Забезпечення збереження документів - основне завдання державних архівів. Складність вирішення завдання визначена тим, що ніхто і ніколи не створював документи для «вічного» зберігання. При цьому архіви щороку поповнюються новими фондами, а реставраційні можливості залишаються скромними. В основі сучасного підходу до вирішення даної проблеми лежить принцип поступового переходу до диференційованого, виборчому принципом забезпечення збереженості архівних документів, з урахуванням їх цінності, фізичного стану.
Диференційований підхід передбачає виділення із загального обсягу зберігаються в архіві документів, так званих пріоритетних об'єктів на рівні фондів, частин фондів, окремих документів. Основою для пріоритетного виділення є два критерії: цінність документів та ознаки фізичного стану, що загрожує їх збереження. Комплекс заходів щодо створення нормативних умов, дотримання нормативних режимів забезпечує збереження архівних документів в архіві.
Нормативні умови зберігання архівних документів забезпечуються:
- будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архівів;
- створенням оптимальних (нормативних) протипожежного, охоронного, температурно-вологісного, світлового і санітарно-гігієнічного режимів в будівлі і приміщеннях архіву;
- застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів.
Основною метою курсової роботи є дослідження проблеми забезпечення збереженості архівних документів як одного з головних напрямків роботи архівів. Від того наскільки вірно було обрано стратегія зберігання документів, залежать їх фізичний стан і можливості використання в найрізноманітніших цілях.
Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:
1. Розглянути заходи щодо забезпечення нормативних умов зберігання документів.
2. Розкрити порядок застосування спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів.
3. Дослідити методику забезпечення фізико-хімічної збереженості документів.
ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ НОРМАТИВНИХ УМОВ
Зберігати АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ
Створення оптимальних умов
Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються: будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архівів; обладнанням сховищ засобами пожежогасіння, охоронної та протипожежної сигналізації; застосуванням технічних засобів для створення оптимального температурно-вологісного режиму зберігання, проведення санітарно-гігієнічних заходів в приміщеннях сховищ; застосуванням спеціальних засобів зберігання документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки тощо).
Будинки для державних архівів можуть бути побудовані спеціально або переобладнані з інших приміщень. Вони повинні бути віддалені від промислових підприємств, що забруднюють повітря (агресивні гази, цементний пил і т.п.), від об'єктів і споруд, небезпечних в пожежному відношенні (нафтосховища, бензоколонки, автостоянки, гаражі і т.п.), а також в відповідно до вимог будівельних норм і правил.
Придатність розташування архіву визначається з урахуванням висновків служби пожежної охорони і санепідемстанції про ступінь забрудненості повітря [1].
Будівля архіву є комплексом основних і допоміжних приміщень, призначених для виконання завдань архіву щодо зберігання, обробки, використання архівних документів і завдань адміністративно-господарського, технічного, побутового характеру, відповідати вимогам раціонального планування приміщень.
Архів забезпечується архівосховищах, читальним залом, робочими кімнатами, приміщеннями для автоматизованої бібліотеки знімних електронних носіїв, серверного і комунікаційного устаткування.
Архівосховища нумеруються арабськими цифрами в валовому порядку і розташовуються ізольовано на віддалі від лабораторних, виробничих, складських приміщень, пов'язаних із застосуванням (зберіганням) хімічних речовин, продуктів харчування, а електронного архіву - від джерел електромагнітних випромінювань і силових полів.
Сховища рекомендується розташовувати в будівлях вікнами на північну сторону. Природне освітлення допускається тільки з обов'язковим захистом документів від прямого попадання сонячних променів. Допускається розсіяне освітлення з застосуванням на вікнах жалюзі, захисних фільтрів, штор або забарвлених стекол. Для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах або люмінесцентні лампи з урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектру випромінювання.
Зберігання архівних документів здійснюється в темряві. Захист документів від дії світла забезпечується зберіганням документів в коробках, папках і палітурках, застосуванням на вікнах світлонепроникних і светорассеивающих штор і т. П. Документи на електронних носіях зберігаються в умовах, що виключають пряме попадання світла, і підлягають додатковому захисті від агресивних домішок у повітряному середовищі (сірчистого газу, сірководню, парів ртуті, оксидів азоту, аміаку), електромагнітно-іонізаційного (радіаційного) впливу.
Архівосховища забезпечуються сучасними засобами пожежогасіння, охоронною та пожежною сигналізацією. Загальні і поверхові рубильники розташовуються поза архівосховищ. Будинки архівів обладнуються протипожежним водопостачанням, вуглекислотним вогнегасниками, охоронно-пожежною сигналізацією [2].
Охоронний режим архіву забезпечується комплексом заходів щодо забезпечення інженерно-технічної укріпленості, обладнання будівлі (приміщення) архіву засобами охоронної сигналізації, організації поста (ів) охорони, опечатування приміщень, дотримання всередині об'єктового та пропускного режимів, зберігання ключів від службових приміщень.
Архівосховища та інші приміщення, де постійно або тимчасово зберігаються архівні документи, обладнуються дверима з підвищеною технічної укріпленістю проти можливого злому, оснащеними замками підвищеної секретності.
