. Таблична автоформа за зовнішнім виглядом нічим не відрізняється від таблиці, на якій вона заснована.
Для створення автоформи слід відкрити панель форми у вікні База даних і скористатися командним кнопкою Створити. У діалоговому вікні Нова форма вибирають тип автоформи і таблицю (або запит), на якій вона ґрунтується. Після клацання на кнопці ОК автоформа формується автоматично і негайно готова до роботи, тобто до введення або відображення даних.
Зверніть увагу на те, що автоформа ґрунтується тільки на одному об'єкті. Інші засоби створення форм дозволяють закладати в основу структури форми поля декількох таблиць або запитів. Якщо форма грунтується тільки на одному об'єкті, вона називається простою формою. Якщо форма грунтується на полях з декількох пов'язаних таблиць, то вона називається складною і являє собою композицію з декількох форм.
Створення форм за допомогою майстра. Майстер форм - спеціальний програмний засіб, що створює структуру форми в режимі діалогу з розробником. Майстер форм можна запустити з вікна База даних клацанням на значку Створення форми за допомогою майстра на панелі Форми.
1. На першому етапі роботи майстра форм вибирають таблиці і поля, які увійдуть до майбутньої форму.
2. На другому етапі вибирається зовнішній вигляд форми.
3. На третьому етапі вибирається стиль оформлення форми.
4. На останньому етапі виконується збереження форми під заданим ім'ям. Тут же можна включити перемикач Змінити макет форми. який відкриває тільки що створену форму в режимі Конструктора. Цим зручно скористатися в навчальних цілях, щоб розглянути структуру форми на готовому прикладі
Структура форми. Форма має три основні розділи: область заголовка, область даних і область примітки. Лінії, що розділяють розділи, перетягуються по вертикалі за допомогою миші - це дозволяє змінювати розміри розділів так, як потрібно.
Розділи заголовка і примітки мають чисто оформительское призначення - їх вміст прямо не пов'язане з таблицею або запитом, на якому заснована форма. Розділ даних має змістовне значення - в ньому представлені елементи управління, за допомогою яких виконується відображення даних або їх введення. Розробник форми може розмістити тут додаткові елементи управління для автоматизації введення даних (перемикачі, прапорці, списки та інші, типові для додатків Windows).
Елементи управління форми. Елементи управління, якими може користуватися розробник, представлені на Панелі елементів. Мал. Її відкривають клацанням на відповідній кнопці панелі інструментів Microsoft Access або командою Вид> Панель елементів
Вибір елемента керування можна одним клацанням на його значку на панелі елементів. після чого наступним клацанням в поле форми відзначається місце, куди він повинен бути поставлений. Разом з елементом в поле форми вставляється його приєднана напис. За замовчуванням цей напис стандартна, наприклад для перемикачів це Переключатель1, Переключатель2 і т. Д. Редагуванням властивості елемента управління (доступ до властивостей відкривається через контекстне меню) можна дати елементу управління більш змістовну підпис.
Основними елементами оформлення форми є текстові написи і малюнки. Для створення в формі текстових написів служать два елементи управління - Напис і Поле. Як написи можна задати довільний текст. Елемент Поле відрізняється тим, що в ньому відображається вміст одного з полів таблиці, на якій заснована форма, тобто при переході від запису до запису текст може змінюватися.
Для створення графічних елементів оформлення служать елементи управління Малюнок, Вільна рамка об'єкта і Приєднана рамка об'єкта. Малюнок вибирається з графічного файлу і вставляється в форму. Елемент Вільна рамка об'єкта відрізняється тим, що це не обов'язково малюнок - це може бути будь-який інший об'єкт OLE, наприклад мультимедійний. Елемент Приєднана рамка об'єкта теж в якійсь мірі може служити для оформлення форми, але його вміст береться не з призначеного файлу, а безпосередньо з таблиці бази даних (якщо вона має поле об'єкта OLE). Природно, що при переході між записами вміст цього елементу буде змінюватися.
Дизайн форми. У той час як таблиці бази даних глибоко приховані від сторонніх очей, форми бази даних - це засоби, за допомогою яких з нею спілкуються люди. Тому до форм пред'являються підвищені вимоги по дизайну.
В першу чергу, все елементи управління форм повинні бути акуратно вирівняні. Це забезпечується командою Формат> Вирівняти. Якщо потрібно рівномірно розподілити елементи управління по полю форми, використовують кошти меню Формат> Інтервал по горизонталі іліФормат> Інтервал по вертикалі.
