Головна | Про нас | Зворотній зв'язок
До складу розпорядчих документів входять постанови, рішення, накази, розпорядження та вказівки. Вибір виду документа, призначеного для документування розпорядчої діяльності, визначається рівнем органу управління або влади, компетенцією посадової особи, порядком прийняття управлінського рішення (єдиноначальності або колегіально).
Федеральні органи виконавчої влади Російської Федерації видають постанови, накази, розпорядження, інструкції.
Органи представницької та виконавчої влади суб'єктів Федерації, а також органи представницької і виконавчої влади міст і районів - постанови, рішення, розпорядження.
Розпорядчі документи видаються на основі або на виконання законів, постанов і розпоряджень Уряду, вищих органів влади і управління. Крім того, розпорядчі акти видаються з ініціативи керівників в межах їх повноважень і компетенції для здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності в ході виконання завдань, покладених на організацію (установа).
Підготовка розпорядчих документів може бути доручено одному або декільком виконавцям (посадовим особам, структурним підрозділам). Для розробки складних і відповідальних розпорядчих документів практикується створення робочих груп, комісій, залучення широкого кола фахівців з числа практиків і вчених. Основна вимога до виконавців - компетентність, високий професіоналізм, глибокі знання з управлінської проблеми.
Підготовка розпорядчих документів складається з наступних етапів:
• вивчення управлінського питання;
• підготовка проекту розпорядчого документа;
Вивчення управлінського питання починається з забезпечення правової основи підготовлюваного документа - з вивчення чинних законодавчих актів, урядових постанов, так як видається розпорядчий документ не повинен суперечити встановленим нормам. Потім виконавець визначає коло питань, які належить відобразити в розпорядчому документі, вивчає інформацію, необхідні документальні матеріали. В цей час визначається необхідність скасування раніше діючих розпорядчих документів або їх окремих пунктів.
Підготовка проекту розпорядчого документа починається з визначення мети його видання, яка викладається у вступній частині. Основна увага приділяється формулюванні розпорядчих дій, які повинні бути конкретні, не допускати різних тлумачень, не суперечити раніше виданим документам. В ході підготовки тексту проекту розпорядчого документа виконавець формулює заголовок, пропонує можливі терміни виконання та контролюючі інстанції (посадові особи). Закінчується підготовка проекту розпорядчого документа його передруком і оформленням, відповідним чинним правилам.
Керівник, що дає завдання на підготовку наказу, визначає склад установ, структурних підрозділів або посадових осіб, з якими необхідно узгодження документа. В інструкціях по роботі з документами (з діловодства) зазвичай закріплена процедура узгодження - за складом учасників цієї процедури і послідовності візування. Узгодження проводить той виконавець (структурний підрозділ), який готував проект документа. Якщо в процесі узгодження з'ясовуються істотні зауваження щодо змісту документа, він складається заново і друга редакція підлягає повному погодженням. Постанови і рішення проходять узгодження на засіданні колегіального органу. В ході засідання в проект документа можуть бути внесені незначні зауваження, поправки і доповнення. Якщо проект вимагає серйозного доопрацювання, він виноситься на затвердження на наступному засіданні.
Перед передачею на підписання керівнику документ повинен бути ретельно перевірений - особлива увага звертається на цифрову інформацію, прізвища, імена, по батькові, назви структурних підрозділів. Після підписання внесення будь-яких виправлень у документ не допустимо *.
* Кузнєцова Т.В Діловодство (Документаційне забезпечення управління), - с. 114-117.
Пріказ- найбільш поширений правовий акт, що видається керівником установи (організації, підприємства), що діють на основі принципу єдиноначальності, з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед цією установою. Накази видаються і з адміністративних питань, що вимагають правового вирішення.
Наказ оформляється на бланку, де вказані назва даної установи (організації, підприємства), його вищого органу, вид документа (наказ), місце його видання, передбачено місце для проставлення індексу документа, дати, заголовка до тексту.
За змістом і способам оформлення накази діляться на накази з основної діяльності та з особового складу. Останні використовуються для документування прийому, переведення, звільнення та іншого руху кадрів. Правила оформлення наказів по особовому складу істотно відрізняються від оформлення наказів по основній діяльності.
