3.1. Префект району з питань, віднесених до його компетенції, видає розпорядження, які підлягають обов'язковому документальному оформленню та правової експертизи.
3.2. Розпорядження приймаються з метою вирішення найбільш важливих і принципових завдань розвитку району, з правових, фінансових та інших питань.
Розпорядження можуть мати тривалий термін дії або обмежений термін дії і стосуватися вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.
Відповідальність за своєчасне внесення змін і доповнень до
діючі розпорядження префекта району, а також їх скасування покладається на заступників префекта району курирують напрямками.
3.3. Проекти розпоряджень префекта району відносяться до офіційних документів і оформляються на бланках встановленого зразка. Розпорядження, що містять службову інформацію обмеженого поширення, випускаються з позначкою: «Для службового користування» і підлягають спеціальній реєстрації, обробці і випуску в відділі діловодства та організаційної роботи.
3.4. Підготовка розпоряджень здійснюється відповідно до доручення префекта району або на виконання нормативно-правових актів державних органів влади і управління, а також ініціативним шляхом заступниками префекта.
Для підготовки проектів розпоряджень можуть утворюватися спеціальні групи відповідальних працівників.
Розпорядження, що приймаються на виконання законів, указів, постанов і розпоряджень федеральних і республіканських органів влади і управління, повинні містити посилання на їх дату, номер і повна назва.
3.5. Керівники департаментів, комітетів, відділів префектури звертаються до відповідного заступнику префекта з письмовою заявою, мотивуючим необхідність прийняття розпорядження, відповідно керівники районних служб звертаються до префекта району.
3.6. Заступники префекта, узгоджують з префектом доцільність підготовки даного проекту розпорядження.
3.7. Проекти розпоряджень повинні відповідати наступним вимогам:
- відповідати чинному законодавству, повинні бути ретельно відредаговані, мати ясний виклад суті питання, чітко сформульовані і обґрунтовані цілі та завдання;
- містити конкретні заходи, забезпечені необхідною матеріально-технічною базою, фінансуванням і виключають необхідність випуску документів на додаток або зміна основного;
- містити вказівку конкретним виконавцям, обсяг робіт і реальні терміни виконання, а також пункт про покладення контролю за їх виконанням
відповідному заступнику префекта, керівникам відділів та управлінь;
- мати короткий і чіткий виклад, який виключає можливість двоякого його тлумачення;
- враховувати раніше прийняті розпорядження з даного питання, щоб уникнути повторень або протиріч;
- відповідати правилам візування службових документів (особистий підпис візує, розшифрування прізвища, посади, дата підписання).
Якщо прийняті розпорядження скасовують дії раніше прийнятих нормативних актів або вносять зміни в вийшли розпорядження, вони повинні містити вказівку про визнання їх такими, що втратили силу і бути доданими до проекту.
При підготовці розпоряджень про хід виконання раніше прийнятих розпоряджень слід вказати конкретних осіб, винних у невиконанні або зриві термінів виконання заходів.
Якщо проект розпорядження передбачає звернення з клопотанням щодо того чи іншого питання, до нього повинен бути прикладений проект відповідного листа.
Відповідальність за якість підготовки проектів розпоряджень префекта району покладається на відповідних заступників префекта і начальників відділів.
3.8. Підготовлений проект друкується на комп'ютері в одному екземплярі на чистому аркуші паперу в:
назва файлу - № папки, Doc;
основний шрифт - Times New Roman;
розмір шрифту - 14;
параметри сторінки: ліве поле - 3 см.
праве поле - 1,5 см.
верхнє поле - 2 см.
нижнє поле - 1,5 см.
Заголовок не виділяється жирним шрифтом, без лапок.
Міжрядковий інтервал заголовка - 13 пт (піксель)
В основному тексті міжрядковий інтервал - одинарний.
Розмір аркуша додатка - А4 (210 х 297 мм).
На одній дискеті повинен знаходитися тільки один файл з підготовлюється проектом розпорядження (і додаток).
Передана в управління діловодства дискета обов'язково перевіряється виконавцем на наявність вірусів.