Ручне зміна розмірів і розташування елементів управління теж можливо, але рідко призводить до якісних результатів. При роботі вручну використовують перетягування маркерів, які видно навколо елемента управління в той момент, коли він виділений. Особливий статус має маркер лівого верхнього кута. Зазвичай елементи управління перетягуються разом з приєднаними до них написами. Перетягування за допомогою цього маркера дозволяє відірвати приєднану напис від елемента.
Суттєву допомогу при розробці дизайну форми надає допоміжна сітка. Її відображення включають командою Вид> Сітка. Автоматичну прив'язку елементів до вузлів сітки включають командою Формат> Прив'язати до сітки.
Управління послідовністю переходу. Користувач, для якого, власне, і розробляється форма, очікує, що введення даних в неї повинен відбуватися за елементами управління зліва направо і зверху вниз. Однак при проектуванні складних форм, коли в процесі дизайну елементи управління багаторазово 'переміщаються з місця на місце, дуже легко переплутати їх послідовність і створити незручний порядок введення даних.
Фізично послідовність переходу - це порядок переходу до наступного поля після закінчення роботи з попереднім. Вона легко перевіряється за допомогою клавіші Tab. Якщо при послідовних натиснення цієї клавіші фокус введення "кидається" по всій формі, значить послідовність переходу нераціональна і її треба правити.
Для управління послідовністю переходу служить діалогове вікно Послідовність переходу. У ньому представлений список елементів управління форми. Порядок елементів у списку відповідає поточному порядку переходу. Зміна порядку переходу виконується перетягуванням в два прийоми:
• клацанням на кнопці маркера зліва від назви виділяється елемент управління (кнопка миші відпускається);
• після повторного клацання з перетягуванням елемент переміщається на нове місце.
Закінчивши розробку макету форми, її слід закрити і зберегти під заданим ім'ям. Після відкриття форми у вікні База даних. з нею можна працювати: переглядати або редагувати дані з базової таблиці. Перевірку послідовності переходу виконують клавішею Tab.
Сторінка доступу до даних
Робота зі звітами
Звіти багато в чому схожі на форми і сторінки доступу до даних, але мають інше функціональне призначення - вони служать для форматованого виведення даних на друкують устрою і, відповідно, при цьому повинні враховувати параметри принтера та параметри паперу.
Велика частина того, що було сказано про форми, відноситься і до звітів. Тут також існують засоби автоматичного, автоматизованого і ручного проектування. Засоби автоматичного проектування реалізовані Автоотчет (База даних> Створити> Новий звіт> Автоотчет в стовпець). Крім Автоотчет "в стовпець" існують "стрічкові" автоотчети. Різницю між ними неважко побачити, поставивши експеримент.
Засобом автоматизованого створення звітів є Майстер звітів. Він запускається подвійним клацанням на значку Створення звіту за допомогою майстра у вікні База даних. Майстер звітів працює в шість етапів. При його роботі виконується вибір базових таблиць або запитів, на яких звіт базується, вибір полів, що відображаються в звіті, вибір полів угруповання, вибір полів і методів сортування, вибір форми друкованого макета та стилю оформлення.
Структура готового звіту відрізняється від структури форми тільки збільшеною кількістю розділів. Крім розділів заголовка, примітки і даних, звіт може містити розділи тексту в колонтитулах. Якщо звіт займає більше однієї сторінки, ці розділи необхідні для друку службової інформації, наприклад номерів сторінок. Чим більше сторінок займає звіт, тим важливіше роль даних, що виводяться на друк через ці розділи. Якщо для якихось полів отчетапріменена угруповання, кількість розділів звіту збільшується, оскільки оформлення заголовків груп виконується в окремих розділах.
Редагування структури звіту виконують у режимі Конструктора (режим запускається кнопкойКонструктор у вікні База даних). Прийоми редагування ті ж, що і для форм. Елементи управління в даному випадку виконують функції елементів оформлення, оскільки друкований звіт не інтерактивний об'єкт, на відміну від електронних форм і Web-сторінок. Розміщення елементів управління виконують за допомогою Панелі елементів (Вид> Панель елементів), яка за складом практично не відрізняється від Панелі елементів форми. Важливою особливістю звітів є наявність кошти для вставки в область верхнього або нижнього колонтитула поточного номера сторінки і загальної кількості сторінок. Цю операцію виконують за допомогою діалогового вікна Номери сторінок (Вставка> Номери сторінок