Як показує практика, одним з найбільш часто зустрічаються порушень закону про держзакупівлі є недотримання термінів процедур розміщення замовлень. У цьому випадку дії замовника можуть бути визнані незаконними. Що призведе до необхідності проведення повторних процедур. Уникнути складнощів допоможе наш матеріал.
ЕТАПИ розміщення держзамовлення
Відповідно до цього закону всі процедури з розміщення гоударственно замовлення умовно можна розділити на чотири етапи: (Тривалість кожного етапу розміщення замовлення, а також окремих процедур, приведена в рубриці «Для довідки»).
1) попередній (запрошення до участі в розміщенні замовлення);
2) подача заявок;
3) виявлення переможця;
4) укладення контракту.
Звертаємо увагу, що цей закон передбачає не тільки послідовність процедур, а й певні часові рамки їх реалізації.
Розглянемо їх докладніше.
Самий нетрудомісткий спосіб закупівлі для замовника з усіх можливих на конкурентній основі. Пов'язано це, по-перше, з невеликим об'ємом підготовлюваної документації, а по-друге, з порівняно короткими термінами, які потрібні для його проведення.
На нашу думку, тривалість процедури закупівлі шляхом запиту котирувань може тривати від 14 до 25 днів, звичайно, без урахування терміну виконання умов контракту постачальником.
Останній цілком залежить від інтересів замовника, які враховуються в змісті проекту контракту. В принципі термін виконання контракту може становити як один день, так і весь період з моменту підписання контракту до закінчення фінансового року.
Одним з визначальних факторів тривалості проведення запиту котирувань виступить вартість придбаних товарів, робіт, послуг.
Так, при заявленій ціні контракту до 250 тис. Руб. цілком можна вкластися в два тижні, мінімізувавши в рамках встановлених меж час на:
- розміщення повідомлення про проведення запиту котирувань на офіційному сайті;
- розгляд, а також оцінку пропозицій конкурсних торгів комісією;
- підписання протоколу;
- передачу переможцю протоколу та проекту контракту;
- підписання контракту.
Якщо ж початкова ціна контракту варіюється в межах 250-500 тис. Руб. то на розміщення замовлення потрібно більше часу (як мінімум на три робочих дні). Це випливає з пункту 1 статті 45 закону про держзакупівлі (адже він передбачає в такому разі семиденний період для подання пропозицій конкурсних торгів).
Крім того, збільшити термін розміщення замовлення може факт подання лише однієї заявки. При такому розвитку подій замовнику необхідно продовжити прийом пропозицій конкурсних торгів ще на чотири робочих дня. А це також відтягне момент придбання взаємних прав і обов'язків по передбачувану операцію.
У підсумку «документально-оформлювальна» частина навіть самого швидкоплинного способу розміщення замовлення - запиту котирувань - на практиці може тривати до місяця. Саме на такий період слід орієнтуватися держзамовника. Хоча для отримання більш широкого кола пропозицій терміни проведення окремих процедур можна і збільшити. Тоді про це слід вказати в повідомленні (наприклад, про більш тривалому (ніж стандартний семиденний) терміні прийому пропозицій конкурсних торгів).
Даний вид розміщення замовлення проводиться в формі конкурсу чи аукціону. Вони вимагають від замовника більш серйозної підготовки на попередньому етапі. Для можливості запрошення потенційних учасників торгів слід скласти конкурсну або аукціонну документацію. Фактично це докладний посібник з проведення розміщення конкретного замовлення.
Грунтовна підготовка частково опосередкована тривалістю процедур розміщення замовлення. На нашу думку, на проведення аукціону може знадобитися до 50 днів, а конкурсу - до 80 днів.
Тривалість цієї процедури законодавець визначає мінімальними межами.
Причому мінімальна межа періоду прийому заявок від учасників процедури закупівлі може бути знижена тільки в одному випадку - при проведенні закритого конкурсу або аукціону, коли всі потенційні претенденти вже подали заявки і висловили письмову згоду на скорочення такого терміну. За інших обставин скорочення цього терміну буде прямим порушенням норм закону про держзакупівлі.
Процес відбору учасників процедури закупівлі в період розгляду їх заявок найбільше займає:
- при конкурсі - 20 календарних днів;
- при аукціоні - 10 календарних днів.
Зверніть увагу: в цьому випадку законодавець встановлює якраз максимальну, а не мінімальну межу терміну проведення процедури, що дає право замовникам на практиці скорочувати цей період.