Відомості про заступника префекта, голові району, або структурному підрозділі, який вніс проект розпорядження переносяться окремим рядком в оригінал розпорядження і розташовуються нижче підпису префекта району.
3.10. На документі обов'язкові візи: заступника префекта відповідно до розподілу обов'язків за напрямками роботи, керівників організацій, яким в документі передбачаються завдання або доручення, юридичного відділу.
Проекти розпоряджень без візи юриста і 1-го заступника префекта на підпис префекта району не представляються.
Проекти розпоряджень по структурі, а також перелік посад префектури району та її самостійних структурних підрозділів, створення нових і реорганізації діючих підприємств, установ і структурних підрозділів, а також призначенням або заміні їх керівників повинні узгоджуватися в установленому порядку з органами влади в ЧР і мером м Грозного.
3.11. Організаційні питання по візуванню документа проводяться тільки працівниками підрозділів префектури.
Контроль за проходженням узгодження службових документів, а також правильністю підготовки, візування, дотримання термінів оформлення покладається на заступників префекта, керівників структурних підрозділів префектури і начальників відділів.
3.12. Проект розпорядження, переданий посадовій особі для візування, підлягає розгляду протягом не більше одного робочого дня, а у випадках, що вимагають спеціального узгодження, не більше 3 робочих днів. Термінові проекти візуються протягом 3 годин.
3.13. При наявності розбіжностей щодо проекту документа вони повинні бути розглянуті у відповідного заступника префекта: в цьому випадку приймається рішення про відхилення або прийняття зауваження.
Зауваження (окрема думка) посадової особи викладається окремою запискою до проекту документа. У разі якщо виправлення або доповнення вносяться безпосередньо в текст проекту, кожне з них супроводжується розписом вносить їх посадової особи на полях. Відмова від візування проекту не допускається.
3.14. Якщо в процесі доопрацювання до проекту документа внесені істотні зміни (кардинально змінюють його первісне значення, що містять додаткові доручення і т.д.), то він підлягає повторному візуванню посадовими особами.
3.15. Після візування виконавець передає проект розпорядження з набором всіх необхідних документів до відділу діловодства та організаційної роботи для перевірки, обробки, виконання на відповідному бланку і підготовки до підписання документа. Тексти розпоряджень, всі додатки до них повинні бути набрані в одному файлі. Відповідальність за відповідність тексту документа на дискеті завізував проекту покладається на виконавця. Оформлений на бланку документ передається відділом діловодства та організаційної роботи на підпис префекта району.
3.17. Проекти документів можуть бути визнані не підготовленими до підписання і відправлені на доопрацювання у випадках:
- відсутність необхідних погоджень посадових осіб, організацій;
з порушенням вищевказаних вимог;
- наявність стилістичних або орфографічних помилок;
- відсутність необхідних даних для подальшого здійснення
контролю за виконанням;
- негативних висновків експертизи;
- неусунення принципових розбіжностей за проектом документа.
3.18. За відсутності префекта району (відпустка, відрядження більше двох днів) або за його дорученням розпорядження підписуються першим заступником префекта району.
3.19. Підписані розпорядження і необхідні первинні матеріали передаються до відділу діловодства та організаційної роботи для подальшої обробки.
Довідкові та інші документи, що додаються до проектів розпоряджень префекта району, з відділу діловодства та організаційної роботи поверненню не підлягають, за винятком особистих справ працівників, які повертаються до відділу кадрів.
3.21. Розпорядження видаються на бланках встановленого зразка, з дотриманням послідовності нумерації для кожного виду документа, що привласнюється відділом діловодства та організаційної роботи. Кожен екземпляр розсилається розпорядження засвідчується круглою печаткою відділу діловодства та організаційної роботи (при необхідності документи завіряються підписом головного спеціаліста відділу діловодства та організаційної роботи та штампом: «Правильно»).
3.25. Розпорядження префекта району протягом 3 років зберігаються в управлінні відділі діловодства та організаційної роботи префектури, а потім передаються на постійне зберігання до архіву префектури міста.