Видача лімітованих чекових книжок здійснюється банком на підставі заяви організації - чекодавця і платіжного доручення на депонування ліміту суми книжки. При видачі книжки банк списує зазначену суму з рахунку клієнта і депонує її на окремому рахунку.
Чеки з чекової книжки виписуються чекодавцем в момент визначення суми платежу і вручаються одержувачу грошей - чекодержателю, який пред'являє чеки в обслуговуюче його установа банку для оплати.
Банк постачальника спрямовує пред'явлені чеки в банк покупця; останній списує суми з рахунку і перераховує в банк постачальника для зарахування на його розрахунковий рахунок. У чеку вказується найменування чекодержателя, номер рахунку, найменування банку - платника і його код, сума платежу.
Чеки виписуються в одному примірнику, підписуються особами, які мають право розпоряджатися рахунком у банку, скріплюються печатками чекодавця і оплачуються тільки в повній сумі.
Чек дійсний 10 днів, не рахуючи дати виписки. Одночасно з чеком заповнюється його корінець, який залишається в книжці у чекодавця. Корінці чеків служать для контролю за використанням ліміту чекової книжки та оплати чеків.
При виписці чергового чека покупець (чекодавець) переносить в нього залишок ліміту з корінця попереднього чека і виводить залишок ліміту.
Банки здають чеки в розрахунково-касові центри (РКЦ), якщо платниками є інші банки. Банки виробляють списання, коштів з рахунку чекодавця на підставі надійшли з розрахунково-касового центру реєстру чеків. Самі чеки залишаються на зберіганні в РКЦ.
Підприємство, яке бере до оплати чек, зобов'язана перевірити:
Чи не перевищує сума чека лімітів, проставлених на зворотному боці чека і в чекової картці;
відповідність рахунку чекодавця в чеку і в картці;
паспортні дані чекодавця;
порівняти підписи в чекової картці і в чеку в момент його заповнення.
У разі втрати чеків підприємство повинно падати в банк, що видав чеки, заяву, в якому вказуються номери вже використаних чеків.
Розрахункові чеки слід відрізняти від грошових чеків, за якими з банку видають готівкові кошти. Розрахункові чеки використовуються в розрахунках за товари, прийняті за допомогою приймально-здавальних документів, а також за послуги транспорту. Це одна з гарантованих форм розрахунків, так як оплата чеків забезпечується зі спеціального депозиту.
У Росії чеки не є оборотними документами, т. Е. Представницькими або переданими від однієї особи іншій за допомогою індосаменту.
Банк покупця депонує суму розрахунків чеками і РКЦ, з огляду на майбутні платежі чеками його клієнтів. Крім того, кожен клієнт депонує суму зі свого розрахункового рахунку в розмірі ліміту розрахунку чеком. Таке депонування гарантує проходження платежу при розрахунку чеками.
Схема розрахунку чеками з депонуванням коштів.
Подання покупцем чекової книжки;
списання коштів з розрахункового рахунку і депонування їх на окремому рахунку;
видача покупцеві чекової книжки,
перерахування банком платника коштів з кореспондентського рахунку на спеціальний рахунок розрахунку чеками;
пересилання в РКЦ платіжного доручення про перерахування коштів з кореспондентського рахунку банку на спеціальний рахунок розрахунку чеками;
проводка в РКЦ з кореспондентського рахунку банку платника на спеціальний рахунок розрахунку чеками;
відвантаження продукції продавцем;
покупець видає чек продавцю;
продавець пред'являє чек в банк продавця;
банк продавця пред'являє чек для оплати в РКЦ;
РКЦ зараховує кошти на кореспондентський рахунок банку продавця;
РКЦ повідомляє банкам про проведену операцію;
банк продавця зараховує кошти на розрахунковий рахунок продавця;
банк покупця списує суму за чеком з рахунку депонованих сум;