Нормативно встановлена різниця термінів стосовно формі торгів пояснюється специфікою прийому конкурсних та аукціонних заявок.
У конкурсі заявки подаються учасниками в запечатаних конвертах. Можливість ознайомитися з інформацією про сам учаснику і його пропозиції у уповноваженої комісії з'являється тільки після офіційного розкриття конвертів із заявками.
При проведенні аукціону заявки подаються у відкритій формі. Тому замовник, аукціонна комісія мають можливість уточнювати необхідну інформацію в офіційних джерелах з моменту реєстрації заявки.
Визнання торгів такими на етапі розгляду заявок через допуску тільки одного учасника розміщення замовлення до конкурсу або аукціону скорочує час розміщення замовлення.
В даному випадку не потрібно зіставлення заявок (в конкурсі), проведення аукціонного торгу (в аукціоні), і контракт укладається за підсумками розгляду заявок безпосередньо з учасником, визнаним єдиним відповідним вимогам замовника.
Терміни процедур виявлення переможця торгів також чітко визначені законодавцем.
Максимальний термін оцінки і зіставлення конкурсних заявок за загальним правилом становить 10 днів. Однак він може бути збільшений до 30 днів. Зокрема:
- якщо початкова ціна контракту буде дорівнює або більше 50 млн руб .;
- предметом майбутньої угоди виступає виконання науково-дослідних, дослідно-конструкторських або технологічних робіт.
Конкурсна комісія на підставі встановлених критеріїв оцінки повинна провести ранжування заявок і ви¬явіть кращі пропозиції.
Найменування переможця аукціону стає відомим після оголошення його аукціоністом безпосередньо в ході проведення такої форми торгів (п. 5 ч. 5 ст. 37 закону про держзакупівлі).
Зверніть увагу на такий факт. Часовий розрив між публічною офертою (розміщенням на офіційному сайті повідомлення про проведення аукціону) і датою проведення торгу (самою процедурою аукціону) повинен бути як мінімум 30 днів. Це визначено пунктом 2 статті 448 Цивільного кодексу РФ. Причому недотримання даного правила може спричинити визнання аукціону недійсним (що можливо тільки в судовому порядку).
Як тільки переможець визначився, настає етап підписання контракту. На це відводиться від 10 до 20 днів. Встановлення законодавцем певного терміну, протягом якого контракт не може бути підписаний (10 днів), обумовлено, з одного боку, потенційної необхідністю сторін в обміні відомостями, з іншого - наданням можливості іншим зацікавленим особам оскаржити результати минулого торгу.
Максимальний термін підписання контракту важливий для захисту інтересів як переможця, так і замовника. Адже безпосереднє виконання контракту безпосередньо залежить від дати його укладення.
На розсуд замовника терміни можуть бути збільшені
У цьому випадку не варто забувати про мінливих кон'юнктурі ринку. Інакше весь процес розміщення замовлення буде приречений на безрезультатність. Наприклад, якщо термін прийому конкурсних та аукціонних заявок становить три місяці, потрібно враховувати, що за цей час можуть змінитися ціни на необхідну продукцію, можуть з'явитися нові (більш вдосконалені) технології, у потенційних учасників може неодноразово змінитися рішення про доцільність участі в торгах, що спричинить відкликання заявки.
РОЗМІЩЕННЯ ЗАМОВЛЕННЯ НА безконкурентному ОСНОВІ
Однак така свобода обмежена можливістю укладати договори на суму до 100 тис. Руб. по однойменною товарам протягом одного кварталу.
Даний спосіб розміщення замовлення передбачений в законі як винятковий.
Як правило, він використовується замовниками в якості допоміжного до великих закупівель - при появі додаткової непрогнозованою потреби по продукції, вже придбаної на торгах, а також при дрібних закупівлях, коли межа потреби вписується в законодавчо встановлені рамки.
ВИБИРАЄМО ОПТИМАЛЬНИЙ ПЕРІОД
Очевидно, що найбільш завантажена пора по розміщенню замовлень у працівників аукціонних і конкурсних комісій - це перша половина календарного року.
Адже проведення процедур протягом I і II кварталу дозволить установі обес¬печіть гарантовані поставки продукції (виконання робіт, надання послуг). Крім того, залишається запас часу на «дорозміщення» замовлення, вирішення спірних питань з постачальниками та підрядниками і т. П.
Виходом у цій ситуації може служити закупівля товарів (робіт, послуг) на бесконкурентной основі - «у єдиного постачальника».