Робота секретаря-референта сучасної російської фірми має свою специфіку [1; 10]:
- велика різноманітність завдань зі значною різницею в них за ступенем складності, важливості і т. д .;
- вельми насичений робочий день;
- необхідність виконувати паралельно кілька робіт;
- постійні понаднормові, незаплановані завдання, необхідність в разі термінової роботи затримуватися після закінчення робочого дня;
Чітка організація робочого місця дозволить без зайвих витрат часу знайти потрібний документ, навести будь-яку довідку, виконати будь-яку операцію з документами і значно більше встигнути за день. Тому, для раціонального використання робочого часу велике значення має планування діяльності секретаря.
План робочого дня секретаря (на прикладі ОУ).
830- прихід на роботу
900-оперативну нараду при директорі (отримання завдання на день)
1000- робота з документами (підготовка листів, поточних документів)
1400-робота з керівником (підпис документів, підготовка проектів документів і т.д.)
1600-перевірка виконання плану роботи на поточний день, внесення коректив, складання плану роботи на наступний день, підготовка плану заходів для керівника
1730-завершення роботи, виключення оргтехніки, перевірка вікон, прибирання документів на свої місця.
Звичайно, таке планування є зразковим, так як кожен день може вносити свої корективи, але цього розпорядку дня секретар дотримується для раціонального використання свого робочого часу.
Робота з відвідувачами в приймальні
Прийом відвідувачів - одна з найважливіших функцій секретаря. Перше враження про фірму (установі) складається саме від рівня організації прийому. Секретар фірми (невеликого установи) відповідає за організацію прийому кожного, хто звернувся в неї. Секретар керівника організовує прийом відвідувачів керівництвом.
Секретар повинен вміти зустріти відвідувачів, бути люб'язним і привітним, щоб забезпечити ефективність зустрічі або згладити важкі ситуації. Від його привітності, чіткості та повноти відповідей на питання складається перше уявлення про фірму в цілому.
1 співробітників своєї організації;
2 співробітників інших організацій: за попередньою домовленістю; прибулих раптово.
3 відвідувачів на гарячому питань.
У всіх випадках секретар, перш за все, привітно вітається з увійшов.
Так як секретар допомагає керівнику в реалізації плану його робочого дня, йому часто дано право визначати, з ким керівник повинен зустрітися сам, а хто може бути направлений до інших посадових осіб, які питання потребують термінового, першочергового вирішення та уваги керівника.
Організовуючи прийом до керівника, секретар повинен знати і пропускати без перешкод осіб, які мають до нього доступ в будь-який час.
Для прийому інших співробітників організації з поточних питань бажано мати встановлені години і дні, що є основою раціонального планування робочого дня керівника, К прийшли на прийом співробітникам треба звертатися по імені та по батькові, для чого у секретаря повинен лежати по прізвищах (з ім'ям та по батькові) список (довідник) всіх працівників організації.
При прийомі працівників інших організацій після привітання треба з'ясувати і записати [9]:
♦ прізвище, ім'я, по батькові;
♦ організацію, яку він представляє, і його посаду;
♦ з якого питання;
♦ було призначено час прийому.
Сьогодні часто відвідувач представляється секретарю, вручаючи йому свою візитну картку, яка містить необхідні дані про нього. Відвідувачу слід запропонувати присісти і почекати, поки про його прибуття буде повідомлено.
З'ясувавши питання, що є метою відвідування, секретар може відразу направити відвідувача до конкретного працівника, що займається даною проблемою.
Якщо відвідувач буде прийнятий керівником, про нього повідомляють, передавши візитну картку або запис з даними про нього. Іноді секретар підбирає і передає керівнику необхідні для розмови документи.
У разі затримки прийому відвідувача йому пропонують зачекати, подивитися газети, журнали, проспекти. У тому випадку, коли час прийому було призначено, а керівник зайнятий, секретар повинен у ввічливій формі вибачитися, пояснити причину затримки, вказати, на який час прийом переноситься або домовитися про інший день відвідування.
На свій розсуд секретар може запропонувати очікує відвідувачеві чай або каву.
Якщо про перенесення прийому через непередбачені обставини (хвороба керівника, відрядження, терміновий виклик і т.д.) відомо заздалегідь, необхідно зв'язатися з відвідувачем, поставити його до відома і домовитися про час, на яке прийом перенесений.