Розпорядча частина наказу починається зі слова «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами з нового рядка (без абзацу). Текст наказу зазвичай ділиться на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Пункти наказу формулюють різні за характером виконання дії. Кожен пункт розпорядчої частини починається з вказівки виконавця (їм може бути організація, структурний підрозділ або окрему посадову особу). Наказують дії формулюється в тексті наказу дієсловом у формі (здійснити, забезпечити, підготувати, відвантажити і т.д.). Термін виконання наводиться або в кожному пункті наказу, або виділяється в один узагальнений пункт для всіх запропонованих дій. В окремому пункті наказу називаються особи, на яких покладено контроль за його виконанням: «Контроль за виконанням наказу покласти на. ». У разі, якщо видається документ скасовує раніше виданий наказ, в останньому пункті вказується: «Наказ від 00.00.00 № 00 вважати таким, що втратив силу (вважати недійсним)». Якщо наказ скасовує тільки один (або декілька) пунктів раніше виданого, то скасовуються відповідні пункти.
Приклад оформлення наказу див. На с. 90.
В управлінській практиці прийнято погоджувати проект наказу із заінтересованими структурними підрозділами та юрисконсультом, який, візуючи проект документа, перевіряє його відповідність діючим нормативним, законодавчим і розпорядчим актам.
Наказ набирає чинності з моменту його підписання та реєстрації, яка проводиться окремо від інших документів. Реєстраційні індекси присвоюються наказам в межах календарного року.
Указаніе- правовий акт, що видається органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного чи вищого органу управління. Право видання вказівок належить також керівникам організацій, установ і підприємств при оформленні рішення оперативних виробничих і адміністративних питань.
Вказівка як вид документа введено в дію з 1970-х років замість застосовувалися з тією ж метою службових записок, службових листів, службових розпоряджень.
Приклад оформлення вказівки див. На с. 91.
Распоряженіе- розпорядчий документ, що видається керівником колегіального органу для єдиноначального вирішення оперативних питань.
Розпорядження видають також заступники першого керівника, головні фахівці, керівники структурних підрозділів з оперативних питань господарської, виробничої, адміністративної діяльності. Як правило, розпорядження має обмежений термін дії і поширюється на вузьке коло виконавців (структурних підрозділів).
За складом реквізитів та їх розташування розпорядження не відрізняється від наказу, проте часто не містить констатуючій частині. В такому випадку текст розпорядження починається безпосередньо з пунктів, що формулюють розпорядчі дії. Якщо необхідність пояснення видання розпорядження все-таки існує, то текст розпорядчої частини починається зі слова «ПРОПОНУЮ» або «ЗОБОВ'ЯЗУЮ».
Приклад оформлення розпорядження см. На с. 92.
Рішення-розпорядчий документ, що видається органами, що діють на основі колегіальних принципів управління (муніципальні органи управління, вчені та методичні поради, поради директорів, правління кооперативів, загальні збори акціонерів та ін.).
Рішення оформляються, як правило, на бланках, що включають такі реквізити: назва органу управління, вид документа (рішення), місце для проставлення дати, індексу документа, місце його видання, місце для розміщення заголовка до тексту.
Розпорядча частина рішення починається з назви органу, яка його приймає, і слова «И Р І Ш», яке пишеться великими літерами. Розпорядча частина, як правило, складається з декількох пунктів, в кожному з яких вказуються виконавець (організація, посадова особа), наказують дії та термін виконання. В останньому пункті рішення називають особа, на яку покладається контроль за виконанням.
Юридичну силу рішення набуває після його підписання головою та секретарем колегіального органу, присвоєння документу номера (тобто реєстрації) і проставлення дати. Датою рішення є дата проведення засідання колегіального органу, на якому воно було прийнято.
Протокол займає особливе місце в системі організаційно-розпорядчих документів. З одного боку, його можна віднести до інформаційних документів (так як він містить інформацію про хід обговорення якихось управлінських питань), а з іншого - протоколи містять постановчу частина і, таким чином, можуть розглядатися як розпорядчі документи.