Винесення з архіву архівних документів, матеріальних цінностей і книг науково-довідкової бібліотеки, а також науково-довідкового апарату дозволяється тільки за спеціальними перепустками, що видаються в установленому порядку.
Зберігання документів здійснюється в умовах, що забезпечують нормативні параметри світлового, температурно-вологісного і санітарно-гігієнічного режимів.
В архівосховищах, обладнаних системами кондиціонування повітря, підтримується наступний оптимальний температурно-вологісний режим для зберігання документів на:
1) паперових носіях - температура +17 - +19 С, відносна вологість повітря 50-55 відсотків;
2) чорно-білих плівкових носіях - температура + 15 ° С, відносна вологість повітря 40-55 відсотків;
3) кольорових плівкових носіях - температура +2 - +5 С, відносна вологість повітря 40-55 відсотків;
4) електронних носіях - температура +15 - + 25 ° С, відносна вологість повітря 40-60 відсотків.
В архівосховищах з нерегульованим кліматом здійснюються раціональне опалення, провітрювання будівлі і зволоження (осушення) повітря. Різкі коливання (сезонні і протягом однієї доби) температури (+ -5.С) і відносної вологості повітря (+ -10%) не допускаються.
Температурно-вологісний режим контролюється шляхом регулярного вимірювання температури і відносної вологості кімнатного і зовнішнього повітря в один і той же час: в кондиціонованих приміщеннях - не рідше 1 разу на тиждень; в архівосховищах з нерегульованим кліматом - 2 рази на тиждень; при порушеннях режиму - 1 раз на добу.
Показання контрольно-вимірювальних приладів фіксуються в спеціальних реєстраційних журналах, в яких також відображаються перевірка правильності показань приладів і заходи, прийняті щодо нормалізації температурно-вологісного режиму в випадках його порушення.
Основними засобами зберігання документів є стаціонарні або пересувні металеві стелажі, дерев'яні стелажі, оброблені вогнезахисними засобами. В якості допоміжного або спеціального обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками і полицями.
Не допускається зберігання архівних документів на носіях з магнітним робочим шаром на феромагнітних металевих стелажах; сталеві стелажі можуть бути використані у виняткових випадках, тільки за умови розмагнічування і замикання контурів стелажа.
Кожна одиниця зберігання аудіовізуального або електронного документа укладається в негерметичну індивідуальну упаковку. При цьому повинно бути виключено вільне переміщення архівного документа всередині упаковки.
Архівні документи на паперовій основі розміщуються на стелажах, в металевих шафах горизонтально або вертикально в коробках або інших первинних засобах зберігання (папках, футлярах і т.п.).
Засоби зберігання встановлюються перпендикулярно до стін з віконними прорізами. Не допускається їх розміщення впритул до зовнішніх стін будівлі і джерел тепла.
Розстановка засобів зберігання здійснюється відповідно до таких норм: відстань між їх рядами - 120 см; засобами зберігання - 75 см; зовнішньою стіною будівлі і паралельними їй засобами зберігання - 75 см; стіною і торцем засоби зберігання - 45 см; підлогою та нижньою полицею засоби зберігання - 15 см.
Розміщення документів в сховище.
Розміщення документів у сховищах повинно бути раціональним. Документи повинні розміщуватися відповідно до обліковими документами в порядку, що забезпечує їх оперативний пошук.
Для оперативного пошуку документів в архіві створюється науково-довідковий апарат до документів архіву:
- описи справ і замінюють їх номенклатури справ;
- предметні, предметно-тематичні картотеки;
- картотеки по особовому складу;
Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів довгострокового (понад 10 років) зберігання та документів з особового складу.
Порядок розміщення фондів в архіві визначається планом (схемою) їх розміщення. Схема передбачає розподіл комплексів фондів по сховищах із зазначенням (при необхідності) номерів фондів по кожному стелажу сховища.
В одному архівосховище можуть розміщуватися архівні документи різного виду, але потребують однакових режимів зберігання (наприклад, архівні документи на магнітних стрічках і дискових носіях з магнітним шаром; архівні документи на кіноплівці і мікрофільми та ін.).
Всі приміщення архіву (будівлі, корпусу, поверхи, яруси, кімнати), а також стелажі, шафи і полиці нумеруються. Засоби зберігання нумеруються самостійно зліва направо від входу в архівосховище, їх полки - зверху вниз зліва направо.
З метою закріплення місця зберігання та пошуку документів в сховище складаються пофондового і постеллажние топографічні покажчики. Вони складаються на картках. Картка пофондового топографічного покажчика складається окремо на кожен фонд, ці картки розташовуються в порядку номерів архівних фондів. На ній вказується назва фонду, номер фонду, корпус, поверх (ярус), архівосховище, кімната, опис №, справ з № по №, стелаж №, шафа №, полку №, примітки (див. Додаток 1).
Картки постеллажного топографічного покажчика заводяться на кожен стелаж і розташовуються по порядку номерів стелажів в межах окремого приміщення. Один екземпляр топографічних покажчиків зберігається у працівника (ів) відповідального (их) за облік документів архіву, другий - в архівосховище.
Ведення топографічних покажчиків може здійснюватися на паперовому носії або в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитами. Зміни в розміщенні документів своєчасно відображаються в усіх примірниках, а також в схемі розміщення фондів.