Протокол- документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях. Протоколи документують діяльність постійно діючих колегіальних органів, таких, як колегії комітетів і міністерств, муніципальних органів управління, а також вчених, технічних, методичних рад.
Обов'язковому протоколювання підлягають зборів акціонерів, засідання рад директорів.
Протоколи подаються до органів державної влади для реєстрації (наприклад, при реєстрації комерційних банків, торгово-промислових палат і ін.). Протоколи складають і для документування діяльності тимчасових колегіальних органів (конференцій, зборів, нарад, семінарів і т.д.).
Протокол оформляється на основі записів, які велися на засіданні секретарем вручну або з використанням диктофона.
Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу вибирається форма протоколу: коротка, повна або стенографическая.
Короткий протокол - фіксує обговорювані на засіданні питання, прізвища доповідачів і прийняті рішення (див. С. 94). Такий протокол рекомендується вести тільки в тих випадках, коли засідання стенографується, доповіді та тексти виступів будуть представлені секретарю або коли засідання носить оперативний характер.
Стенографічний протокол складається на основі стенографічного звіту про засідання (стенограми) і дослівно передає процес обговорення кожного питання і вироблення рішення по ньому.
Повний і стенографічний протоколи складають на основі рукописних стенографічних або магнітофонних записів, які ведуться під час засідання.
Всі види протоколів оформляються на загальному бланку, який включає такі реквізити: найменування установи (організації, підприємства), вид документа (протокол), місце для проставлення дати, індексу документа, місце складання протоколу, місце для заголовка до тексту. Датою протоколу є дата засідання (протоколи, як правило, оформляються після засідання). Якщо воно тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати початку і закінчення.
Номером (індексом) протоколу є порядковий номер засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року або терміну повноважень колегіального органу.
Заголовок до тексту протоколу, як правило, відображає вид засідання або колегіальної діяльності і узгоджується з назвою виду документа. Наприклад: Протокол - засідання колегії; - зборів трудового колективу; - наради начальників структурних підрозділів.
Текст протоколу включає вступну та основну частини.
У вступній частині протоколу після заголовка наводяться прізвища та ініціали голови та секретаря засідання (в короткій формі протоколу ці відомості опускають). З нового рядка після слова «Були присутні» перераховують прізвища, ініціали постійних членів колегіального органу (в алфавітному порядку), прізвища, ініціали та посади запрошених на засідання. При оформленні протоколу розширеного засідання прізвища учасників не перераховуються, а зазначається цифрою їх загальна кількість. Підрахунок учасників проводиться за списками реєстрації, які передаються секретарю зборів і стають одним з додатків до протоколу.
У вступну частину протоколу включається порядок денний. У ній перераховані обговорювані на засіданні питання з прізвищами виступаючих (доповідачів) і закріплена послідовність їх обговорення. Порядок денний засідання, як правило, складається заздалегідь і повинна включати оптимальну кількість питань, які можна розглянути і обговорити на засіданні.
Текст основної частини протоколу складається відповідно до послідовності питань, встановлених порядком денним.
Основна частина тексту протоколу містить стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Відповідно до неї розділи нумеруються. Кожен розділ складається з трьох частин: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ», які друкуються з абзацу, для того щоб виділити в тексті протоколу запису мови основного доповідача, учасників обговорення питання і резолютивній частині, що формулює рішення зборів. З цією ж метою в тексті протоколу кожне прізвище та ініціали виступає друкують з нового рядка в називному відмінку. Виклад записи виступу відокремлюють від прізвища дефісом, воно викладається від третьої особи однини.
Протокол оформляє секретар засідання. Підписують голова і секретар.
Виписка з протоколу є точною копією частини тексту справжнього протоколу, що відноситься до того питання порядку денного, по якому готують виписку (див. С. 97). При цьому відтворюють всі реквізити бланка, вступну частину тексту, питання порядку денного, по якому готується виписка, і текст, що відображає обговорення питання і прийняте рішення. Витяг з протоколу підписує тільки секретар, він же складає заверительную напис. Вона складається зі слова «Мабуть», вказівки посади особи, що посвідчує копію (витяг), особистого підпису, прізвища, ініціалів та дати. Якщо виписка дається для подання в іншу організацію, то вона завіряється печаткою.